Таңдауды жасау кезінде ескерілетін айнымалылар бар. Бұған сіздің іс-шараңыздың мақсаты, сіз жұмыс істеп жатқан бюджет, сырттай жалдаудың себебі және жұмысқа қолжетімді үміткерлер кіреді және бақытымызға сәйкес, компаниялардың ең жақсы оқиғалар жоспарын жасаушы немесе продюссерге олардың компаниялық іс-шараларын жасауға көмектеседі.
Келесі компанияңызға келесі оқиғалар үшін оқиғаларды жоспарлаушы қажет немесе жоқтығын анықтауға көмектесу үшін келесі нұсқаулықты пайдаланыңыз, және егер жасасаңыз, жұмысқа ең жақсы кандидатты қалай таңдау керек.
Оқиғаның мақсаты мен Оқиға жоспарлаушысына қажеттілігін анықтаңыз
Көптеген адамдар сыртқы оқиғаларды жоспарлаушы немесе сатушы іс-шараның бюджетін анықтау арқылы басталады деп ойлайды, бірақ шындық мынада, сіз неге іс-шараны бірінші орынға қойғыңыз келетінін анықтау керек. Іс-шараны жоспарлауға көмектесетін сыртқы немесе ішкі ресурсқа бармас бұрын, оқиғаның маңызды мақсаттарын ортақтастыруға дайын болғыңыз келеді. Кімге, қайда, қайда, қашан, неге және қаншалықты кейінірек түзетулер жасайтынына көп уақыт кететіні туралы сұрақтарыңызға жауап беріңіз.
Сіз өз мақсаттарыңызды анықтағаннан кейін, сіздің іс-шараңызда қандай тақырыпты және хабарды жеткізгіңіз келетіні туралы бірнеше нақты идея пайда болады, бірақ ең бастысы, сізге қандай әрекеттер мен қызметтерді өңдеуге арналған сыртқы ресурс қажет екенін анықтау керек Сіздің атыңыздан.
Сіз жоспарлаушы үшін қандай бюджетті анықтағыңыз келеді және олар орынды таңдауға, мәзірді құруға және тамақ және сусындарға арналған нұсқауларға, көздер спикерлеріне және ойын-сауықтарға қатысты ұсыныстарды жасауға көмектесетін болса, күнделікті өндіріс қажеттіліктеріне арналған, және / немесе шақыру және қонақ тізім сияқты маңызды байланыс құжаттарын жасауға көмектеседі.
Егер сіз өзіңіздің іс-шараңызды жоспарласаңыз және әлі де осы қажеттіліктердің біреуін қанағаттандырмайтын болсаңыз, осы тапсырмаларды және жауапкершілікті басқару үшін оқиға жоспарлаушысын жалдауға мүмкіндігіңіз бар.
Қажетті оқиға жоспарлаушысын табу үшін Жергілікті көздерді пайдаланыңыз
Көптеген адамдар, ауызша сөздер, олардың мерейтойлық кеші үшін мерекелік іс-шараны жоспарлаушыға, таңертеңгілік іскерлік кездесуге, демалыс күндеріне немесе басқа да іс-шараға жалдаудың ең жақсы тәсілі деп санайды және бұл, әрине, көмектеседі, бұл ең тиімді тәсіл емес.
Егер сіз өз ісіңіз үшін ең жақсы оқиғаларды жоспарлаушыны табуға тырысып жатсаңыз, тәжірибелі тәжірибелі адамға және іс-шара жоспарлаушылар қауымдастығында күшті беделге ие адамды зерттеу керек . Ауыз сөзі жаңа клиенттерді іздеуге ниет білдірген жоспарлаушыны оңай сатуға мүмкіндік береді, бірақ беделі өте тиімді.
Әлеуметтік оқиға немесе корпоративтік жиналысқа қарамастан, іс-шараны жоспарлаушы немесе азық-түлік өнімдерін сатып алу ережелері өзгеріссіз қалады: сіз өзіңіздің іс-шараңыздың түрін жасауда тәжірибесі бар біреуді жалдағыңыз келеді.
Профессионалды мүшелік топтарының басшыларын талқылаңыз немесе «Meeting Professionals International» ұлттық немесе жергілікті бөлімімен, Халықаралық арнайы іс-шаралар қоғамымен, қоғамдық тамақтандыруды басқарушылардың Ұлттық қауымдастығымен танысыңыз.
