Негізгі мәліметтерді жасау
Кез-келген іскерлік жоба секілді сізде бар барлық ақпаратты ұйымдастыру және ең өзекті мәселелерді анықтау қажет.
Өткізу орны немесе сөйлеуші жалдауды бастамас бұрын, оқиға туралы негізгі параметрлерді білуіңіз керек. Тазаланатын ерекшеліктердің көп болғанша, егжей-тегжейлі ақпарат пен шығындарды үшінші тараппен айту мүмкін емес. Мұнда сыртқы жеткізушілерге хабарласпас бұрын анықтайтын негізгі мәліметтер берілген.
Күні
Барлығы сіздің арнайы іс-шараңыздың күніне айналады. Ең дұрысы, сіз үш мүмкіндігі бар күнді есте сақтап қалғыңыз келуі үшін, тақтайшадағы қолжетімділікті және бағаны салыстыра аласыз. Аптаның әр түрлі күндерін максималды икемділікке енгізуге тырысыңыз.
Уақыт шеңберінде
Бір сағаттық айырмашылық тіпті сіздің жоспарлауға әсер етуі мүмкін, сондықтан сіз алдын ала болжанған уақыт шеңберлері туралы нақты ақпарат алуыңыз керек. Мысалы, таңғы сағат 10-дан бастап таңертеңгі сағат 8-нен бастап таңғы ас бюджетін бөлуге болмайды.
Қатысу сандары
Бұл өнімді келіссөздер үшін жиі тым кең бағаланады. Қатысу туралы болжамдарыңызбен шындықты алайық . Алдымен кімнің шақыратындығын және электронды кестеге біріктіретінін талқылаңыз. Қатысу және бюджет тікелей байланыстырылған, сондықтан сіз ойлайтын адамдардың саны туралы ойламаңыз.
Үзіліс сеанстары
Сіз түскі асты өткізіп жатсаңыз, банкеттік бөлменің біреуіне ғана қажет болуы мүмкін, бірақ кең ауқымды конференция қосымша саңылау бөлмелерін және көрме алаңын қажет етуі мүмкін. Қажетті кеңістікті анықтағанша, сіз тағы да шығындарды өлшей алмайсыз. Конференциялар үшін ең жақсы тәсіл - бұл сіздің алғашқы кездесуіңізде моральдық бағытты жоспарлау. Ойлармен бөлісу және оларды қағазға біріктіру келесі жоспарлау шешімдері арқылы сізге көмектеседі.
Бюджеттен және шығыстардан
Өткізу орны мен қоғамдық тамақтану шығындарын білместен бұрын бюджетте жұмыс істеу тиімді болмауы мүмкін, бірақ бұл жолмен жұмыс істеу сізге сатушының барлық ұсыныстарды өлшеуге мүмкіндік береді. Кіріс көздеріңізден бастаңыз. Сабаққа қатысу үшін қанша ақша керек? Сіз шығындарды өтеуге көмектесу үшін демеушілерді шақырасыз ба? Қатысушыларға қатысуға не төлейді? Кірістер түптің түбінде сіздің бюджетіңізді бекітеді, сондықтан оларды алдымен қорғауға болады.
Маркетинг
Кіріс көздеріңізді анықтаған соң, келесі қадам маркетинг жоспарын баяндау болып табылады. Кіріс генераторларына жетудің және оларды ең жақсы жолмен алудың қандай тәсілі бар? Мүмкін сізде жұмыс беруші немесе мүшелік қауымдастық ретінде әлеуетті қатысушылардың тізімі бар. Бұл, анық, пайдалы болар еді, бірақ демеушілер мен экспоненттер туралы не деуге болады?
Егер сіз 20-дан астам қатысушыларды тартуды жоспарласаңыз, сіз оларға қол жеткізе аласыз. Мақсатты маркетингтік науқандар ақшаға жұмсалады, бұл сіздің кірістеріңізді қысқартады.
Көлік және тұрғын үй
Жергілікті конференцияны өткізу әдетте көлікпен байланысты кез-келген алаңдаушылықты болдырмайды. Дегенмен, сөйлеушілерге, экспонаттарға және арнайы қонақтарға арналған тұрғын үйді қайта қарау қажет. Кейбір қонақ үй кешкі кеңесте жеткілікті мөлшерде тапсырыс берсеңіз, жиналыс кеңістігінде жеңілдіктер ұсынады. Жалғыз өмір сүрудің қажеттілігін алдын-ала білу арқылы бұл мәселені шешудің бірден-бір жолы. Қатысушыларыңыз туралы деректеріңізді қайталаңыз және өзіңіздің аймағыңыздан қонақтардың қаншалықты көп болғанын көрсетіңіз.
Енді барлық бұл, бәлкім, алдымен көптеген ақпарат сияқты естіледі, бұл бар. Бірақ, бұл жоспарлау процесінде қалған барлық нәрселерге әсер ететін мәліметтер.
Алдымен сіз сайтқа кірулер мен мәзірді жоспарлау сияқты «қызықты» тапсырмаларға тартыласыз. Есіңізде болсын, олардың уақыты келеді. Дегенмен, қазіргі таңда ең жақсы шешім қабылдауға мүмкіндік беретін фактілерге назар аударыңыз.