Егер сіз өзіңізді супер ұйымдастырылған деп санасаңыз және сіз оқиғаны жоспарлау кезінде бақылау тізімін қолданып жатсаңызшы, бірақ маңызды бөлшетке бейімделмегендіктен (кешікпей) түсінген жағдайларда кездесіп отырсыз. Сіз қайда қателесіз?
Әрбір оқиғаның сол оқиғаны ескере отырып әзірленген және жеке оқиға сипаттамаларына сәйкес жасалған оқиғаларды жоспарлауға арналған бақылау тізімі қажет. Осылайша, әрбір іс-шараны жоспарлау тексеру тізімі әр түрлі. Дегенмен, сіз кішкентай туған күнді немесе үлкен корпоративтік функцияны жоспарлағаныңызға қарамастан, іс-шараларды жоспарлауға арналған бақылау тізімінде болуы керек бес нәрсе бар.
Оқиғалар туралы келісімшартқа қол қойыңыз
Бұл айқын көрінуі мүмкін, бірақ сіз қол қойып, қол қойылған көшірмелерді қабылдаңыз - сіздің іс-шараңыз үшін қажетті барлық келісімшарттар. Бұл клиентке, орынға, сатушыларға, қонақ үйге, ойын-сауыққа және т.б. іс-шараларды қамтиды. Қатты қол қою - бизнесті жүргізудің жақсы тәсілі, бірақ кез келген жеткізушілерді жалдауды қамтамасыз ете алмайды және клиентпен жұмыс істеуді емес .
Барлық құжаттарды жазыңыз және ешқандай жұмыс жасамаңыз немесе барлық құжаттамаға қол қойылғанша және жеткізілгенше іс-шараңызды жоспарлауға жұмсаңыз. Егер іс-шара қызметтеріне арналған оқиға келісімшартын қажет ететін іс-шараны жоспарлаушы болсаңыз, мұнда басыңыз.
Оқиға күні мен уақытын растаңыз
Сіз бұл оқиғаның жоспарлау кезеңдерінде тізеңіз.
Қандай да бір күнді қате алу мүмкін? Жеткізушілер жиі басқа бизнеске кіреді. Клиенттер оқиғаның күнін және уақытын келісе алады, содан кейін жоспарды өзгерту туралы сізді ескертуді ұмытып кетеді. Іс-шараңызды жоспарлауға кіріспес бұрын, күнді, басталу және аяқталу уақытын екі есе тексеріп, оларды бірдей бетте етіп жазыңыз.
Қосымша көмек алыңыз
Сіздің іс-шараңыздың күнінде қосымша көмек алудың маңыздылығын бағаламаңыз. Әрдайым күтіп-баптауға қажетті нәрсе бар және іс-шараны жоспарлаушылардың көпшілігі оқиғадан туындайтын жағдайларға назар аудару үшін іс-шараны өткізумен айналысуда. Қосымша көмекке тарту - ең маңызды іс-шара, ол жұмыс үшін ең жақсы оқиға қызметкерлерін жалдауға тым кеш болуы мүмкін емес. Оқиға қызметкерін жалдауға қатысты қалдықтарды шешпеңіз. Осы тармақты іс-шара тізіміне енгізіңіз және ең жақсы дайындалған қызметкерлерді іс-шара бюджетіңізге сәйкес келетін тәжірибемен қамтамасыз етіңіз.
Сайтты серуендеу
Ешбір нәрсе сіздің ойыңыздағы нәрсені бірінші қолмен сезінгендей көрінеді. Іс-шараны жоспарлау үрдісінде клиентке және сатушыларға іс-шара алаңының өтуін өткізу маңызды қадам болып табылады.
Бұл мәселелерді көтеру, алаңдаушылық тудыратын мәселелерді шешу және бөлмелерді орнату, декор, тіркеуді орналастыру және іс-шараның жалпы ағыны туралы келісімге келу мүмкіндігін береді. Жиі рет, тіпті егер біз нақты қарым-қатынаста екенімізді ойласақ да, бір нәрсеге қатысты көзқарасымыз біреудің біздің сипаттамамызға негізделген көзқарастардан мүлде басқаша. Жоспарлау кезеңдерінде физикалық кеңістікті серуендеуге мүмкіндік беріңіз, сондықтан оқиға күні тосын оқиғалар болмайды.
Еске салуды кейінге қалдыруды қосыңыз
Ең дұрысы, біреуге біреуді жұмысты орындауды қамтамасыз ету үшін жеткілікті болар еді. Өкінішке орай, нақты жұмыс істейтін әлем бұл жолмен жұмыс істемейді немесе, кем дегенде, іс-шараларды жоспарлау бизнесінде емес. Іс-шараның әртүрлі кезеңдеріне қатысатын көптеген ойыншылар мен басқару үшін көп нәрсе бар, бірдеңе жоғалту оңай.
Осылайша, сізді ұйымдастырып, жоспарланған уақытта сақтау үшін іс-шараларды жоспарлау тексеру тізімін жасаған кезде, белгілі бір жаңалықтарға ескертулерді қосыңыз. Мысалға, егер ұсынылған мәзір туралы идеямен сөйлесіп жатсаңыз, жоспарланған іс-шараны жоспарлауға арналған «Оқытушылармен бірге қадағалаңыз» және «Тағаммен бірге дәм татуды жоспарлау» тізімін оқыңыз. тым көп уақытты растайтын нәрсе.