Семинарлар мен іскерлік іс-шараларға қатысуды қалай арттыру керек

by Роб Хард

Корпоративтік оқиғаларға қатысуға арналған кеңестер

Іс-шараға қатыспау немесе РСВП тізімін жоғарылату туралы қорқыныштан бас тартудың ең маңызды қадамы адамдар шынымен жақсы ұйымдастырылған семинарларға және басқа да іс-шараларға қатысуды ұнататынын мойындау. Іскерлік кездесулерге қатысу арқылы қатысушы жаңа ақпарат алуға және өз салттары мен әріптестерімен өзара әрекеттеседі. Бірақ ең табысты кездесулер жұлдыздарға негізделген негізгі сөздер мен шабыттандыратын презентациялардың шеңберінен шықпайды; олар барлық адамдар үшін жылы, достық ортаны қалыптастырады - олар оларды жағымды етеді. Үлкен қатысушыларды тартатын жағымды іскерлік іс-шараны қалай жоспарлауыңызға болады.

01 - Үлкен күн тәртібін жасаңыз

Хост иелері оқиғаларға баруды ұнататынын түсінгеннен кейін, оған баруға болатын бағдарламаны жасау маңызды. Күн тәртібінде қатысушылар назардан тыс қалмау үшін, бірақ қатысушылардың қызығушылығын сақтау үшін әртүрлі болуы тиіс бір тақырыпқа бағытталуы керек. Мысалы, төмендегі үлгі жарты күндік семинар кестесі жиналысқа қатысушылардан азық-түлік өнімдеріне дейінгі презентацияларға қойылатын талаптарды қарастырады:

8:00 Келу және Таңғы ас
8:45 Сәлемдесу хаты
9:00 негізгі баяндамашы
10:00 үзіліс
10:15 панельдік пікірталас
11:30 жабылатын ескертулер

02 - Күнтізбе мен сағатқа сезімтал болыңыз

Ең жақсы күн тәртібіне қарамастан, іс-шараның қатысушылары мұндай бағдарламаларға қатысуды қалаған кезде және олар болмаған кезде қалайды. Кейбір маусымдық салаларда кейде де мүмкін емес. Оқиға үшін күндер мен уақытты жоспарлау кезінде келесілерді қарастырыңыз:

Қатысушылар семинарларға арналған таңертеңгі кестелерді жақсы көреді
Қатысушылар жұмысынан кейін бірден ризашылықты көреді
Сейсенбі және бейсенбі күндері танымал кездесулер
Мүмкіндігінше жұма күндері кездесулерді өткізбеңіз
Мерекелік және мереке қарсаңында жиналыстарды жоспарлаудан аулақ болыңыз
Іс-шараға қатысушылардың сапарларына қойылатын талаптарға назар аударыңыз

Сонымен қатар, уақытынан бастап және уақытында аяқталуына - әсіресе жыл сайынғы немесе қайталанатын оқиғаларға арналған беделі бар.

03 - Бірегей және ыңғайлы орналасуды анықтау

Көптеген іскерлік кездесулер қонақүйлерде өткізіледі, және бұл орынның өзіндік түрі соншалықты ерекше емес. Сіз көгеруді бұзып, қонақүйден басқа керемет орын таба аласыз немесе барлық қонақ үйлер тең емес және керемет қонақ табуды біле аласыз. Мұнда сіздердің қонақтарыңыз қалайтын орынды таңдау қажет. Өйткені, олар өздерінің күнделікті өмірінен шығып, оқиғадан ләззат алғысы келеді. Мына факторларды қарастырайық:

Қатысушылардың көпшілігінің жанында орналасқан орынды таңдаңыз
Қатысушылардың өзіне ұнайтын орынды таңдаңыз
Осындай іс-шараларды өткізу кезінде тәжірибе жинаған орынды таңдаңыз

Өткізу орны туралы қосымша кеңестер алу үшін, Өткізуді жоспарлауға арналған іс-шара жоспарының нұсқауын тексеріңіз.

04 - Қажетті қонақ тізімін құрыңыз

Сәтті кездесулерде бұл хабар үшін нақты тақырып немесе хабарлама және мақсатты аудитория болады. Маңызды тәртіпте орындалған болса да, тиісті қатысушыларды қамтитын қонақ тізімін құрастыру өте маңызды. Жиі кездесетін хосттар болашақ қонақтардың басты тізімін жинайды, содан кейін кездесуді массаға апарады. Бұл сандар ойынына негізделген орындарды толтыруға тырыссаңыз ғана жұмыс істейді.

