Чикагодағы арнайы іс-шаралардың әкімшілігі мен Иллинойс мейрамханасының ассоциациясы бұл жыл сайынғы азық-түлік фестивалін жоспарлау және орындау үшін бірге жұмыс істейді.
Қоғамдық тамақтану фестивалін жоспарлау
Үлкен тамақ фестивалі Чикагодың дәмі немесе сол сияқты кіші нұсқасы болсын, қауымдық фестивальдарды жоспарлау жергілікті билік пен коммуналдық іс-шараларды жоспарлаушылар үшін маңызды жауапкершілік. Чикаго дәмі осындай бағдарламаны қарастыратын кез-келген қоғамдастық үшін үлкен мысал. Кез-келген қауымдық азық-түлік фестивалінің негізгі функционалдық бағыттары мыналарды қамтиды:
- Операциялар
- Азық-түлік жеткізушілер
- Бағдарламалау
- Демеушілік
- Маркетинг / Қоғаммен байланыс
- Бухгалтерлік есеп / келісім-шартты басқару
Біз әр ауданға тереңірек кіреміз, бірақ, біріншіден, Чикаго дәмін нақты жоспарлауды пайдалана отырып, осындай оқиғалардың уақытын және жалпы басқаруын сезінеміз.
Қоғамдық тамақтану фестивалін жоспарлау мерзімі
Кез-келген іс-шараға бірінші рет келгендерге немесе бар фестивальға кеңейтуді қарастыратын кез келген адам үшін оқиғадан кемінде бір жыл бұрын жоспарлауды бастау маңызды.
Нақты мысал үшін, Арнайы іс-шаралар әкімшілігінің басшылығы жыл сайын Чикаганың дәмін татып отыратын келесі қатал кестеге сүйенеді:
- 12 Ай : Фестиваль картасының орналасуын, күнін және қатал эскизін анықтаңыз. Сәйкес қалалық агенттіктерді әр қадамды енгізіңіз
- 9 Ай : Фестиваль картасын жаңартып, ҚКЖ функционалды аймағын бастаңыз
- 6 ай. Сатушылар, демеушілер, бағдарламалау және жеткізушілерді растаңыз
- 4 Ай : Көңіл-күйді аяқтаңыз және функционалдық аймақты қайта растаңыз
- 3 Ай : Фестивальдің маркетингтік материалдарын шығару
- 1 апта : операцияларды жүктеуді басқару
- 1 күн : Сатушы жүктеуді басқарыңыз
- Оқиға қорытындысы : операцияларды жүктеуді басқару
- 1 аптадан кейін : Кездесу жиналысын өткізіп, ұсыныстар жасаңыз
Жалпы қауымдастықты басқару фестивалі
Мемлекеттік мекеме ретінде Арнайы іс-шаралар әкімшілігі Чикаго дәмі мен Чикаго жағалауындағы, маңайдағы фестивальдерде және басқа да көптеген іс-шараларға жауапты. Дәмі Чикагоның бірегейлігімен ерекшеленеді, себебі бұл тегін оқиға, бірақ Дәмден түсетін табыс кеңсе басқаратын барлық басқа оқиғаларға көп төлейді.
1980-ші жылдарға арналған азық-түлік фестивалін басқару тәжірибесі бар, Арнайы оқиғалар әкімшілігінің және Иллинойс мейрамханаларының қауымдастығындағы функционалды топтардың көпшілігі өз облыстарында өте тәжірибелі. Бұл Чикаго дәмі үшін бас менеджерге барлық мүдделі тараптардың жоспарлау және орындау әрекеттеріне баса назар аударуға мүмкіндік береді және іс-шараны қадағалап отырады.
Басқарма мүшелерінен басқа, бас менеджер кем дегенде 20 түрлі қалалық кеңселер мен агенттіктермен жұмыс істейді, соның ішінде (бірақ онымен шектелмей):
- Полиция басқармасы
- Өрт сөндіру бөлімі
- Денсаулық сақтау басқармасы
- Көше және санитария
- Парк ауданы
- Төтенше жағдайларды басқару бөлімі
Әкімдік арнайы іс-шаралар бөлімінің тағы бір маңызды функционалдық бөлімі бухгалтерлік / келісімшартты басқару болып табылады. Үкімет іс-шарасы бола отырып, бұл сатып алу процесінің жоғары құрылымы және барлық келісімдер қаланың нұсқауларына сәйкес болуы керек.