Сондай-ақ, өз өнеркәсібінде мақалаларды кім жариялайтыны да маңызды.
Егер сіз белгілі бір нарықта қызметтерді немесе сараптаманы жүргізудің беделін білгіңіз келсе, жергілікті конгрестің және келушілердің бюросымен танысыңыз, себебі іс-шараны жоспарлаушы көптеген белсенді мүшелері болып табылады және олар жергілікті сауда палатасымен қарым-қатынаста болады; көздерден сарапшылардың тағы бір тәсілі - конгрестің сатылым бөліміне хабарласу - олар сенетін адамдармен бөліседі.
Өтініш берушілермен сұхбаттасу және оқиға қажеттіліктерін талқылау
Іс-шараны жоспарлаушылардың көбісі өзіңіздің жеке оқиғаларыңыз туралы естуді қалайды, бірақ алдымен қысқаша мәліметтермен қамтамасыз етеді және сұхбаттардың бастапқы раундында сараптамаға біраз көбірек назар аударады, сол кезде кандидаттардың санын азайту керек ең күшті үш үміткер.
Әрбір іс-шараны жоспарлаушыдан немесе олардың фирмасынан өз бизнесі туралы, өткен оқиғалармен тәжірибе және күтпеген жағдайларды қалай жоспарлауы, өтініш берушінің реакциясына мұқият назар аудару және кез-келген басқа сұрақтарға жауап беруі керек. Сіздің компанияңыз үшін, оқиға немесе оның мақсаттары.
Жақсы жоспарлаушылар сіздің іс-шараңыздың жалпы мақсаттары, уақыт шкаласы, бюджет, қонақ саны және жеке таңдаулар туралы білу үшін талқылау арқылы жүреді. Жақсы жоспарлаушылар сіздің ұйымыңыз туралы сұрақ қояды және сіздің мақсаттарыңыз бен нақты оқиғаларыңыз туралы біледі - бұл белгілерді іздеңіз, қалған бөліктерден ерекшеленетін үміткерлерді іздеңіз.
Әңгімелесулердің бірінші раунды кезінде, әсіресе сіздің бағдарламаңыз қала сыртында болмаса, кез-келген адамды кездестіру әрдайым мүмкін емес болса да, бұл оқиға мен компания үшін дұрыс жоспарлаушыны немесе продюсерді таңдауда маңызды қадам болуы мүмкін.
Бетпе-бет кездесулері жоспарлаушының тәжірибесінен тыс тәжірибе алуды немесе компанияңыздың осы компанияны құруға көмектесетін тобымен қарым-қатынасын сезінуін қамтамасыз етеді - сіз тек осы оқиғаны жасауға көмектесетін үміткерді таңдағыңыз келеді, сапалы іс-шараларды өткізу, сонымен қатар сіздің командаңызбен бірге келетін адам.
Бөлектеу параметрлерін азайту және таңдау жасау
Өзіңіздің ішек бейнебетіңізге, достарыңыздың кеңесіне, әріптестеріңізге және әріптестеріңізге немесе жеке кездесуге баруыңыз жеткіліксіз - бұл сіздің оқиға, және сіздің атыңыз бен беделіңіз онымен байланысты болады - сіз сіздің кандидаттарыңыздың сілтемелерін де тексеріңіз. Кандидаттардың бұрын жұмыс істеген клиенттерінің атауларын сұраңыз, сонымен қатар, ол жоспарланбаған оқиғаларды табу үшін әрбір планшының тарихын оқып шығыңыз - ол белгілі бір клиентпен бірге бірнеше оқиғаға тап болғанын білуі мүмкін. Өзіңіздің резюмеңізді жасаңыз.
Сіз өз кандидатураңызды сіздің компанияңызбен жақсы игергенін тексергеннен кейін, осы саладағы тәжірибені көрсетіп, сізбен бірге шығарғыңыз келген оқиғаны өте жақсы түсінеді, таңдауыңызды тарылтып, тыңдауға уақыт келді оның оқиғаға қатысты өзінің идеялары. Сіздің мақсаттарыңыз бен идеяларыңыздың негізінде, жақсы іс-шараны жоспарлаушы сізді тақырыпқа қол жеткізуге көмектесетін жоспармен бірге ұсынады, егер бұл жеке кешкі және кешкі адамдарға арналған кешкі болса, жоспарлаушы сізге көптеген идеялармен келуі керек бағдарламаңыз туралы мәліметтер.
