Мінсіз оқиға өткізу орнын табу қадамдары
Сіз жоспарлаған іс-шараның түрін және оның мақсатын анықтадыңыз деп ойласаңыз, орынды таңдау процесін бастаған кезде көптеген басқа факторлар ескерілуі керек.
Төмендегі осы жол картасы мінсіз оқиға кеңістігін таңдауға көмектеседі.
Мақсатты аудиторияны анықтау және қонақтар тізімін білу
Іс-шара өткізілетін орынды жоспарлау кезінде сіз білетін ең маңызды ақпараттың бірі - сіздің қонақтарыңыздың кім болатынын және сіз қанша адам қатысқысы келетінін білуіңіз керек. Іс-шараның түрі, әрине, орын таңдау туралы хабардар болса да, оқиға кеңістігі үшін ең үлкен шектейтін факторлардың бірі оның сыйымдылығы болып табылады. Қонақтардың санының кем дегенде нақты бағалауы (бұл ауқым болуы мүмкін) екенін біліп алыңыз, себебі бұл сіздің орын таңдау мүмкіндігін дереу шектейді. Сонымен қатар аудиторияңызды да қарастыру қажет. Өткізілген іс-шараның тек оқиға ғана емес, қонақтардың дәмі мен үміттері де көрінетініне көз жеткізіңіз.
Оқиға күндерін анықтау
Күнтізбеңізді тексеру уақыт таңдау көптеген шешімдерге, соның ішінде таңдау орнына әсер етеді. Қонақтарыңыздың тізімінен кейін оқиғаларыңыз келесі шектеу коэффициенті болады.
Сіз жоспарлаған іс-шараның түріне қарай сіз өзіңіз қалаған орынды алу үшін оқиға күнімен икемді болуыңыз керек немесе өзіңізге қажетті күнді алу үшін орын таңдауыңызбен икемді болуыңыз керек. Сіз өзіңіздің немесе клиенттің икемділігіңізді білетін орынды жоспарлауды бастауыңыз керек.
Төменде қарастыруға болатын кейбір сұрақтар:
- Қонақтарыңыз кестелеріне қарай қатысуға мүмкіндігіңіз бар ма?
- Сол уақыттарда қандай орындарды қолайлы және қол жетімді орын бар?
- Басқару командаңызға бұл оқиғаны өткізудің ең жақсы уақыты қашан болады?
Бюджетін есептеңіз
Ашық бюджетпен кез-келген адам керемет оқиғаны жоспарлай алады және орын таңдаудың шексіз таңдауы болады. Бірақ қаржылық ресурстарыңыз шектеулі болғандықтан, сіздің қаржылық шектеулеріңіздің басталуынан хабардар болуыңыз керек, тіпті сіздің іс-шараңыздың бюджеті қарапайым баллапарк бағалауы немесе ауқымы болса да. Оқиға жоспарлаушы үнемі ақылға қонымды бюджет шеңберінде керемет оқиғаны жоспарлай алады.
- Ғарыш орындары, техникалық және қоғамдық тамақтану шығындары үшін сіздің бюджет параметрлеріңізге кіреді ме?
- Қызметтеріңізге қолайлы тариф туралы келіссөздер жүргізіп, өзіңіздің рөліңізді көрсетіңіз бе?
- Жеткізу шығындары жоспардан асып кетсе, бюджетіңізде икемділікке жол бердіңіз бе?
Түрлі жерлерді қамту
Қонақтар тізімінің сандары мен ықтимал оқиғалар күндері қысқартылғаннан кейін, іс-шараның өткізілетін жерін анықтау маңызды. Қонақ үйлер мен іс-шара немесе конференц-орталық корпоративтік оқиғалар мен үйлену тойларына арналған ең танымал оқиғалар кеңістігі болып табылады, бірақ олар жалғыз нұсқалар емес.
Бұл ойлауда шығармашылық болу уақыты. Төмендегілерді қарастырайық:
- Кездесуіңіздің тақырыбына негізделген үш ең жақсы орын қандай?
- Сіздің қонақтарыңыз бұл кездесуге қайда баруды қалайды?
- Сіздің қонақтарыңыз үшін не ыңғайлы болады?
- Қонақүйден басқа, күтпеген орындар РСВП тарифін көтеруі мүмкін бе?
