ЖМ-ның Ана Күнін жоспарлау және орындау кезінде алынған сабақтар
Ерекше іс-шараларды жоспарлаушылар, әсіресе, бейкоммерциялық әлемдегі адамдар - бұл ашық фандрейзинг шараларын ұйымдастыру тамаша идея. Бұл іс-шаралар, мысалы, басқа да қауымдастықтардың фандрайзингтік идеялары сияқты, келесі жылдың шараларын жоспарлау осы жылдың фандрейзинг шарасы аяқталғаннан кейін дереу басталуын талап етеді. Оқиға туралы әңгімелесу және оқиғаның команданың ақыл-парағында әлі де жаңарған кезде жақсылап не жақсартылғанын талқылау маңызды.
Табыстары мен жетілдірулерін талқылау келесі мүмкіндіктерге осы мүмкіндіктерді енгізуге немесе жақсартуға мүмкіндік береді. Осындай белсенді жоспарлау демеушілер үшін құндылықты да арттырады. Және, сөзсіз, барлық сәтті қоғамдастық жыл сайын өсіп, кеңейеді деп үміттенеді.
Мұндай іс-шараларды өткізудің басты мақсатына назар аудару маңызды: ақша жинау. Бұрын қоғамдастықты серуендеген адамдарға арналған іс-шараны жоспарлау үшін, жоспарлаудың ең маңызды уақыттарының бірі, сапар аяқталғаннан кейін жүзеге асады. Қоғамдастықтың қайырымдылық серуенін жоспарлау және орындаудың көптеген аспектілері туралы білу үшін Чикагодағы Y-ME көкіректің обыры ұйымының Ана күні мерекесіне көзге көрінеді.
Y-ME Ана күні сүт бездері обыры жинаушы
Y-ME компаниясы 1979 жылы сүт безі рагымен ауыратын екі адамның негізін қалады. Кеуде емделмейтін сүт безі қатерлі ісігінің мемлекеттік сүт безі қатерлі ісігінің сүт безі қатерлі ісігіне шалдыққан науқастарға арналған бағдарламасымен танымал болды.
Бағдарлама елдегі жалғыз тәуліктік ақысыз байланыс желісі болғандықтан, сүт безі рагымен ауыратындарға толық кеңес берді. Сонымен қатар, ұйым жыл сайын Анна күні аясында жыл сайынғы қайырымдылық серуені ұйымдастырып, олардың бағдарламалары мен қызметтерін қолдады. Артқа 2007 жылы Y-ME 7 миллионнан астам соманы көтеріп, 12 қаланың 43 мыңға жуық адамымен жүрді.
2008 жылға қарай 15 қала қатысты. Өкінішке орай, 2012 жылы Y-ME өз есігін жауып тастады, бірақ оның жыл сайынғы қайырымдылық қорының мұрасы коммерциялық емес іс-шараларды жоспарлаушыларға арналған үлкен оқиға болып табылады.
Y-ME-нің қайырымдылық табысының басым бөлігі ең алдымен ең маңызды мақсаттарды жоспарлауға және қадағалауға ұйымдастырылған тәсілмен байланысты болуы мүмкін. Ұйымның арнайы іс-шараларының бұрынғы директоры Лиз Клуг 2007 жылы өзінің рекордтық жылынан кейін айтқан болатын: «Біз жоспарлау процесінде уақыттың түрлі нүктелеріне жоспарларымыз бар. Осылайша, біз табысты болуға көз жеткізу үшін ең маңызды мәселелерді уақытында алға жылжыту бойынша қадамдар жасаймыз. Мысалы, біз алғаш рет іс-шараны өткізе алатын қалада біз адамдар қайтып оралғысы келетін керемет орын және орын бар екеніне көз жеткізуіміз керек. Жол бойында, біз қандай брошюраларды тастайтынымызға назар аудара аламыз. «Келіңіздер, Klug және Y-ME іс-шараларын жоспарлау командасы осындай табысты шараны қалай ұйымдастырғанын қарастырайық.
