Үстелге жіберілген (аты кірістірілген)
Уақыт өте келе мен оның адвокаттың электронды поштасын өз үстелінің атына электрондық поштамен жібереді. Электрондық поштаға осындай тәсілмен бірнеше проблемалар.
Біріншіден, көптеген электронды пошта жүйелерінің Кіріс жәшігінің көрсетілетін индексі ұзаққа созылатын атауды көрсетпейді. Көптеген адамдар тек «үстелден» және кейбір адамның есімінің бірнеше әріптерін ғана көре алады. Ең бастысы, бұл глупый және аздап талапкер. Үстел электрондық пошта жібермейді. Егер адвокат электрондық поштаны жіберетін болса, оның аты болуы керек.
Қиял әсері
Кейбір заңгерлер олардың электрондық пошталарының пайда болуымен шығармашылықпен айналысуға тырысады. Бір күні мен адвокаттың қолтаңбасын көрдім, бір сәтте көру қиындықтары бар деп ойладым. Бұлыңғыр әріптер әдейі болғанын анықтайды. Арнайы әсерлер қызықты көрінуі мүмкін, бірақ сөздерді оқуға қиын ететін нәрсе - жаман ой. Әсіресе егер оқуға қиын болса, адвокаттың аты және электрондық пошта мекенжайы.
Хаттардағы арнайы әсерлерден де нашар, адвокаттар өздерінің электрондық пошталарын өнер туындыларымен немесе керемет графиктермен қайнатқанда. Бұл хабарды жүктеуді баяу етеді, ашу үшін баяу және оқуға қиындықты тудырады.
Электрондық поштаның мақсаты - көркемдік дағдыларды емес, ақпаратпен алмасу. Қарапайым ұстаңыз.
Қолтаңбалау блогы жоқ
Көптеген электрондық пошта жүйелерінде автоматты түрде қолтаңбалау блогын орнату қиын емес. Бұл күрделі болуы керек емес, және пікірлер қолтаңба блогында қаншалықты ақпаратты қосу керектігіне байланысты. Кейбір заңгерлер электрондық поштаның төменгі деректемелерін әр электрондық поштаға шығатын мини-жарнамаларға айналдырады, ал басқалары өздерінің аты-жөні мен электрондық пошта мекенжайын немесе телефон нөмірін өте минималистік тәсілмен алады.
Көптеген бөліктер төменгі колонтитулдың төменгі жағында құпиялылық туралы ескерту немесе құқықтық ескерту туралы мәлімдеме жасайды. Осының бәрі - электрондық поштаға қолтаңбаны блоктан пайдалану. Жіберушіні анықтамайтын электрондық хаттарды жіберуге болмайды. Электрондық поштаны алушы электрондық поштаны кім жібергенін білуі керек емес. Адвокаттар өздері жіберген әрбір хабарламасында айқын көрінуі керек, егер адвокат ақылға қонымды болса, онда электрондық пошта хабары да құпиялылық туралы хабарлама болады.
Күйзеліс кезінде электрондық поштаны жазу
Хатқа хат жіберудің бұрынғы жүйенің артықшылығының бірі хаттың қай кезде жазылғаны және ол нақты алушыға шығатын уақыт аралығында «салқындату» кезеңі болғаны болды. Егер адвокат хатты өзі жазған болса, пошта кеңсесіне барар алдында бірнеше сағат бойы үстелге отыруға болады. Егер ол жазылса, хатшы оны жаза бастаған кезде адвокат бірінші кезекте оған неге соншалықты ашуланғандығын бастан кешірді.
Бұл электрондық поштада қорғау жоқ. Электрондық пошта арқылы адвокат гнев тудырған нәрселердің бірнеше секунд ішінде ашуға мәжбүр болады. 99,99% уақыт жаман идея. Ашуланған кезде, ешкім анық түсінбейді. Басқа бір нәрсе істе гөрі, кейбір ашу-ызаға душар болғанда, кейінірек бұл мәселеге қайта орал.
Бұл клиенттерді, достарды және ақшаны жоғалту немесе жоғалту арасындағы айырмашылықты тудыруы мүмкін.
Өз уақытында жауап бермеу
Кейбір адвокаттар іскери хат-хабарға жауап беру үшін ескі «5 күндік ереже» электрондық поштаға да қатысты деп есептейді. Жоқ. Қаншалықты ыңғайсыз болса да, шындық - пошта арқылы жіберілген хатқа қарағанда адамдар электрондық поштаға жылдам жауап күтеді. Егер клиент немесе басқа адвокат электрондық поштаны жіберсе, мүмкіндігінше 24 сағат ішінде жауап беруге тырысыңыз. Егер дәл қазір назар аударуға болмайтын күрделі мәселе болса, кем дегенде, растау жіберіп, адамға жауап күткен кезде хабардар етіңіз. Көптеген клиенттер электрондық поштаны қабылдаған және жақын арада жауап беретін достық хабарды бағалайды. Үнсіздікке қарамастан, клиент адвокаттың электрондық поштаны алған-болмайтынын, жауапты болған-болмағанын немесе клиенттің алаңдаушылығын елемеуге болатынын ойлап қалады.