Іскерлік кездесулер, конференциялар немесе семинарлар 1-3% RSVP тарифтерімен тікелей пошта күші ретінде қаралмауы керек. Мен клиенттерді мақсатты қатысушылардың нақты тізімдерін қалыптастыруға үйретуді қалаймын, олар шынымен келуге ниет білдірген адамдар - 50% немесе одан да жоғары РСВП тарифтеріне үміттенемін.

Қатысушылар туралы ақырғы ой: кездесуге осындай дәреже мен тәжірибе бар адамдарды шақыруға тырысыңыз.

05 - шақыру, шақыру, шақыру!

Іс-шараңызға үлкен жетістікке жетудің кілттерінің бірі - адамдарға ерте шақыру және кейінгі қадамдар жасау. Бұл РСВП жоқ адамдарға және растайтын тұлғаларға ескертулер жіберуді білдіреді. Іс-шараның расталған қонақтарға дейін оқиға ескертуін жіберу әдеттегідей жаман емес.

Іс-шараның айналасында қуанышты тудыру маңызды. Дәстүрлі басып шығарылған шақырулар дұрыс, бірақ аудиторияңызға байланысты электронды поштаны және тіпті әлеуметтік медианы іздеудің нормасы болып табылады. Мына тәсілді қолданып көріңіз:

Шақыруды сіз өзіңіз немесе сіздің командаңыз шақыруды жібермес бұрын жеке білетін қонақтарға көрсетіңіз.
Күнді жоспарлау процесінде (қағаз немесе электронды) сақтауға жіберіңіз.
РСВП сұрауымен күнделікті маңызды оқиғаларды (қағаз немесе электронды) қоса, егжей-тегжейлі шақыруды жіберіңіз.
Толық шақыруды дербес достарыңызға немесе таныстарыңызға (электронды) жекелендірілген ескертумен қайта жіберіңіз *.
Жоспарланған оқиғадан бір-екі күн бұрын (электрондық немесе телефон арқылы) расталған қонақтармен танысыңыз.

* Сондай-ақ, қонақтарды ресми түрде қоңырау шалуды және іс-шараға жеке шақыруды кеңейтуді таңдай аласыз.

06 - Жеке шақыру билеттерін бағаламаңыз

Физикалық шақыру - баспа немесе электронды - жақсы, бірақ оны достарға, әріптестерге немесе таныс адамдарға жеке кеңейтілген шақыруды алмастыруға болмайды (егер, әрине, сіз 500 симпозиум немесе 500 немесе одан да көп қатысушылар). Бұл көптеген хостингтерді қиындатады ... олар телефонды алғысы келмейді, бірақ бұл РСВП-ның жоғары тарифтері арасындағы айырмашылықты (төмен тарифтер жоқ) және мінсіздіктен төменірек.

Кейбір оқиғалар үшін бұл жауапкершілікті бөлісуге болады. Іс-шараның қонақтық тізімі көбінесе әртүрлі тұлғалар тарапынан қолдау көрсетілетін контактілер тізімінен жасалады және шақырылған адамдарға ең жақын қарым-қатынаста болатын адамдар өздерінің қонақтарына тікелей шақыруды жіберуі керек.

07 - Мінсіз бағдарламаларды жеткізудің беделін орнатыңыз

Барлық жақсы конференцияларға және жаман конференцияларға қатысқан. Сонымен қатар, семинарларға және басқа да ризашылықтарға арналған іс-әрекеттер орын алады. Іс-шараны ұйымдастырушылар үшін бақытты болған адамдар жиі кездесетін кездесулерден ләззат алады.

Мұнда кілті - клиентке тамаша бизнес-бағдарламаларды жеткізу үшін беделін қалыптастыруға көмектесу. Кез-келген адам сіздің соңғы оқиғаға қатысқанды ұнататын болса, ол болашақ бағдарламаларға қатысуға көбірек қатысады және тіпті досы немесе әріптесін әкелуі мүмкін.

08 - Әрі қарай хабарлауды жіберіп, қатысушыларға алғыс айтамыз

Адамдар жиналыстарға жаңа ақпарат жинау үшін келгендіктен, көптеген қатысушылар сіздің ұйымыңыздағы баяндамашылар мен басқа адамдармен байланысқан қосымша материалдар мен материалдарды бағалайды. Одан кейінгі ақпарат - бұл ақпаратпен бөлісу және рахмет хабарламаларын іс-шараға қатысқандарға тарату үшін тамаша мүмкіндік.

Көптеген ұйымдар жиі назардан тыс қалмайды, бірақ артықшылықты орындай алмайтындар.