Жоспарлау 1-қадам: Сандарды талдау
Қауымдастықты серуендеу немесе осыған ұқсас іс-шараларды өткізу бірнеше түрлі құрамдас мақсаттарды біріктіруді талап етеді, бірақ сайып келгенде, іс-шараны өткізетін қауымдастық немесе қайырымдылық, өз ісіне ақша жинау үшін жасайды.
Сондықтан, келесі іс-шараны жоспарлаудағы алғашқы қадам ағымдағы оқиғалар аяқталғанда орын алады және осы жұмыстың басым бөлігі «сандар» туралы айналады.
«Біз іс-шара аяқталғаннан кейін сандарымызды мұқият қарап шықтық», - деп түсіндіреді Лиз Клуг. «Біз биылғы жылмен салыстырғанда өткен жылмен салыстырғанда қалай салыстырдық. Қатысушылардың тәжірибесін қарадық. Біз демеушілік санаттарын бағаладық. Біз іс-шаралар туралы кез-келген электронды хабарламаға жауап бердік ». Іс-шараны ұйымдастырушылар биылғы шараға қатысушылардың барлығын келесі жылы жалғастыратындығын қамтамасыз ету үшін дереу қадамдар жасайды.
Klug-ақ егжей-тегжейлі мәліметтерге қол жеткізді. Өз бағалауларында ол таратылған футболкалардың көлеміне қатысқан еріктілер санынан бәрін қарап шықты. Ол келесі жылы көп немесе аз қажет болатынын сұрайды.
Уақыт кестесін жоспарлау
Қауымдастықтың қаржы жинау серуін ұйымдастырушылар үшін әр түрлі уақытта қандай қадамдармен айналысу керектігін білу маңызды.
Көптеген коммерциялық емес ұйымдардың қызметкерлері мен еріктілер комитетінің мүшелері іс-шараның жетістікке жетуіне мүмкіндік бермейді. Бірақ жоспарлаушылар бұл шараны қоғамдық күнтізбеде алу үшін қалалық әкімдік пен қоғамдық жұмыстар бөлімімен тығыз байланыста жұмыс істейтініне сенімді болу керек.
Klug былтырғы нөмірді талдағаннан кейінгі алғашқы қадам корпоративтік жалдауға көңіл аударуды көздейді. Егер іс-шара жаңа бағдарлама болмаса, биылғы жылдың аяқталғаннан кейін келесі жылдың оқиғасына корпоративтік қолдауды алу маңызды. «Біз іс-шараларды аяқтағаннан кейін демеушілікті жаңартуға көңіл бөлдік», - дейді Клуг. Сондай-ақ, қауымдастықты серуендеуді ұйымдастыруға қызығушылық танытқан жоспарлаушылар үшін келесі шараларды ұсынады:
- Корпоративтік демеушілерді анықтау
- Жаяу командалық бағдарламалар әзірлеу
- Оқиға әрекеттерін анықтаңыз
- Жаяу жүруді бастаңыз
- Оқиға логистикасын аяқтаңыз
- Оқиғаны өткізіңіз
- «Рахмет» іс-шарасын өткізіңіз
- Кейінгі оқиғаны бағалаңыз және бастаңыз
Сондай-ақ, Y-ME өзінің логистикалық талаптарының көпшілігін өңдеу үшін сыртқы логистикалық компанияны жалдады. Бірақ ең пайдалы бірі онлайн-тіркеу жүйесін енгізді.
Онлайн тіркеу жүйесі жетістік
Y-ME интернетті онлайн тіркеу үшін пайдаланудың маңыздылығы туралы тез үйренді және осы уақыттан бастап Интернеттегі тіркеу және фандрайзинг үшін технологияны пайдалану үшін қатты насихатталды.
Олар 2003-ші жарыс веб-сайты ретінде қызмет ететін онлайн-құрылымдық қатынастарды басқару жүйесін инвестициялады. Бұл жүйе қайырымдылық және басқа да қатысу үшін жекелендірілген шағымдар жасау үшін еріктілердің жеке сайты ретінде қызмет етеді. Ол ақпаратты бірыңғай дерекқорға түсіреді және олардың мүшелерін көтермелеу үшін командалық капитандарға арналған құрал ретінде қызмет етеді.