Кімге өрісінде қате алушы
Электрондық пошта жүйелеріндегі авто-аяқтау функциясы туралы тамаша нәрселердің бірі адвокаттардың өз клиенттерінің немесе әріптестерінің электрондық пошта мекенжайларын тезірек табуына мүмкіндік береді. Авто-толық функциясының қауіп-қатерінің бірі - абай болмаған адвокаттың электрондық поштаны дұрыс емес адамға жіберуі. Кейбір жағдайларда, бұл ұсақ-түйек емес, бірақ кейбір жағдайларда кәсіби бейтараптықты тудыруы мүмкін. Кездейсоқ кеңесшіге немесе тіпті басқа клиентке құпиялылық клиенттің байланысын кездейсоқ түрде жібермеңіз.
«Барлығына жауап беру» опциясын қолданыңыз.
Қарсыластың ұсынысы сізге ұсыныспен электрондық поштаны жібереді немесе мәселе бойынша өз позициясын бекітеді. Сізге электрондық поштаны, оны талқылауға қатысатын фирмаңыздағы басқа адвокаттарға жібересіз. Көп ұзамай «барлық жауаптар» батырмасы либералды түрде пайдаланылады, алайда қарсыластың кеңесі сіздің фирмаңыздағы ішкі талқылауға көшіріледі. Бұл болады. Талқылау үшін электрондық поштаны жібергіңіз келсе, жіберушінің мәліметтерін қайта жібермес бұрын жіберіңіз. Жауап беру опциясын қолданған кезде, жібергенге дейін алушылар тізіміндегі әрбір электрондық пошта мекен-жайын тексеріңіз.
8. Сызықты тақырып жолдары. Есіңізде болсын, басқа адвокатқа жіберілген ешкім басқа біреуге жіберілуі мүмкін. «Менің идиотиялық клиентім» немесе «ақымақ судьяның бұйрығы» сияқты тақырыптық жолдарды қолданар алдында ойлап көріңіз. Бұл электрондық поштаның көшірмесі қай жерде түсетінін ешкім білмейді. Сондай-ақ, тақырыптық жолдарды бос қалдырмаңыз, себебі бұл басқа адвокаттың ісіңіз туралы электрондық пошта бар екенін байқамауына себеп болуы мүмкін. «Parkerson case» немесе «Smith ұсынған келісім» немесе кез келген тақырып электрондық поштаның мазмұнына қатысты қарапайым тақырыптық сызық жақсы жұмыс істейді.
Ал «идиотиялық клиент» электрондық пошта мазмұнының ең дұрыс сипаттамасы болуы мүмкін, ал тақырып жолына қатысты нашар таңдау.
9. Өзіңіздің дыбысыңызды қадағалаңыз - және басқа біреуді дұрыс түсінбеңіз. Адамдар бір-бірімен бетпе-бет кезде сөйлескенде, бет-әлпеті мен дыбыстық сигналдары адамның ниетін анық көрсетеді. Телефон қоңырауларында адамның даусы әдетте біреудің қобалжығанын, әзіл-қалжың болғанын немесе ауыр болғанын айтуға жеткілікті. Бірақ электрондық поштаға адамның ниетін мүлдем дұрыс түсінбеу қауіпті. Бір адамның электрондық поштаға жазылған мәлімдемесінде басқа адамның ниетін дұрыс емес оқумен көптеген достар бүлінген. Ал қазірдің өзінде бір-бірімен дау тудыратын адвокаттармен бірге адвокат басқа адамның қаскөй немесе дөрекі екендігіне сену оңай.
«Электронды поштамен ашуланған кезде жазу» бөлімінде талқыланғандай, бұл жұлынның электрондық поштасына жауап жібермес бұрын бірнеше минут кетеді.
Бір сағат өткеннен кейін, сіз оны бірінші кезекте толықтай қателесеңіз деп түсінесіз. Электрондық пошталарда жасалған мәлімдемелерге ешқандай жауап бермеңіз және жіберушінің бастапқыда пайда болғанына қарағанда басқаша ниеті бар-жоқтығын қарастырмайынша жауап бермеңіз. Егер өтінішті бірнеше жолмен оқуға болады деп ойласаңыз және сол тәсілдердің бірі шапшаң емес болса, жіберушінің өлімге әкелетін электрондық поштаңызды жіберместен бас тартпас бұрын, күмән тудырмауға тырысыңыз.
Топ 10 тізімін жасаған адвокаттардың басқа да қателіктері бар ма? Бұл форумда біз туралы айтып беріңіз.