Көптеген қонақ үйлер конференц-байланыс және конференц-қызметтері мүмкіндіктерін кеңейту үшін Congressplanit.com және sabrehotelrfp.com секілді онлайн-ұсыныстардың ұсыныстарын ұсынатын сайттарға негізделген. Олар сондай-ақ өздерінің Интернеттегі ЖСҚ-ның формаларын әзірледі.
Дегенмен, көптеген жоспарлаушылар өз ұсыныстарын үшінші тараптың іздеу жүйелерімен жіберуді қаламайды. Көптеген жоспарлаушылар өздерінің қонақүйлерге арналған өтініштерін тікелей қонақ үйге және конференц-орталықтарға жіберуді жөн көреді.
Қандай ақпарат қонақ үй нөміріне енгізілген?
Жоспарлаушыларға қонақ үйге арналған ұсыныстар мен басқа оқиғалар үшін өз нысандарын әзірлеуге көмектесетін керемет құрал - бұл Конвенциялардың өнеркәсіптік кеңестен алынған тәжірибе алмасу құралдары.
Қонақ үйді орналастырудың негізгі элементтері төмендегілерді қамтуы керек:
- Сұраушының негізгі байланыс ақпараты (аты, тегі, ұйымы, мекен-жайы, телефоны, электронды поштасы және т.б.)
- Оқиға күндері (кемінде екі түрлі нұсқаны ұсыныңыз)
- Бөлмелі блоктар қажет (қонақ бөлмелерінің күні мен нөмірі)
- Жиналыс бөлмесінің сұраулары (күндер, бөлме өлшемдері, шамалар)
- Тамақ өнімдеріне және сусынға қойылатын талаптар
- Қол жетімділік талаптары
- Жеткізу және қабылдау талаптары
- Басқа да маңызды ақпарат
RFP құралдарының артықшылықтарын пайдалану
Бұдан басқа, Global Business Travel Association (GBTA) өз мүшелеріне іс-шараны жоспарлаушылар ойлануды қалайтын кең ауқымды қонақүй ұсынысымен қамтамасыз етеді.
GBTA қонақ үйі ҰҚЖ-ның элементтері мыналарды қамтиды:
- Қонақ үйге шолу туралы ақпарат
- RFP сұрау салушы туралы ақпарат
- Қонақ бөлмесі туралы шарт
- Қонақ үйдің жалпы жиналыс алаңының көлемі
- Жиналыс бөлмелерінің жалпы саны
- Қонақ үйдегі ең үлкен ойын залы немесе жиналыс залы
- Үлкен ойын бөлмесі немесе жиналыс бөлмесі үшін төбенің биіктігі
- Қонақүйде тұрақты кеңсе бар ма?
- Басқарма қанша адам орналасады?
- Қонақ үйде көрме алаңы бар ма?
- Көрме алаңының көлемі қандай?
- Ауданның конвенциялық орталығына дейінгі қашықтық қандай?
- Конгресс орталық атауы дегеніміз не?
- Азық-түлік пен сусынға салықтың пайызы қандай?
- Банкетке қызмет көрсету пайызы қандай?
- Банкетке қызмет көрсетуге ақы төленеді ме?
- Қонақ үйдегі аудио-визуалды (A / V) қызметтер ұсынылады ма?
- Қонақ үйдегі A / V қызметтеріне жеңілдік ұсынылады ма?
- Қонақ үй клиенттері A / V жеткізушілерін сыртқа шығаруға мүмкіндік береді ме?
- Жиналыс бөлмелерінде сымсыз жоғары жылдамдықтағы интернет бар ма?
- Жиналыс бөлмелерінде бейнеконференция қалай болады?
- Жеке A / V жеткізушілерін пайдалану үшін ақы бар ма?
- Қонақ үйде төлем үшін «корпоративтік» төлем карталарын қабылдаймыз ба?
- Қонақ үйде жиналысқа арналған тарифтер ұсынылады ма?
Сонымен қатар, қонақ үйді сатумен сіз хостинг өткізілетін іс-шараның түрін бөлісу пайдалы болар еді. Бұл сіздің кездесулеріңізге қатысты мақсаттарды түсінуге көмектеседі.
Қонақ үйлермен жұмыс істеу туралы жақсы жаңалық, осындай оқиғаларды бір-біріне қосу кезінде әбден тәжірибелі болуы керек және үлкен сатылым немесе тамақтану менеджері іс-шараны жоспарлаушылардың мақсаттарына жету жолдары туралы қосымша мәліметтермен бөлісе алады.