Оқиға бюджетінің негіздерін біліңіз

Іс-шараны жоспарлаушы ретінде сіздің клиенттің бюджетінде болу маңызды болып табылады. Және мұны істеу үшін сіз және сіздің клиентіңіз келісетін толық оқиға бюджеті қажет. Іс-шараны жоспарлауға немесе тәжірибелі маманға жаңа болсын, іс-шара бюджетін сақтай отырып, сіз кез-келген клиенттік анықтама үшін ұйымдастырылған және дайын болуға көмектеседі - және бюджеттен шығуға жол бермеуге көмектеседі. Семинар немесе кешкі кеш сияқты негізгі оқиғалар үшін Excel немесе басқа электрондық кесте бағдарламалары пайдалы болуы мүмкін.

Жоғарыдағы төрт санатты тізімдеңіз:

• Элемент
• Жоспарланған шығыстар
• Нақты шығыс
• Егжей

Содан кейін шығын элементтерін санаттаңыз және қадағалаңыз.

Оқиға бюджетін басқару

1. Сайтты жалға алу бағасы. Іс-шараны өзіңіз жоспарлаған кезде және орын сату менеджерімен кездескенде, іс-шара және функционалдық кеңістік, үй шаруашылығы, багажды тасымалдау және оған байланысты шығындар үшін болжанған жалдау ақысын қадағалаңыз.

2. Тамақтану шығындарын бағалау. Бұл барлық тамақ және сусындарды қамтиды, соның ішінде кеңестер мен сыйлықтар - 30% дейін есепке алынады.

3. Құжаттарды тасымалдау ақысы. Бұған автобустар, жаттықтырушылар, оқиғалар мен басқа да шығындар жатады.

4. Декорға арналған шығындар қосыңыз. Көптеген іс-шаралар декорға арналған шығындарды қамтиды, мысалы, орталық бөліктер, гүлдер, шатырларды жалға алу және т.б.

5. Құжатқа арналған ойын-сауық және жабдық төлемдері. Осы санаттағы жалпы шығындарға A / V жабдығы кіреді, бірақ бұл сонымен қатар, спикерлерге құрметті тізімдеу немесе ойыншыларды жалдауға жақсы орын.

1. Баспа шығындарын қорытындылау. Бірнеше кішігірім заттардың ақысы шын мәнінде үлкен шығыстар желісі элементін жасау үшін біріктіріледі. Оларға шақыру, атау белгісі, бағдарлама буклеттері, оқиға белгісі және баннерлер кіреді.

2. Сыйлықтарға арналған сызық элементі. Кездесудің біреуі - қонақтың қолын бос қалдыруға ешқашан жол бермеу. Сонымен, сіз қандай сыйлықтар немесе сыйлықтар берсеңіз, олардың өзіндік бағасын қадағалаңыз; Сіз бұл заттар қаншалықты қымбатқа түсетініне таңданатын боласыз.

1. Қызметтің шығыстарын анықтау. Егер сіздің іс-шараңыз гольф, теннис, сПА, рафтинг, велосипедпен жүру немесе басқа да іс-шараларды қамтыса, сіз бұл алымдардың өзіндік құнын ескеріңіз. Электрондық кестеңіздегі жалпы шығынды қорытындылауды және бұзылуды қарастырыңыз.

2. Басқа шығындарды жіберіңіз. Егер шығыстар жоғарыда көрсетілген санаттардың біріне жатпаса, оларды әртүрлі шығыстардың тізімі ретінде көрсетіңіз.

3. Өзіңізге күтім қорының санатын беріңіз. Оқиға көлеміне немесе күрделілігіне қарай, өзіңізге оқиға бюджетінің 20% -ына дейін қанша ақша бергіңіз келеді. Ең жақсы жоспарлауға қарамастан, шығындар жоспарланған жоспарлардан асып түсетін шығындармен асып түседі. Бұл сізді үнемі бюджетке жұмсаудан сақтайды.

4. Жоспарланған шығындарды қорытындылау. Оқиға бағдарламаңызды құрған кезде, сіз жалпы шығындардың жақсы көрінісі болады. Бұл оқиғаның клиентімен бөлісетін ақпарат, оқиғалар бюджетінен хабардар болуын қамтамасыз ету үшін кейінірек ешқандай тосынсыйлар болмайтындай ақпарат.

5. Нақты шығыстарды қорытындылау. Бұл оқиға аяқталғаннан кейін орын алады. Шот-фактураларды жоғарыда көрсетілген 10 категорияға қосып, нақты бюджетті құжаттаңыз. Егер өте қолайлы болса, нақты бюджетте жинақталған қаражатты жобаланған бюджетке қарағанда анықтаңыз, бұл сіз рөлге әкелетін мәнді көрсетіңіз.