Чикаго дәмі алғаш рет 1980 жылы басталғанын ескере отырып, Дәстүрге арналған жоспарлаушылар қоғамдық тағам фестивалін жоспарлауда үлкен тәжірибеге ие. Әкімдік арнайы іс-шаралар бағдарламасы бағдарламаны басқарады және жоспарлау мен орындауды қадағалайды. Басқару тобы осындай фестивальді алғаш рет жасайтын немесе қолданыстағы фестивальға бағдарламалау элементтерін кеңейтетін адамдарға арналған келесі кеңестерді ұсынады.
01 - Фестивальдің бас менеджерлері кеңесі
Бас менеджер әртүрлі фестиваль элементтерін басқаратын адам. Чикаго дәмі бойынша бас менеджер Мэри Слоук, келесі ұсыныстарды ұсынады:
- Көрермендеріңізді анықтап, олар фестивальді қалайтынын анықтаңыз.
- Егер ұқсас бағдарлама бұрыннан бар болса, қайталануды болдырмаңыз.
- Іс-шараны өткізгіңіз келген жерді сатып алыңыз.
- Жалпы аудиторияға арналған бағдарламаны өзгерту.
- Кеңістікті қаптайда орналастыруға болатынына көз жеткізіңіз.
- Сатушылар қатысушылардың томдарын басқара алатынын тексеріңіз.
- Бюджетті жасаңыз және беделді компаниялардан өтінімдер алыңыз.
- Егер бұл іс-шараны бірінші рет жоспарласаңыз, сыртқы фестивальді сатушыны жалдаңыз.
02 - Фестиваль жұмысының менеджерлері кеңесі
Операциялар менеджері алаңды дайындауды, кезеңді және өндірісті, іс-шараларды қолдауды және қауіпсіздікті қадағалауды жүзеге асырады. John Truck, соңғы 19 жылдағы Чикаго дәмі үшін операциялық менеджер, мынаны ұсынады:
- Фестивальдар адамдармен жұмыс істеуді талап етеді, сондықтан да серпінді және сұйық күйде қалуға дайын болыңыз.
- Жақсы баға бойынша жақсы жабдыққа ие боласыз.
- Құрылымдық сатыда сатылымды және ормандарды жалдағаныңызды тексеріңіз.
- Өтінімдерді алу және барлық жеткізушілердің тарихын, соның ішінде сілтемелерді тексеріңіз.
- Жоғары стандарттарды сақтаңыз және бәрі бақылауда тұрғанына көз жеткізіңіз.
- Жұмыс экипаждарын басқару бағдарламасында күн сайын өнім берушілермен кездесу.
- Сіздің сөзіңізге және сатушыларға, орындаушыларға және тамақ өнімдеріне сенің адамдарыңыз қайтып оралады және сізбен жұмыс істейді.
03 - Фестиваль демеушілігін басқару бойынша кеңестер
Демеушілік менеджер - бұл іс-шараны қолдау үшін маркетингтік доллар алу үшін жұмыс істейтін адам. Дәмі бойынша демеушілік жөніндегі менеджер Кристина Якоб мынадай кеңес береді:
- Басқа жерлерде салыстырмалы оқиғаларды зерттеу және олардың жетістіктерін қайталау.
- Ақшаны, тауарларды және жарнамалық құндылықтарды ұсынатын мақсатты демеушілер.
- Көрменің демеушілік санатын жасаңыз.
- Негізгі демеушілік категорияларды жасау (яғни, авто, қаржы, сусын, медиа және т.б.).
- Бағдарламалау аймақтарының әрқайсысы үшін демеуші санаттарын жасаңыз.
- Іс-шара барысында демеушілердің орнына баруға рұқсат бермеңіз.
- Электр энергиясын, суды және т.б. сияқты демеушілік талаптарды анықтаңыз және ең жақсы орындарды анықтау үшін операциялық топқа хабарлаңыз.
04 - Фестиваль концерті / Талантты басқару бойынша кеңестер
Талант менеджері - фестивальға орындаушыларды тарту туралы келіссөздер жүргізетін адам. Дженен Браун Мозли, Taste of Chicago талант менеджері келесі кеңестерді ұсынады:
- Бюджетті біліңіз: үлкен атаушылар 60-90 минут аралығында $ 500,000-нан $ 1 млн-ға дейін.
- Бірнеше күндік оқиға үшін жалғыз суретшінен асып кетпеңіз.
- Шығындарды өтеуге көмектесу үшін бұқаралық ақпарат құралдарының демеушілері (ларымен) тығыз жұмыс жасаңыз.
- Сіздің іс-шараңыздың айналасында болуы мүмкін суретшілермен келіссөздер жүргізіңіз.
- Сіз өзіңіздің концертіңізді тегін шоу ретінде ұсынасыз ба, білесіз бе (сыйақы төмендетуі мүмкін).
- Демеушілері серіктес ретінде авиакомпаниялар мен қонақүйлердің шығыстарын есепке алу үшін.
- Ашу, ортаңғы және соңғы күндеріңіз үшін керемет атауды сақтаңыз.
05 - Маркетингті басқару фестивалінің кеңестері
Маркетинг менеджері фестивальге байланысты барлық байланыстарды басқаратын адам. Cindy Gatziolis, дәмі бар маркетинг жөніндегі менеджер, мынаны ұсынады:
- Медиа серіктестер сізге жарнамалық шығындарды азайтуға көмектеседі.
- Фестивальді қолданыстағы жарнамалық, қоғамдық қатынастар мен маркетингтік науқандарға қосу.
- Іс-шара кітапшасының баспа өнімі кестесі фестивальді жоспарлау мерзімін басқаруға көмектеседі.
- Фестиваль үшін әрбір өндірістік элементте жеке пресс-релиз жасаңыз.