Осы карталарды қызметкерлерге беру, олар бизнес атынан белгілі бір операцияларды жасай алатынын және кейіннен барлық ақшалай түсімдерді айдың соңында бас қаржы менеджеріне жіберетіндігін білдіреді. Компания ретінде әрбір қызметкерге ақшалай аванстар берудің орнына, корпоративтік несие карталары ең жақсы нұсқа болып табылады, өйткені сіз ақшаны беру қиындықтарына араласпаңыз.
Дегенмен, корпоративтік карталарды шығармас бұрын, сақтық шараларын қолдану қажет. Осындай болмаса, кейбір қызметкерлердің бизнес қорларын дұрыс пайдаланбау мүмкіндігі бар. Корпоративтік несие карталары өз қолында болған кезде рұқсатсыз сатып алу тәуекелдері артады және ешқандай қорғау шаралары жоқ. Бұл тәуекелді бақылау үшін төмендегі саясат көмектеседі:
«Бастау», «Болжауды орнату»
Карточкаларды шығарған кезде, карточканы пайдалану кезінде олардан күтілетін барлық қызметкерлерді белгілеу және хабардар ету ұсынылады. Карточка ұстаушының жауапкершілігін, карточкалар пайдаланылатын шығындардың түрін және әрбір шығыс үшін ұсынылатын құжаттардың түрін анық көрсететін саясатты жасауыңыз керек.
Бұл карточка ұстаушы картаны қалай пайдаланатындығын шектеу үшін әрбір компанияның орнына қойылуы керек кілттердің бірі. Бұлай істемей, сіздің бизнесіңіз ұзақ уақыт бойы бизнесті жүргізудің өзіндік құнын арттыратын бюджеттен шықпаған қосымша шығындарға душар болады.
Картаның ережелері дұрыс анықталғанына көз жеткізіңіз
Өздеріңіз білетіндей, қызметкерлердің көпшілігінде оқу мәдениеті жоқ. Бұл дегеніміз, егер сіз қызметкерлерді корпоративті карталарды карточкалық пайдалануға қалай және қалай күтуге болатындығын ескермей, ережелерді заңды түрде басып шығару арқылы ғана шығарсаңыз, онда олардың көпшілігі картаны оқусыз пайдалануы мүмкін дегенді білдіреді. ережелер.
Жоғарыда келтірілген сценарийден аулақ болу үшін, қызметкерлермен кездесуді ұйымдастыру және оларды саясат арқылы өткізу жақсы. Осыдан кейін, олар саясатты жазбаша түрде түсіну үшін жақсы болар еді. Бұл дегеніміз, егер қызметкер саясаттың ережелеріне қайшы келсе, тиісті шаралар қабылдау қажет.
Шығындарды қажет етіңіз
Кейде қызметкерлердің көпшілігі ережелерге қайшы келеді және саясатта айтылғандардан көп жұмсайды. Бұл сіздің ойыңызда, іскерлік несие карталарын пайдалану бойынша жақын қойындыларды сақтауға болады. Бас қаржыгер кез келген бөлімшеге басшылықты хабарлауы керек, олар қызметкерлерге осы бөлімдегі карточкамен бақылау жүргізуге жауапты болады.
Бұл қызметкерлердің карточкаларды дұрыс пайдаланбауын азайтады. Қызметкер карточкалық шығындарды қадағалаудың біреуі екенін білсе, олар саясатта айтылмаған кез-келген рұқсат етілмеген сатып алулардан қорқады.
Қорғау шараларын орындаңыз
Ақша - бұл экономикалық ресурс, демек ол өте аз. Бұл дегеніміз, қызметкер карточканы пайдалану артықшылықтарын теріс пайдаланған кезде, ауыртпалық дереу оларды компанияға аударады. Осыны ескере отырып, әр картаға жұмсалатын шығындарды қоюға болады.
Басқарушылық лауазымдарда төменгі қатардағы адамдармен салыстырғанда жоғары лимиттер болуы мүмкін. Бұл шара рұқсат етілмеген мәмілелер жасау тәуекелін азайтуға арналған. Шекті шығындар жиынтығы ешқашан асып түспеуі керек және саясатта көрсетілуі керек. Егер кез-келген қызметкер лимиттен асып кетсе, қосымша сома олардың жалақысынан және айыппұлдан алынады.
Әрқашан жылдық шолу жасаңыз
Компанияның несиелік карточкалық бағдарламасы жыл сайын қаралуы тиіс. Себебі, кейбір қызметкерлер бір бөлімнен екіншісіне ауысып кетуі мүмкін және әр бөлімше арнайы шығыстар лимиті болғандықтан, бағдарламаны жыл сайынғы шолу жасау қажет.
Сонымен қатар, басқарма басшылары әрбір қызметкердің жауапкершілігіне қарай жаңа шығындар лимитін шығаруға мүмкіндік береді. Егер қызметкер корпоративтік несие картасын қажет етпейтін бөлімшеде жұмыс істесе, онда ол бағдарламадан шығарылуы мүмкін.
Follow Ups арқылы тиімділікті арттыру
Компанияңыздың құрамына кірмейтін немесе карточка ұстаушының емес, сіздің компанияңыздың атынан жасалған мәмілелер туралы ақпараттар жасауға және оларды айдың соңына дейін беруге болатыны жақсы. Бұл тағайындалған тұлғаның негізгі мақсаты карточкаларды пайдалану туралы уақтылы түсіндірмелер мен мәлімдемелер жасамаған қызметкерлердің атауын көрсету болады.
Бұл карточкалық саясатқа қайсысы жұмыс жасайтындарын қадағалап отырудың оңай жолы. Белгілі бір уақыт өткеннен кейін, сіз карточкаларды уақытша немесе тіпті тұрақты түрде алып тастау арқылы әрдайым саясатқа қарсы шығатын тұрақты карточка ұстаушыларға қамшы бола аласыз.
Шешімдерді бағалаңыз
Есіңізде болсын, корпоративтік карточканы шығарған қызметкер компания үшін пайдалы болатын кейбір элементтерде ғана пайдаланылуы керек және төтенше жағдайларда ғана жеке заттарды сатып алуға пайдаланылмауы керек. Осылайша, әр қызметкер әр айдың соңында картада қолданатын барлық шығындарды қадағалаудың қажеттілігі бар.
Егер бір немесе бірнеше қызметкер карточканы жеке заттарға қолданса, төтенше жағдайдың бар-жоқтығын анықтау үшін мұқият бағалау қажет. Егер бұл төтенше жағдай болмаса, карточка ұстаушысына қатысты тәртіптік шаралар қабылдануы тиіс. Керісінше, егер төтенше жағдайларға байланысты болса, онда ұсталған шығындар карта ұстаушысының жалақысынан олардың қандай да бір тәртіптік шара қолданбай, шегерілуі тиіс.
Тәуекелді бөліңіз
Корпоративтік картаңыздың саясаты, қызметкердің барлық кредиттік карталардың қалдықтары үшін өздерінің жеке тәуекелдеріне жеке жауапты болуын қамтамасыз етуі керек. Мұндай саясат жүргізілген жағдайда, компания тек бекітілген шығыстар мөлшеріне сәйкес жекелеген карточка ұстаушыларға қаражаттарды қайтару қажет.
Бұл компания мен қызметкерлер арасындағы тәуекелдікті бөлісу дегеніміз. Бұл карточкамен жеке заттарын сатып алуға бейім қызметкерлермен жұмыс істеудің жақсы тәсілі, себебі олар тек бекітілген шығындармен сәйкес келетін соманы ғана береді.