Іс-шараны жоспарлаудың уақыттық кестесін және жалпы оқиғаларды басқаруды қамтамасыз ете отырып, біз оқиғалардың негізгі функционалды бағыттарын қарастыра аламыз.
Чикаго дәмі тарихының тарихымен таныстырып, оны жоспарлау мен орындауды мысал ретінде қолдану арқылы біз іс-шараның негізгі функционалдық бағыттарын әрқайсысына тереңірек қазуға дайынбыз.
Операциялар
Операциялар алаңы алаңдарды дайындау, сатыс және өндіріс, іс-шараларды қолдау, қауіпсіздік және тағы басқалар үшін жауап береді.
Операциялар көптеген алдын-ала кездесулерді қажет етеді және операциялық топ оқиғалар картасының орналасуымен тығыз байланысты.
Чикаго дәмін татуға арналған операциялық менеджердің пікірінше, бұл барлық қалалық агенттіктерді осы процеске дейін тарту үшін үлкен айырмашылықты тудырады. Операциялық топ келесі процестерді басқарады:
- Оқиға алдындағы жүктеме (орнату)
- Іс-шара барысында операциялар
- Жоспардан кейінгі жүктеме (жыртылу)
Бұл процестер көшелерді жауып тастауды, шатырларды, фракциялы операторларды, ағаш ұсталарды, электриктерді, техникалық қызмет көрсету жабдықтарын және қызметкерлерді, қауіпсіздікті, жеткізушілердің жүк көліктерін логистиканы, басқару трейлерлерін және басқаларын қамтиды. Сіздің операциялық топтарыңыз өздеріңізбен қалай айналысатындығын және сіздің іс-әрекеттеріңіз үшін не істейтінін қарастырыңыз. Сіздің командамыз жұмыс істеу үшін қандай басқа агенттіктер қажет? Оларға тез арада хабарласыңыз.
Мейрамханалар / сатушылар
Чикагодың дәмі сияқты азық-түлік фестивалінің күрделілігі мен көлемін ескере отырып, Иллинойс мейрамханасы қауымдастығы жыл сайынғы іс-шараға қатысатын азық-түлік өндірушілерді басқаруға жетекшілік етеді. 2015 жылы Чикаго дәмі, бұл шара 60+ тамақ өнімдерін өндірушілермен, соның ішінде 19+ жаңа мейрамханамен шұғылданады. Әрине, Чикагода кейбір заттар әрқашан пиццаны, қабырғаларды, балмұздақ пен пирожныйды қоса алғанда, оқиға үшін іріктелген азық-түлік сатушыларынан болады. Сіздің қоғамыңыздағы тағам фестивалі, ең алдымен, оның дәстүрлі тағамдарына ие болады.
Бұл тағам фестиваліне қатысатын мейрамхананың сатушысы ретінде таңдалатын дәмді орын. Қатысушылардың Чикагодағы төңірегін көрсететін жергілікті мейрамханалар болуын талап етеді. Сонымен қатар, олар дыбыс деңгейін басқара алады және қаламен толықтай таза мәртебеге ие болуы керек. Қатысушы мейрамханалар келесі курстардан өтіп, тексереді:
- Иллинойс мейрамханалық ассоциациясының жазғы фестивалінің санитарлық сертификаты
- Чикаго қоғамдық денсаулық сақтау департаменті күн сайын үш рет кабиналарға барады
- Кабинеттер мен рефрижераторлар арасында түгендеу жүргізуді басқарыңыз
Қауымдастық іс-шарасына қатысты сіз қатысушы азық-түлік өнімдерін өндірушілерден қандай критерийлер талап етілетінін және сіз қанша адам алғыңыз келетінін ойлаңыз. Алғашқы жыл қиын болуы мүмкін, бірақ жыл сайынғы табысқа жету үшін сіз өзіңізге көбірек қатысушылардың бар екендігін білесіз.
