Ұйым - табысты конференцияның кілті
Конференцияны жоспарлау іс-шараны жоспарлаудың басқа түрлерінен ерекшеленеді және қосымша қадамдардан тұрады.
Конференциялар, әдетте, бір жылға немесе одан да көп уақытқа жоспарланған ауқымды іс-шараларға айналады. Іс тізіміңізге орынды таңдау, қонақ үй нөмірлерін брондау, интернетте тіркелуді орнату, спикерлерді қамтамасыз ету, қонақжайлылық люкстерін орналастыру, көрме залын орналастыру, жиналыстарды жоспарлау, тамақ және сусындарды өңдеу және басқалары болуы мүмкін. Кез келген табысты конференц-жоспарлаушыға қажет қадамдарды картаға түсіретін жақсы ұйымдастырылған конференциялық жоспарлауды дайындау.
Келесі қадамдар кез-келген конференцияны жоспарлауға арналған жоспар ретінде қызмет ететін конференцияны жоспарлау жөніндегі нұсқаулықты дайындауға көмектеседі. Сіз жоспарлаған оқиғаның негізінде және басшылықты жақын ұстап, нұсқаулықты теңшеңіз және өзгертіңіз. Жақсы дайындалған және қолданған кезде, ол жақында сіздің ең маңызды конференциялық жоспарлау құралы болады.
Негіздерден бастаңыз
Конференцияны жоспарлау жөніндегі нұсқаулықтың бірінші бөлімі конференцияға қатысты негіздерді қамтуы тиіс:
- Оқиға күні мен уақыты
- Оқиға орны (егер белгілі болса)
- Іс-шараның мақсаты
Баламалы күндер немесе қатысушылардың саны сияқты басқа белгілі элементтерді қосыңыз.
Жоспар дегеніміз не?
Конференцияның әртүрлі элементтерін жоспарлауға кіріспес бұрын, сіз әртүрлі элементтердің қай жерде екенін және сіздің іс-шараңыздың жалпы схемасына сәйкес келетінін білуіңіз керек.
Сонымен, қалам мен платаны алыңыз немесе компьютердің алдында отырыңыз және ақылға қонымды барлық нәрселерді жазып алыңыз. Маңыздылығы немесе кез-келген хронологиялық ретпен тізімдерді тізімдеу туралы алаңдамаңыз. Бұл кейінірек келеді. Дәл қазір сіз өзіңіздің тізіміңізге өте ұзақ және қарапайым нұсқасын жасай аласыз, ол жоспарлау процесінде әр түрлі жеке компоненттерге бөлінеді.
Бұл бөлім төмендегілердің кез-келгенін тізімдей алады:
- Өткізу орны
- Қонақүйді таңдау
- Жиналыс кеңістігі
- Қонақжайлық люкстер
- Конференция көрме залы мен стендтер
- Ашылу рәсімі
- Спикер / қатысушыларды тіркеу
- Қатысушыны тіркеу
- Жол жүру тәртібі
- Қатысушы белгілер
- Іс-шаралар бағдарламасы
- Тамақ және сусын
- Аудио-визуалды
- Штатты кадрлармен қамтамасыз ету
Осы тізімді құрастыру үшін қосымша уақыт бөліңіз, сонда сіз ештеңеге қарамай, әрі қарай жалғастырасыз және одан кейінгі кез келген нәрсені қосасыз. Жоғарыда айтылған жауапкершіліктің көптеген бағыттарынан бас тартпаңыз; мұнда әрбір нәрсенің тиімділігін жоспарлауға және басқаруға мүмкіндік беретін барлық нәрсені ойластыру керек.
Өткізу орны таңдаңыз
Конференция қалай өткізілетінін анықтағаннан кейін және іс-шараның жалпы көлемін түсіну үшін, келесі қадам орынды таңдау керек.
Конференцияның көлеміне қарай сіз конференц-залдан конференц-залдарға, банкет залдарына және қонақ үй бөлмелеріне дейін барлық конференциялық қажеттіліктеріңіз үшін бір орынды таңдай аласыз. Конференция бір жерде орналасқандықтан, тым үлкен болса, қонақүйлерге немесе қонақүйлерге жақын жерде орналасқан орынды іздеңіз, сонда конференцияға қатысушылардың бір конференциядан басқа іс-шараға өтуіне жол бермеу керек.
