Конференцияны жоспарлаудың шындық екендігі, тәжірибе алмай тұрып, маңызды мәселелерді қарастырып жатқанда, сіз кішкене егжей-тегжейлі ойлауды көп уақытты жоғалтуыңыз мүмкін.
Алғашқы таймерлер үшін процесті жеңілдету үшін әрбір нақты тақырып бойынша сізді егжей-тегжейлі шолу жолдарымен байланыстыра отырып, ең маңызды қадамдарды айқындадық. Нәтиже - бұл сіздермен тығыз үлгіден бастауға көмектесетін конференция жоспарлау жөніндегі нұсқаулық.
1-қадам: Конференцияның көрінісін жасаңыз
Әрбір оқиға көрініспен басталады, бірақ сіз шығындарды өлшеу және жоспарланған шешімдерді қабылдау үшін өз көзқарасыңызды сөздер мен сандарға айналдыруыңыз керек. Біріншіден, сізге кім, не, қашан, қайда және неге негіздерден бастау керек.
Толығырақ: Оқиғаны жоспарлау 101: Негізгі мәліметтерді жасау
2-қадам: Бизнес-жоспар құру
Егер сіздің конференцияңызды гранттар немесе ұйым қаржыландырмаса, сіз өзіңіздің ақшаңыздың қайда және қайда қолданылатындығын көрсетуіңіз керек. Осы теңдеудің бірінші бөлігі, кіріс жоспарлау үдерісінде ерте есептелуі керек.
Енді конференцияға баға қою үшін сіз өзіңіздің қатысушыларды не ұсынатындығыңызды білуіңіз керек. Сіздің маршрутыңыз бен спикерлеріңіз потенциалды тіркеушілер үшін сату факторы болады.
3-қадам: Мекендер мен қызметтерді салыстыру
Конференцияның қашан өткізілетіні және сіз қанша адам қатысқысы келетіні жайлы нақты түсінікке ие болғаннан кейін сіз тиісті орын үшін дүкенге кіре аласыз.
Өткізу орны таңдауыңыз сіздің қоғамдық тамақтандыру және аудио / визуалды шығындарыңызды да анықтайтынын есте сақтаңыз. Себебі көптеген конференц-орталықтар мен қонақ үйлер қонақ үйлері кез-келген іс-шараға өздерінің ішкі қызметтерін пайдалануды талап етеді.
Көптеген конференциялар аймақтың сыртына шыққан қонақтар үшін біршама түнде тұру керек. Бұл қажеттілік сіздің шешіміңіздің шешіміне фактордың тағы бір жиынтығын жасайды.
Ары қарай оқу:
4-қадам: Тіркеушілерді жұмысқа қабылдау және басқару
Тіпті ең танымал конференциялар үйдегі әрбір орынды толтыруға арналған іс-шараны тиімді өткізу керек. Қатысу - бұл оқиғаның табыстылығының ең маңызды факторы. Сабаққа қатысудың жақсы көрсеткіштері табыс пен демеушілік мүмкіндігін береді. Сіз тіркелген адамдардың көпшілігі жарнамаға және қатысуға арналған кеңестерге көбірек талап жасайды. Ұзақ әңгіме қысқа, егер сіз қаптай салу мүмкін болса, онда қалған барлық жерде әлдеқайда жеңіл болады.
Тіркеуді қиындатып, оқиға сіздің өлшеміңізге қарай өседі. Бұл онлайн тіркеу жүйесі нөмірді қадағалауға, төлемдерді өңдеуге және деректерді ұйымдастыруға көмектеседі.
Ары қарай оқу:
5-қадам: Жергілікті деректерді жоспарлау
Соңында, конференцияның бизнес-элементтерін ұйымдастырғаннан және іске асырғаннан кейін сіз жердегі бөлшектер туралы ойлануға кірісе аласыз. Бұл конференцияға қатысушылардың конгресті қалай өткізетінін, әрбір бөлмедегі жалпы орналасуды және тамақ пен сусындарды бөлуді қамтиды. Бұл іс-шараларды жоспарлаумен байланыстыратын конференцияны жоспарлау бөлігі. Барлық мәліметтерді үйлестірудің ең жақсы жолы - сіздің қонақтарыңыздың бағдарлары бойынша жүру. Олар туындағанға дейін проблемаларды шешу үшін олар күнделікті әрбір нүктесінде ойланып, әрекет ететінін көріңіз.
Ары қарай оқу:
- Танымал ғарыш алаңының жоспары
- Тиімді тіркеу кестесіне арналған идеялар
- Конференциялар ағындарын басқарудың симуляциялық стратегиялары
6-қадам: Көрмені басқару бойынша кеңестер
Конференцияларда әдетте көрме алаңы немесе конгресс алаңы бар, онда демеушілер мен өнім берушілер өздерінің өнімдерін насихаттау үшін кеңістікті жалға алады.
Егер бәрін жақсы ұйымдастырсаңыз, бұл сіздің конференцияңыз үшін өте пайдалы мүмкіндік болуы мүмкін. Көрменің аумағы уақыт пен ресурстардың маңызды міндеттемесін қажет ететінін ескеріңіз, сондықтан осы форматқа дейін бірнеше сатушылардың қажеттіліктерін басқаруға дайын екеніңізді тексеріңіз.
Ары қарай оқу: