APEX бастамасы корпоративтік оқиғаларды жоспарлауды қалай өзгертті

Оқиға өнеркәсібіндегі байланыс стандарттау үшін түпнұсқа басу

Корпоративтік оқиғалар мен кездесулерді жоспарлаушылар арасында ең көп кездесетін сұраулардың бірі салалық мамандармен байланысқа және жалпы тиімділікті қамтамасыз етуге көмектесетін іс-шараларды стандартталған бағдарламалық қамтамасыз ету. Бірыңғай стандартталған және белгіленген жүйе немесе бағдарламалық қамтамасыз ету салада әлі қабылданбаса да, Конвенцияның өнеркәсіптік кеңесі (CIC) іс-шараны жоспарлаушыларға, салалық мамандарға және, сайып келгенде, бүкіл ел бойынша бағдарламаны әзірлеушілерге арналған оқиғаларды жоспарлауға арналған теңдесі жоқ бағытты ұсынды. APEX ретінде белгілі.

АӨК-нің қабылданған тәжірибе алмасуы

APEX - «Қабылданған тәжірибе алмасу» - бұл Конференцияның барлық салалық кездесулерін, конвенцияларын және көрмелерді индустриясын іс-шараларды жоспарлауға арналған бағдарламаларды және басқа құралдарды ерікті стандарттарды әзірлеу және енгізу үшін басталған, Конвенцияның өнеркәсіптік кеңесі (CIC) бастамасы. Ерікті сипатына қарамастан, бұл ойын-сауық индустриясында болды.

АҚШ пен Канаданың 60 қаласындағы 60-тан астам өнеркәсіп саласының 2500-ден астам мүшелері пікірталастарға қатысып, 2001 жылдан бері жұмыс істейтін волонтерлар ретінде 350-ден астам салалық мамандар тартылды. APEX-пен айналысатындар өнеркәсіпте қабылданған іс-шараларды жоспарлауға және басқа да құралдарға арналған стандарттарды анықтайтын практика. Бұл бастама, сайып келгенде, іс-шараны жоспарлаушыларға арнап бірқатар іс-шараларды және оқиғаларды жоспарлаудың жаңа бағдарламаларын әзірлеуді қамтитын APEX оқиғаларын жоспарлау құралдарын құруға айналды.

APEX құралдары мен ресурстары

2001 жылы, APEX бастамасы іс-шараларды жоспарлау құралы үшін стандарттар әзірлеуге жалғыз салалық және біртұтас болды. Ақыр соңында, бұл көптеген оқиғаларды жоспарлаушылар бүгінгі таңда қандай да бір нысанда қолданылатын құрал-саймандардың, үлгілердің және үздік тәжірибелердің нұсқауларының дамуына әкелді. Барлық ресурстар онлайн режимінде қолдануға немесе Microsoft PDF пішімдерінде жүктеуге қол жетімді.

Барлық құралдар тегін ұсынылады.

1. Online APEX Индустриясының Глоссарийі
   Бұл интерактивті, онлайн-құрал - кездесу мен оқиғалар индустриясында қолданылатын терминология, jargon және акронимдерге арналған кеңейтілген анықтама. Бұл шарттардың келісілуін қамтамасыз ету үшін керемет ресурсты жасайды және әлі де жаңа қызметкерлер үшін пайдалы оқыту құралы болып табылады.
2. ESG (Event Specifications Guide) үлгісі
   Жоспардың сипаттамаларына сілтеме жасау үшін «жоспарлау» терминін қолдануға арналған іс-шара жоспарлағыштары. ESG акронимі (оқиға ерекшеліктерінің нұсқаулығы болып табылатын) осы терминді APEX стандартты құралымен барлық өлшемдердегі оқиғалар туралы толық нұсқаулар мен мәліметтерді дайындау мен таратуда пайдалану үшін ауыстырды.
3. APEX тұрғын үй және тіркеу
   Бұл қабылданған тәжірибелер жиналыстар, конвенциялар мен басқа да іс-шаралар үшін толық тұрғын үй және тіркеу деректерін жинау, есеп беру және алу үшін жасалды. Ол сондай-ақ тұрғын үймен қамтамасыз ету, интернеттегі мәселелер, халықаралық тұрғын үй және жариялау секілді мәселелермен айналысатын ресурс болды.
4. PER (кейінгі оқиға туралы есеп) үлгісі
   Ескі «тарих» есептерін ауыстыру, оқиғадан кейінгі есеп немесе PER деген барлық оқиғалар туралы кейінгі және нақты оқиғалар туралы есеп деректерін жинауға, сақтауға және бөлуге арналған оқиғалар мен жиналыстар саласының қабылданған форматы болып табылады (бірақ жаңа нұсқалар түрлі бағдарламалар).

1. Ұсыныс сұрау (RFP) үлгілері
   CIC APEX делегаттары мен Global Business Travel Association (GBTA) өкілдерімен бірлесіп жарияланған ағартқышпен қатар, CIC негізгі ақпарат пен ерекше қажеттіліктерге жауап беретін стандартты RFP пішімдерін ұсынады, соның ішінде: аудиовизуалды, тағайындау басқару компаниясы, қызмет мердігері, бір нысан, тасымалдау, функционалдық кесте және функцияны орнату. Бұл үлгілер дұрыс ақпаратты сұрастыруды, жауаптарды салыстыруды және ақылға қонымды шешім қабылдауды жеңілдетеді.

Оқиғаны жоспарлау және ресурстар

Консультациялық Кеңестің APEX бастамасының мақсаты іс-шараларды жоспарлаушылардан сатушыларға, жабдықтаушыларға, мердігерлерге және басқа да оқиғалар саласындағы мамандарға жиналыстар мен оқиғалар индустриясындағы хабардарлықты түбегейлі өзгерту.

APEX-ке дейін стандартталған нұсқаулар, үздік тәжірибелер, сайып келгенде оның онлайн құралдары мен ресурстары, саланың мамандары үшін басты міндет болды.

2000 жылдардың басынан бері көп нәрсе өзгерді. APEX идеясы және осы мақсаттар 1997 жылы басталғанымен, CIC негізінен 2000-2004 жылдардағы тұжырымдамалық кезеңге баса назар аударды, ал 2004 және 2005 жылдарға дейін іске қосу күтілуде. APEX стандарттары мен құралдарын іске қосқаннан бері көптеген басқа ресурстар мен оқиғалар жоспарлаушы бағдарламалық жасақтама әзірленді, бірақ бірде-бір өкілеттілік АӨК-нің салалық стандарттарды қолдануда бас тартты.