Семинар, бәлкім, жоспарлаушылар ұйымдастыратын ең кең таралған оқиға. Көптеген семинарлар ½ күн немесе толық күн сияқты жоспарланған. Семинарды жоспарлау үшін бақылау тізімін жасауға мүдделі адамдар үшін семинарды жоспарлау және орындау үшін жоғары деңгейлі құрылым ұсынады.
Көп күндік немесе көп сессиялы конференцияны жоспарлаған адамдар үшін осындай тәсілдерді қолдануға болады. Дегенмен, семинарды жоспарлауға арналған бақылау тізімі ұзағырақ болады.
01 - Оқиғаның мақсатын растаңыз
- Көрермендер деген кім?
- Семинардың тақырыбы қандай?
- Қайда орналасу керек?
- Неліктен адамдар қатысады?
- Семинардың күн тәртібі қандай?
02 - Apex оқиға ерекшеліктерінің нұсқаулығын қараңыз
Конвенциялардың өнеркәсіптік кеңесі іс-шараны жоспарлауға арналған оқиғаларды қадағалауға көмектесетін іс-шараға немесе жиналысқа көмектесетін үздік тәжірибелердің тамаша көзі ретінде қарастырылуы керек бірқатар құралдарды жасады. Тегін жүктеп алу құралдарымен кез-келген оқиғаларды жоспарлаушыға тиісті мәліметтер тізімін жасауға көмектеседі. Бұған мыналар кіреді, бірақ олармен шектелмейді:
- Оқиға профилі (күн, уақыт, орын, контактілер және т.б.)
- Оқиға ұйымдастырушысы / хост туралы байланыс ақпараты
- Жеткізушінің байланыс ақпараты
- Қатысушы профилі
- Ғарыш қажет
- Тамақ және сусын
- A / V талаптары
- Функция / бөлмені реттеу
03 - Оқиға профилін жасау
Жоспарланған іс-шараға қатысты планшеттің кейбір негізгі сұрақтары болған кезде, жиналысқа қатысатын орындарды зерттеудің уақыты келді. Ұйымдастырушы мен қонаққа семинардың ұйымдастырушысы мен қонағы үшін ыңғайлы болуы мүмкін (идеялар тізімі шексіз болуы мүмкін) орынды анықтау үшін оқиға ұйымдастырушысы / хостымен тығыз байланыста жұмыс істеу маңызды:
- Жергілікті қонақ үй
- Жергілікті конференция кешені
- Жеке мейрамхана орны
- Жеке клуб мұражайы / көркем галерея
04 - Даярлық семинары қажеттілігі мен өтетін орны туралы ұсыныстар.
Көптеген алаңдар ықтимал семинарға баға беруге қуанышты. Тамақтану немесе сату жөніндегі байланыс келесі BEO ақпаратына қажет:
- Оқиға үшін мүмкін күн (дер)
- Қатысушылардың саны
- Бөлмені орнату түрі (сынып, u-пішіні, т.б.)
- Оқиға уақыты (орнату / жою үшін тіркелгі)
- Тамақ өнімдеріне және сусынға қойылатын талаптар
- A / V қажеттіліктері (экрандар, микстер және т.б. қоса алғанда)
- Бөлмені орнату
Кеңес: A / V техникін қонақ үйіңіздегі оқиға үшін бөліңіз.
05 - Күн тәртібін бекіту және / немесе бекіту
Іс-шараны жоспарлаушы іс-шараны ұйымдастырушымен / хостымен тығыз байланыста жұмыс істеуі үшін өте маңызды, себебі іс-шараның күн тәртібі жиі бастапқы сөйлесуден оқиғалардың нақты күніне дейін өзгереді. Іс-шараны жоспарлаушы жоспарын түзетуге және орынның барлығымен біртіндеп жұмыс жасайтындығына көз жеткізуге дайын болуы керек.
06 - BEO келісімін растаңыз
Семинарға қатысушылардың мақсатты санын және логистикалық талаптарын жоспарлаушы білсе, ол оқиға кеңістігін және оған байланысты талаптарды қамтамасыз етуі керек. Көптеген келісімшарттар жоспарлаушыға азық-түлік пен сусындарды азайту / азайту мүмкіндігін оқиғадан бірнеше күн бұрын дейін жеткізуге мүмкіндік беруі керек. Дегенмен, көптеген келісімдер топтың мөлшерін азайтуға қаншалықты мүмкіндік беретінін анықтап, жақсы бағалауға мүмкіндік береді.
07 - Оқиғалар мен материалдарды жасау
Бұл кейбір жоспарлаушылар қатысуы мүмкін нәрсе, ал басқалары мүмкін емес. Әсіресе, кейбір кездесу жоспарын жасаушылар төмендегілердің әрқайсысы үшін жауап береді:
- Оқиға шақыруларын жасау
- Баспа күн тәртібі және басқа материалдар
- Қатысушылардың сыйлықтарын / лотереяларын қорғау
- Аты-жөні белгісі
- Жеткізу оқиғасы белгісі мен дисплейі
08 - Логистиканы аяқтау үшін оқиға хостымен тығыз байланыста жұмыс істеңіз
Іс-шарадан бұрын кездесудің жоспарын іс-шараға дейін аяқтайтын бірнеше маңызды қадамдар бар. Бұған мыналарды растау кіреді:
- Оқиғаның динамикасы
- Оқиғаның A / V талаптары
- Оқиға қатысушыларының саны
- Хосттың рөлі мен жауапкершілігі
- Оқиға материалдарына қажет (бірнеше рет тексеріңіз)
09 - Оқиғаны орнату
Оқиғаны орнату үшін BEO кестесінде уақытты анықтаңыз және оқиғадан шамамен екі сағат бұрын келу ұсынылады.
Кеңес: Егер семинар таңертең жоспарланған болса, топқа алдын-ала түн орнатуға рұқсат беру үшін орынды сату байланысын сұраңыз (бірақ қоғамдық сайттарда бағалы ешнәрсе қалдырмаңыз).
Іс-шараға барлық оқиғалар, материалдар, таратылатын материалдар, дисплейлер, сыйлықтар, тіркеу кестелері , атау белгілері және басқалары дайын болуы керек.
Ескерту: Динамиктер кейде түнде слайдтарды өзгертеді және оқиғадан 10 минут бұрын қуат көзіне қосылатын жаңа көрсетілімдерді ұсынады.
10 - Іс-шараны орындау
Сіз дайындағаннан кейін семинарға уақыт келді. Мынадай күтіңіз:
- Кейбір қатысушылар әрдайым ерте келеді.
- Кейбір қатысушылар әрқашан кеш болады.
- Көптеген техникалық дағдылар бар.