Оқиға кеңістігінің дұрыс түрін табыңыз
Сіз таңдаған орын жоспарланған оқиға түріне сәйкес орынға ие болуы керек. Сіздің шараңыз би алаңын қажет етеді ме? Сізге ПБ жүйесі керек пе? Динамиктің подиумы немесе проектор экраны туралы не деуге болады? Сізге қандай кесте орнату керек? Бұл сұрақты қараудан басқа, өзіңізге сұрақ қоюдың басты орындары:
- Оқиға орныңыз сіздің бағдарламаңыздың немесе оқиғаның арнайы критерийлеріне сәйкес келе ме?
- Өткізу орны сіздің өндірісіңізге, ойын-сауыққа, A / V, дыбыстық және басқа да техникалық қажеттіліктерге сай келе ме?
- Сіздің мекемеңіздің жағдайы сіздің ұйымыңыздың жоғары стандарттарын көрсетеді ме?
Өткізу орны мен шектеулерді қарастырыңыз
Оқиға кеңістігінің дұрыс түрін табумен қатар, орын ұсынатын басқа қызметтердің түрлерін де қарастырып, олардың мән-мағынасын іс-шараға шешіңіз. Кейбір алаңдарда басқа қызмет көрсетулер үшін жеткізушілер немесе жеткізушілер табу үшін жұмыс істеу керек артықшылығы бар сатушылар тізімі болады. Басқа орындарда декорға немесе басқа оқиғаларға қатысты шектеулер бар. Сұрауға кейбір сұрақтар жатады:
- Бұл орын жақсы парковка нұсқаларын ұсынабы?
- Бұл орын қауіпсіздікті ұсынады ма?
- Бұл орынға қоғамдық тамақтану, гүлдер, іш киімдер мен үстелді жалға беру сияқты қосымша қызметтер ұсынылады ма?
- Бұл орынды экипажды орнату және тазалау бар ма?
- Бұл орын сізбен бірге жұмыс істейтін басқа сатушыларды шектейді ме?
- Бұл жерде азық-түлік пен сусын ішуге арналған минимум бар ма?
Өткізілетін орынның беделін қарастырыңыз
Қызмет көрсетуге арналған орынның беделі өте маңызды. Бұл жақсы оқиғаның өткізілуі мен керемет оқиғаның арасындағы айырмашылық. Өткізу орны, оның қондырғылары, қызметкерлері және клиенттері әрдайым есте қалады. Өткізілетін орны беделі үшін мағынасын алу үшін келесі сұрақтарды қарастырыңыз:
- Конференц-менеджердің, қоғамдық тамақтану менеджерінің немесе атқарушы аспазының қызметі қандай?
- Басшылық Сізге VIP клиенті немесе бірнеше бағдарламалардың бірі ретінде қарайтын болады ма?
- Сізге қанша уақыт жұмсауды қалайтын орын?
- Оларда куәліктер немесе шолулар бар ма?
- Өткізу орны сізге ұқсас оқиғалардан фотосуреттер ұсынады ма?
Өткізілетін орынды жоспарлау
Егер логистика мен уақытты алдын-ала ескертуге болмаса, әрбір іс-шараны жоспарлаушы кез-келген орынды жасамас бұрын сайтты тексеруді жүргізуі керек. Суреттер өте пайдалы болуы мүмкін, бірақ адамға ғана бағалануы мүмкін көптеген аспектілер бар. Өткізу алаңын, соның ішінде паркингтен кіруге дейін және оқиға алаңын ванна бөлмелері үшін сұраңыз. Сіз істегеніңізге қуанышты боласыз!
Клиент теңшелімдерін біріктіру
Күннің соңында іс-шараны жоспарлаушы өз клиенттеріне өздерінің ұсыныстары туралы ұсыныстарды (компания басшылары немесе басқарушы немесе сыртқы клиент сияқты ішкі клиент болсын) және мақұлдау алуға тиіс. Өткізуді жоспарлау кезеңінде клиентке қатысты өзіңізге сұрақ қоюдың жалғыз мәселесі клиент менің ұсынысымды (нұсқамаларды) растайды ма? Бұл сұраққа кейбір сенімділікпен жауап беру үшін клиенттің басынан бастап үміттері мен артықшылықтарын түсінуіңіз керек.