Сатып алу карталарының әр түрлі бағдарламалары бар, олардың кейбіреулері компанияны мақұлдаған жеткізушілерді ғана қолданады, ал басқалары кез-келген сатушыға рұқсат береді.
Сатып алу карталарын пайдаланып, қызметкердің сатып алуы, әдетте, кішігірім және төмен құнды. Карточкалардың сатып алу бағдарламалары туралы көптеген теріс пікірлер қызметкерлерге карточкаларды теріс пайдалануына бағытталған. Алайда, сатып алу бағдарламаларының артықшылықтары бағдарламаны іске асыруға байланысты тәуекелдер мен шығындардан әлдеқайда көп.
Сатып алу карталарының артықшылықтары
Құрама Штаттар үкіметі 2500 АҚШ долларына дейін сатып алу жалпы мемлекеттік шығыстардың 2 пайызын ғана құрайды, бірақ барлық сатып алулардың 85 пайызын құрады. Кішігірім сатып алулардың әкімшілік шығындары іс жүзінде доллар шығындарынан асып түскен сайын, көптеген мемлекеттік мекемелерде сатып алу карталарын пайдалану өсті. Бір мемлекеттік орган, Сауда департаменті, сатып алу карталарын пайдалану әкімшілік шығындар бойынша жылына $ 22 миллионнан астам қаражат үнемдеді және оларды өңдеу уақытын қысқартуды бағалады.
Карталарды пайдалану сатып алу бөлімшелерінің күш-жігерін жалпы сатып алу шығындарының 15 пайызына жұмылдыруға мүмкіндік берді, бұл жалпы шығындардың 98 пайызын құрайды.
Ішкі бақылауды жүзеге асыру
Сатып алу карталарының теріс пайдалануы жаңалықтар болып табылады, бірақ көбінесе мемлекеттік мекемелерде бұл теріс қылықтар көбінесе доллар бағасын көрсетеді, бірақ көбінесе жалпы шығындардың бір пайызының жартысынан аз.
Дегенмен, қатыгездік орын алады, бірақ қалдықтарды азайту және теріс пайдалану үшін ішкі бақылауды жүзеге асыру арқылы бақылануы мүмкін.
Күшті басқару бағыты сатып алу картасының табысты бағдарламасы үшін өте маңызды. Басшылық карточка үшін рұқсат етілген ақпараттардың нақтылығын анықтап, олардың төлемдер бойынша құқық бұзушылықтарға, алаяқтық пен теріс пайдалануларына қатысты айыппұлдарды анықтайды және белгілейді. Әрине, аралық офис рәсімдері мен ресурстары бақылауды жүзеге асыру үшін болуы керек. Егер сатып алу картасының бұзылуын қадағалауға және оны жоюға жеткілікті қаражат болмаса, онда құқық бұзушылықтар жалғасады және бағдарламадағы міндеттемелердің жетіспеушілігі оның пайдаланушылары тарапынан көрінеді.
Картаны кім алады?
Сатып алу карточкалық бағдарламаларындағы басқа жағымсыз факторлар, компаниялардың сатып алуды жүзеге асыратын барлық қызметкерлеріне карталарды беруі керек деп ойлайды. Бұлай емес; сатып алу карточкасы шығарылған кезде сенім артылады. Компания карточканың пайдаланушысына сенім артуы керек, себебі олар компанияның ақшасын жұмсайды . Қызметкерлерді іріктеу, қарау және мақұлдау керек болатын бекіту процесі болуы керек. Егер қызметкерге несие берілсе, оған компания сатып алу карточкасы беріледі ме?
Шығындарды шектеу
Кез келген кредиттік карта сияқты, пайдаланушыға несие шегі болуы керек.
Кредиттік карточка компаниялары төлем карточкаларын ұстаушыларға төлем қабілеттілігіне негізделген шектеулер береді. Сатып алу карточкаларын ұстаушылар үшін компаниялар карточка ұстаушыларға өздерінің лауазымдарына және олардың ықтимал шығыстарына сәйкес келетін шығын шегіне беруге тиіс. Мысалы, АТ-талдаушысы ретінде жұмыс істейтін адамға жылына екі жүз доллардан асатын тек принтер сиясын және кіші компьютерлік перифериялық құрылғыларды сатып алу қажет болуы мүмкін. Бұл қызметкерге жұмсалатын шығындар лимиті осы ақпаратты көрсетуі керек және АТ-ның барлық қызметкерлеріне берілуі мүмкін $ 2500-ға жуық қаражат жұмсалмайды. Шығындарды шектеу мерзімді негізде қайта қаралуы тиіс, сол себепті қызметкерлерге нақты жұмсалған шығыстарға сәйкес тиісті деңгей беріледі.