Алдын ала ескерту болуы керек. Қызметкерлерге W-2 формаларын жібермес бұрын және осы формаларды Әлеуметтік қамсыздандыру басқармасымен ( W-3 жіберілім формасымен бірге) жіберместен бұрын проблемаларды болдырмау үшін осы жалпы қателерді қарап шығыңыз.
W-2 формаларын кешіктіру
2016 салық жылынан бастап, W-2 формаларының (және 1099 нысандары) өтінім беру мерзімі 31 қаңтарға дейін ауыстырылды. Сондықтан 2017 жылғы W-2 формаларының қызметкерлері Әлеуметтік қорғау басқармасына 31 қаңтардан кешіктірмей тапсырылуы тиіс. , 2018 ж.
Кешіктірмей беру үшін айыппұлдар бар. W-2 және 1099 формаларының жаңа мерзімдері туралы қосымша ақпарат алыңыз .
W-2 формасының дұрыс емес әдісін қолдану
W-2 формасын табысқа салық салынатын жыл үшін пайдаланыңыз, бірақ сіз нысанды толтырған жылы емес. Мысалы, 2015 жылы қызметкерлердің жалақысы үшін 2016 W-2 нысанын пайдаланыңыз ; бұл нысан қызметкерлерге беріледі және 2017 жылы Әлеуметтік қорғау басқармасына тапсырылады.
Өтініш беру мерзімін жоқ. Сіз қызметкерлерге W-2 формаларын қаңтар айының соңынан кешіктірмей беруіңіз керек және сіз осы пішіндерді ақпанның соңынан кешіктірмей Әлеуметтік қорғау басқармасына тапсыруыңыз керек. Мерзімдер күнтізбеге күн келгенде, жыл сайын өзгереді. Мерзімі демалыс немесе мереке күндері болса, күн келесі жұмыс күніне ауыстырылады. Ағымдағы жылдағы еңбекақы төлеудің жылдық мерзімін анықтаудың нақты мерзімдері .
Бекітілген W-2 формасын пайдаланбаңыз
W-2 пішімін жүктеп алмайсыз, оны көшіруге және қолдануға болмайды.
А-да қызыл түсті - арнайы сия. Бекіту формаларын офис жеткізуші компаниядан, IRS-дан немесе бағдарламалық жасақтама компаниясынан алуға тура келеді. W-2 нысандарын қайда алуға болатындығы туралы қосымша ақпарат алыңыз.
Әлеуметтік қамсыздандыруды тоқтатудың сәтсіздігі
Əлеуметтік қамсыздандыруды əлеуметтік сақтандыруды əр жыл сайын ең көп салық салынатын жалақы бойынша тоқтату керек.
(Бұл өмір сүру құнын көрсету үшін көп жылдар бойы ең көп өзгереді.) Бұл W-2 қателігі емес, бірақ бұл жалпыға ортақ болып табылады және қызметкерге арналған Әлеуметтік қамсыздандырудың еңбек ақысын есепке алмайды. Бұдан кейін қызметкерге асып кетуді қайтаруыңыз керек және W-2 және 941 формасын түзетіп, артықшылықты көрсететін кез-келген тоқсан үшін тоқсан сайынғы жалақы және салық есебін беруіңіз керек. Мысалы, егер қызметкер қыркүйекте Әлеуметтік қамсыздандыруды ұстау үшін барынша қол жеткізсе, сіз 941-ші жылдың үшінші тоқсанына өзгеруіңіз керек.
W-2 нысандарын IRS-ге жіберу
Әлеуметтік қамсыздандырудың нысандары қаңтар айының соңына дейін қызметкерлерге берілуі тиіс және ақпанның соңына дейін Әлеуметтік қорғау басқармасына берілуі керек және барлық W-2-нің барлық ақпаратын жинақтайтын W-3 жіберілім формасы.
Электрондық флагманы емес, IRS бас тартудан бас тарту
250 немесе одан да көп W-2 формаларын тапсыратын жұмыс берушілер электрондық файлды қаламаған жағдайда бас тартуға тиіс. W-2 нысандарын электронды түрде беруден бас тарту туралы толығырақ оқыңыз (PDF).
Бұл W-2 формасындағы жалпы қателерді түзету
W-2 нысандары бойынша ең көп кездесетін формалар қателері мыналарды қамтиды:
- Ондық және центтің сомаға қосылмауы
- Қара сияны пайдаланбау (жазбаларды тым ашық етіп жазу)
- Жазбаларды тым үлкен немесе тым кішкентай жасау. IRS Сізге 12 pt пайдалануды ұсынады. W-2s басып шығаруға арналған курьерлік типті қаріп.
- Қызметкердің есімін пішімдеу. Қызметкердің аты-жөні және бірінші әріптері бірінші қорапта жүреді, қызметкердің тегі екінші қорапта жүреді, ал үшінші жәшігі («Jr.» сияқты) үшінші қорапта жүреді.
Қаржылық бағдарламалық қамсыздандыруды пайдалану W-2 форматтарындағы көптеген қателерді болдырмауға көмектеседі, әсіресе қателерді қалыптастырады және Әлеуметтік қамтамасыз етуге ең жоғары жалақы мөлшеріне жеткен кезде бағдарламалық жасақтама сізге ескертуге болады. Осы мақаланы 2012 жылы Розмари Пейвлердің, Бизнес Қаржы жөніндегі нұсқаудың, еңбекақы төлеу функцияларын қамтитын бағдарламаларға аудару бойынша бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз етуді қараңыз .
W-2 формасын қалай түзетуге болады
Әр жылдың қаңтар айының соңына дейін (алдыңғы күнтізбелік жыл үшін) әр қызметкерге W-2 формасын ұсынуыңыз қажет, бірақ сіз осы пішіндерді ақпан айының соңына дейін Әлеуметтік қамсыздандыру басқармасына (SSA) тапсырудың қажеті жоқ. Бұл кешіктіру қателерді түзету үшін уақытты береді.
Егер сіз SSA-мен берілгенге дейін қатені түзете алсаңыз, түзетуді жасап, түзетілген пішінді жіберіңіз.
Егер Сіз SSA-ға тіркелгеннен кейін қатені тапсаңыз, түзетілген W-3c формасы бар W-2-ні жіберуіңіз керек).
Әлеуметтік қорғау басқармасына жібергеннен кейін W-2 формасына түзетулер енгізу туралы қосымша мәліметтерді оқыңыз .