Бағдарламалау
Чикаго дәмі - қоғамдастықтың жалпы оқиғасы. Демек, «тамақ» қалың жұрттың назарын аударғанда, бұл адамдарға көмектесетін басқа да іс-шаралар. Көптеген жылдар бойы бағдарламалау тобы төмендегі элементтердің көпшілігін жалпы бағдарламаға кіргізді:
- Көптеген кезеңдерде тегін концерттер (ұлттық және жергілікті эстрада жұлдыздары)
- Пасханы шеф-аспаздар мен кітабының авторларымен павильонға көрсету
- Отбасы ауылы, соның ішінде балалар сахнасы
- «Жасыл» білім берудің экологиялық шатыры
- Фитнес кеңестерімен спорт павильоны
- Халықаралық павильон (шопинг)
- 2 мильдік жаяу
- Азық-түлік жеткізушілер
- Budweiser Clydesdales және олардың Dalmatian серігі
- Ойын-сауық
- Fireworks бағдарламасы
- Ашылу рәсімі
Тамақтану фестиваліне тағы қандай бағдарламалар мен іс-шаралар қосуға болатынын қарастырайық.
Демеушілік
Чикагоның дәмі демеушілік үшін бірнеше санатты қамтиды, бұл қаржыландырудың негізгі көзі және нағыз қолдау. Корпоративтік маркетологтар мен корпоративтік іс-шараларды жоспарлаушылар өздерінің брендін нығайтуға және экспозицияны күшейтуге арналған дәм сияқты қауымдық іс-шараларға қатысады.
Қонақжайлылық - бұл демеушілердің кейбір пакеттеріне кіретін, бұл демеушілерге өздерінің клиенттік іс-шараларын өткізуге арналған кейбір жеке орындарға қолайлы қолжетімділікті алуға мүмкіндік беретін элемент.
Дәмнің демеушілік түрлері мынадай болды:
- Ұялы байланыс
- Азық-түлік дүкендері
- Сусындар компаниялары
- Бөлшек дүкендер мен банктер
- Авиакомпаниялар мен қонақ үйлер
- БАҚ
- Automakers
- Азық-түлік жеткізушілер
- Мейрамханалар
- Фитнес және денсаулық сақтау ұйымдары
- Қалалық саябақ ауданы және қоғамдық көлік
Жергілікті корпоративті демеушілер сіздердің қауымдастығыңыздың оқиғаларын қаржыландыруға қызығушылық таныта алады және осы демеушілерге қандай пакеттер мен акцияларды ұсынуға болатынын ойлаңыз.
Маркетинг / Қоғаммен байланыс
Чикаго дәмі бойынша жұмыс істейтін маркетологтар әйгілі орынға ие, себебі бұл Чикагодағы және басқа жерлерде автоматты түрде медианың назарын аударатын оқиғалардың түрі. Дегенмен де медиа демеушілер Дәміге көмектеседі. Демек, Әкімнің арнайы іс-шаралары дәстүрлі түрде жарнаманы таратуға және оқиғаны насихаттауға тым көп жұмсаудың қажеті жоқ дегенді білдіреді.
Маркетологтар іс-шараның әр саласына арнайы пресс-релиздерді жазумен, оқиға веб-сайтын сақтап, оқиға брошюрін шығарып, оқиғаны насихаттайды. Бұл элементтер жоспарлау мен мазмұнды өзгерткен кезде құжаттау үшін барлық басқа функционалды аймақтармен тығыз жұмыс істеуді талап етеді.
Бастапқыда қауымдық азық-түлік фестивалі «Taste of Chicago» тұқымдары сияқты ірі және танымал іс-шараларға әсер етуі мүмкін. Бірақ қандай баспасөз құралдарын еркін баспасөзге қол жеткізуге және маркетингтік материалдарды веб-сайт, брошюралар мен брошюралар сияқты өңдейтін маркетингтік материалдарды жоспарлауды бастауға болатынын қарастырайық.