Күдікті кеңсенің артықшылықтары мен кемшіліктерін байқаңыз
Мұнда қағазсызсыз шағын бизнеске арналған ақылға қонымды шешім қабылдау туралы шешім қабылдауға көмектесу үшін қағазсыз кеңсенің артықшылықтары мен жағымсыздықтарын қарап алыңыз.
Күдікті кеңсенің артықшылықтары
1. Экологияға мейірімді - Daily Green деректері бойынша , қоқыс қалдықтарының 25% -ы қағазға тиесілі, ал егер Құрама Штаттар офистік қағазды тек 10% -ға қысқартса, бұл 1,6 млн тонна парниктік газдар шығарындыларын болдырмайды. Және бұл картридждер мен принтерлер пайдаланатын энергияны өндіру және шығару туралы есепке алынбайды. Құжаттарсыз қағазсыз шешім экологиялық тұрғыдан шешуші шешім болып табылады.
2. Шығынның тиімділігі - Қоршаған ортаға қағазсыз кеңсе пайда болғандықтан, шағын бизнес бюджетіне де пайдасы бар. Қағаз ауыр офисті қолдайтын қағазды, сияны, поштаны және басқа да құралдарды ай сайын қанша жұмсайсың деп ойлаңыз. Содан кейін барлық физикалық жеткізілімдерді және іс жүзіндегі құжаттарды сақтау үшін қажет кеңістікті қарастырыңыз. Бұл өте қымбат болуы мүмкін. Уақыт өте келе, қағазсыз қағазсыз шағын бизнеске үлкен жинақ әкелуі мүмкін.
3. Easy Access - қағазсыз бола отырып, барлық маңызды құжаттарды цифрландыру білдіреді. Оларды бұлтқа дейін сақтауға немесе қашықтағы жұмыс үстелі бағдарламасы арқылы оларға мобильді офистен жұмыс істеу мүмкіндігін бере аласыз немесе осы мәселе бойынша кез келген жерде және өнімді бола аласыз.
4. Файлды ұйымдастыру - Сіз іздеген нәрсені табу үшін уақытты үнемдеуге арналған шкаф немесе қағаз бумасы арқылы араласып, уақытты жоғалтқан болсаңыз, ауыр қағаз құжаттарының басқаруға болатындығын білесіз.
Құжаттарды қағазсыз кеңсе жасаған кезде, уақытты ұйымдастыруға, іздеуге және өзгертуге ыңғайлы сандық файл жүйесін жасайсыз. Бұл бір кездері іздеуді жеңілдететін құжатты табу оңай болған жоқ.
Жазусыз офистің кінәсі
1. Жүйе ақаулығы - сандық жылдам қатынау болуы мүмкін, бірақ ол жылдам жоғалтуды да білдіреді. Жүйеңіз апат болған жағдайда компьютеріңізде сақталған барлық іскери құжаттарыңыздың не болатынын қарастырайық. Сіз бәрін жоғалтуыңыз мүмкін. Әрбір кішігірім бизнесте, әсіресе қағазсыз, деректерді сақтау және қорғауға арналған жүйе болуы маңызды.
2. Қауіпсіздік - Сандық файлдар файл кабинетінде немесе кеңседегі есіктегі құлыптаумен қорғалмайды, сондықтан құжаттардың қауіпсіздігі мен құпия ақпарат қағазсыз кеңселер үшін өте маңызды. Шешімдерге шифрлау, жергілікті серверлер және шектеулі қолжетімділік кіреді, олардың барлығына өз шығындары мен артықшылықтары бар. Сонымен қатар, кейбір бизнес субъектілерінің табиғатын және күнделікті негізде өңделген материалдардың сезімталдығын ескеру маңызды (өзіңіздің бухгалтеріңізді ойлаңыз) жайсыз қағазсызға қарыз бермеңіз.
3. Revamp Processes - қағазсыз кеңсеге көшудің бір бөлігі сіздің ағымдағы операциялық процестеріңізді және тиісті баламаларды табуды қарастырады.
Мысалы, электронды қолтаңба қызметін, онлайн-шот-фактураны және төлем қызметтерін және физикалық құжаттарды қажет ететін басқа қосымшаларды пайдалануды бастау қажет болуы мүмкін. Сіздің барлық қызметкерлеріңіз жаңа жүйеде өз орнында болғаннан кейін де оқытылуы керек.
4. Уақыт қарқынды - құжатсыз қағазсыз түнгі үдеріс емес; ескеру қажет көптеген факторлар бар. Қағаз әлемін артта қалдырудың барлық салдарын, сондай-ақ қағазсызсыз қолдайтын операциялардың барлық өзгерістерін орындау үшін ұзақ уақыт қажет.
Құжаттарды қағазсыз көшіру туралы шешім кәсіпкерліктен бизнеске өзгеріс әкеледі, және бұл, әрине, әр компания үшін дұрыс болатын әмбебап шешім емес. Қағазсыз басуға шешім қабылдаудың маңызды бөлігі сіздің зерттеуіңізді жүзеге асырады, сондықтан артықшылықтар қиындықтардан асып кете ме?
Содан кейін жүйелі процесс жасаңыз, ол сізге қағазсыз болудың артықшылықтарын ғана бермейді, сонымен бірге өнімділікті бір уақытта жақсартуға көмектеседі.