Осы сәтте іс-шараны жоспарлаушы сізге өзіңіздің бюджетіңізді қабылдаған және оның құндылығын екі есе арттырғандай сезінетін идеялар ұсынуы керек. Сіз өзіңіздің іс-әрекеттеріңізге көзқараспен қарайтын болсаңыз керек.
Оқиға жоспарлаушысына сіздің бюджетіңізді салыстыру
Сіздің іс-шараларыңыздың мақсаттарына сүйене отырып, сіздің бағдарламаңыздың әр түрлі элементтеріне қаншалықты қомақты болатынын жалпы түсінік қалыптастыруға болады, ол сіз қабылдаған оқиғалардың түріне және оның құрамына қарай өзгереді. Іс-шараны алғаш рет ұйымдастыратын көптеген адамдар сыра бюджетіне шампан іс-шарасын жоспарлауды қалайтын тұзаққа түседі, сондықтан көптеген адамдар көмек үшін өз іс-шараларын жоспарлаушыға жүгінеді.
Мінсіз үміткер қандай бюджетті ұсынып, оны сиқырлыққа айналдырады, бірақ бұл идеялар бағаға түседі және сіз жоспарлаушыдан оның барлық шығыстарын және осы төлемдерді қалай ашатыны туралы потенциалды көздерден сұрастыруыңыз маңызды жалпы бюджет- іс-шара жоспарына енгізілетін болады және жоспарланған компаниядан жоспарлаушыға немесе оқиға компаниясына қарай өзгереді.
Іс-шараңыздың сипатына қарай сізден оқиға жоспарлаушыға , ұсынылған оқиғалар мен қызметтерге депозиттер, құжаттарды ресімдеу және келісімшарттар ұсыну қажет. Бұл бизнесті жүргізудің толық қолайлы тәсілі, бірақ бұл жерде ең жақсы кеңес кәсіби кеңес алу және ешқашан өзіңіздің заң кеңесіңізбен қаралмаған келісімшартқа қол қою емес, әсіресе жеке тұлғалармен қарым-қатынас жасамауы мүмкін. ірі фирманың ресурстары.
Тасымалдаушыңызбен бірге болыңыз және отқа және риирге дайындалыңыз
Іс-шараны жоспарлаумен байланысты ең жаман оқиғалар, әдетте, жетіспеушіліктің нәтижесі болып табылады. Іс-шараны жоспарлау логистиканы тиімді үйлестіруді талап етеді және оларды үшінші жақтың тұлғасына жіберуді талап ететін іс-шараны жоспарлаушы сіздің компанияңыздың іс-шараның мақсаттары мен міндеттеріне толығымен жауапты болмайтынын ескіруі мүмкін.
Осы себепті сіз жалдау бойынша менеджер ретінде жоспарлаушы немесе продюсермен тығыз байланыста жұмыс істеуге тиіссеңіз, өндірістің әрбір элементі өз орнын толтырмастан өшіреді - орындарды және жабдықтаушылар әр шартта төлемдерді қамтамасыз ету үшін іс-шараға дайын сатушыға дейін және кейін. Іс-шараны жоспарлаушылардың көпшілігі уәде етілген қызметтерді жеткізбейді; бұл жай логистиканың расталғанына көз жеткізу керек.
Егер бәрі жоспарланғандай болса, сізде сәтті іс-шара және келешекке арналған керемет оқиғалар жоспарлаушы ресурсы болады, бірақ егер жоспарлау процесі жазбаша түрде келісілген қызметтер үшін тегіс жұмыс істемесе, онда жобаның жоспарлаушыға ыңғайлы.
Төзімділік пен материалдық-техникалық қамтамасыз ету және кез-келген әлеуетті түсініспеушіліктер арқылы жұмыс істеу ақылға қонымды болғанымен, сіз өзіңіз қалаған қызметтерді ала алмасаңыз, онда сізде маңызды пікірталастарға дайын болуыңыз керек. Егер сізге қажет болса, жаман жоспарлаушыны өртеуге дайын болыңыз және кез-келген уақытта резервтік нұсқа бар.