Қатысушыларды тіркеу туралы ойланыңыз
Конференцияға қатысушылар қалай тіркеледі? Тіркеу растамасын қалай алады? Атау тегтері қалай құрылады және конференцияда таратылады? Конференция жоспарлау жөніндегі нұсқаулық осы сұрақтардың барлығына жауаптарды қамтиды және конференцияға қатысуды тіркеуден кейін жаңартылуы керек.
Егер іс-шара қалың жұрттың назарын аударса, он-лайн конференцияға тіркелу жүйесі - бұл тәсіл.
Жүйе төлемдерді өңдей алады, тіркеуді жүргізеді және басқа да тиісті ақпаратты ұйымдастырады және есептерді қалыптастыруға көмектеседі.
Экспоненттер мен конференциялар көрме залдары
Көрме алаңдары - бұл конференцияларда жалпыға бірдей мүмкіндік, демеушілер мен өнім берушілерге өз өнімдерін және қызметтерін кеңейту үшін кеңістікті жалға беру мүмкіндігін береді. Бұл, сонымен қатар, экспонаттың тиімділігі жоғары және жақсы қабылданатын болса, конференцияға қатысушыларға табыс әкелуге мүмкіндік береді. Конференцияның көлеміне байланысты экспоненттерді және көрме залын басқаруға қосымша уақытты және ресурстарды қажет етеді, осылайша тиісті түрде жоспарлау қажет.
Жоғарыда айтылғандай, онлайн-конференцияларды тіркеу жүйелері тіркеуді бақылаудың ең жақсы әдісі болып табылады, егер сіз көптеген қатысушыларды күтіп отырсаңыз, онда қатысушыларды тіркеу жүйесін қатысушыларды тіркеуді қарастырыңыз. Қатысушыларға сондай-ақ мыналар қажет:
- Қатысушы таңбалары
- Конференц-залы көрме номерлері бар көрме залы көрсетілген
- Көрме стендіне арналған нұсқаулықтар орнатылып, жыртылды
- Көрме стендтері
- Жалға қойылған көрмелер мен қызметтерді көрсетуге көмектесу үшін сатылатын жердегі сатушылардың тізімі
Конференция жоспарлаушысы ретінде экспозициялық залда орналасқан материалдардың қауіпсіздігін қамтамасыз ету үшін қауіпсіздікті жалдауға жауапты боласыз.
Конференция туралы мәліметтерді жоспарлаңыз
Конференция өткізу орны мен қатысушыларды тіркеу секілді кейбір үлкен жауапкершіліктермен конференцияның ерекшеліктерін жоспарлауға назар аударуға болады. Кез-келген сипаттағы оқиғаны жоспарлау жағдайында болғанындай, ұйымға егжей-тегжейлі көңіл бөлінгендей, ұйым да маңызды.
Енді конференцияларды жоспарлау процесінің басында жинаған істердің ұзақ тізімін шығаратын уақыт. Тізімге қарап, соңғы тапсырмаларды және жауапкершілікті көрсету үшін қажет болғанда өзгерістер мен толықтыруларды енгізіңіз. Бұдан әрі бұл элементтерді хронологиялық тәртіпте орналастырыңыз, бұл алдын-ала аяқталуы немесе аяқталуы керек элементтерден басталады. Мысалға:
- Қонақ үй нөмірлерінің кітабы
- Резервтік зал залы
- Онлайн-конференцияны тіркеу жүйелерін зерттеу
- Конференцияның маркетинг жоспарын жоспарлау
Басынан бастаңыз және сол жерден барыңыз. Келісімшартқа қол қоюға және алуға болатындығына сенімді болу үшін, әрдайым дайын болуы керек. Конференция күні жақын болғандықтан, әрекет элементтеріңізде қысқа мерзімді тапсырмалар болады:
- Түс сұлбасын және декорды таңдаңыз
- Гүлден жасалған шараларды жасаңыз
- Мәзірді таңдаңыз
- Спикерлер мен VIP-лерді әуежайға тасымалдауды ұйымдастыру
Конференцияны жоспарлауға арналған нұсқаулықты қаншалықты кішкентай болса да жоспарлауға кіретін барлық нәрселерге арналған нұсқаулық ретінде қарастырыңыз. Бұл нұсқаулық тез ұйымдастырылған және жоспарланған уақытта ғана емес, сонымен қатар нервтерді үлкен күннің келуіне қарай тыныштандыратын және бірдеңені ұмытып кеткеніңізге күмән келтіретін баға жетпес құрал болады.