Қатысушылар 4000-нан 119494-ге дейін өсті. Онлайн төлемдер 5000-нан 19 650-ге дейін өсті. Y-ME командасы бұл $ 2.35 миллионға жетуді мақсат еткен және бонус ретінде бұл технология әкімшілік шығындарды 20 мың долларға қысқартты деп санаған.
Мұндай жүйе сондай-ақ, ұйымның жарыс күнінен тыс құрамдастарын жалғастыруға және жалғастыруға мүмкіндік беретін маңызды байланыс құралы бола алады.
Жарыс күнінің кестесі
Қоғамдық серуендер жиі таңертең жоспарланған. Белгі мен күрделіліктің күрделілігіне қарай, іс-шараға орнату әдетте оқиғадан бір апта бұрын басталуы мүмкін, сондықтан көпшілік серуендеуге дейін бірнеше күн бұрын жүреді.
Y-ME өзінің жыл сайынғы фандрейзингтік іс-шарасын өткізуді жоспарлайтын болған кезде, команда әдетте көшелерді жауып тастаған жерлерді шектеуге тырысады, сол себепті көшелерді жауып тастау секілді белгілі бір операциялық тапсырмаларды орындау үшін ресурстардың көп уақытын қажет етпейді. Олардың серуендеуі әдетте бәсекеге қабілетті емес еді, сондықтан олар бәсекелестікке қабілетті бәсекелес ортаға қажетті талаптарды қарастырмауға көмектеседі.
Жарыстың күнін өткізу кестесі келесідей болды:
- Оқиға жоспарлау тобы келуде (серуенге дейін 2,5 сағат)
- Еріктілерді тіркеу (серуенге дейін 2 сағат бұрын)
- Демеушілік кіру және орнату (серуенге дейін 2 сағат бұрын)
- Тіркеу басталады (серуенге 1,5 сағат бұрын)
- Желіні орнатуды бастау (серуендеуге 30 минут бұрын)
- Салтанатты ашылу (серуендеуге 10 минут бұрын)
- Жарыс басталады
- Негізгі ойын-сауық бағдарламасы басталады (серуен басталған соң 1 сағат)
- Ресми негізгі кезең ескертулері (жаяу жүріп өткен соң, 1,5 сағаттық белгі)
- Бағдарлама ресми түрде аяқталады (жаяу басталғаннан кейін 3 сағат)
- Оқиға үзілістері басталады (ресми түрде аяқталғаннан кейін)
Қауымдастыққа баруды немесе жүгіруді жоспарлауға арналған кеңестер
Қауымдастықты бірінші рет жинап немесе қызықтыратын ұйымдар үшін Klug сәтті іс-шараны қамтамасыз етуге көмектесетін бірнеше ұсыныс ұсынады.
- Ыстық жолдармен, оның ішінде жақсы байланыстырылған волонтерлерден, демеушілерден немесе үлкен командадан бастаңыз. Өлшенетін нәтижелерді анықтаңыз.
- Сіздің қалаңыздағы / орналасқан жеріндегі бәсекелестердің оқиғаларын жақсарту үшін өздерінің озық тәжірибелерін және бағыттарын анықтау.
- Қала әкімшілігімен және саябақ аудандарымен жұмыс істеу үшін қажетті рұқсаттар мен оқиғалар логистикасын талқылау: уақыт, орын, қатысушылардың саны. Осы кездесулерге дайын болғаныңызды тексеріңіз.
- Бюджетті түсініп, жаңа шығындар үшін 25-30% операциялық шығыстарды сақтаңыз. Кейбір қайырымдылықтар жалпы шығындардың 15-20% -ына жетеді.
- Сіздің іс-шараңыздың 100% операциялық шығыстарын сіңіру үшін қауіпсіз демеушілер .