Бұл іс жүзінде конференция алдында конференция.
Жиі кездесулерді жоспарламайтын адамдар үшін алдын-ала кездесу кездесуде ыңғайсыз немесе ыңғайсыз болып көрінуі мүмкін, себебі ол жаңа оқиғалар немесе тілдерді қамтуы мүмкін, мысалы «оқиғалар резюмесі» немесе «банкет оқиғасы тәртібі».
Іс-шараны жоспарлаушылар алдын-ала дайындалудан не күтеді?
Pre-con - іс-шара немесе бағдарламаны өткізу жоспарланған іс-шара сатушылары мен жабдықтаушылармен өткізілетін кездесу. Ол әдеттегі іс-шарадан бір-екі күн бұрын өткізіледі және оқиға болған күні жүріп-тұрудан ерекшеленеді.
Кейбір адамдар алдын-ала кездесулерді үлкен конференциялар, конгрестер, конгрестер мен ынталандыру бағдарламаларын жоспарлаумен байланыстыруы мүмкін. Дегенмен, семинарларға және басқа да арнайы іс-шараларға алдын-ала кездесу өткізуге болады.
Кездесу алдындағы кездесуде не күтілу керек
Жоспар алдындағы кездесу кездесуді жоспарлаушыға осы бағдарламаға арналған барлық түпкілікті логистиканы бағдарламаға қатысушы жеткізушілермен басқару командасымен қарау мүмкіндігін береді.
Әдетте, алдын-ала кездесу жиналыс өткізілетін орын конференц-қызметтерінің менеджері арқылы келісіледі және жоспарланады. Ол іс-шараға қатысатын әртүрлі салалардағы менеджерлерді оқиғаға өздерінің нақты рөлін логистикаға қарауға шақырады.
Кездесуге немесе іс-шараны жоспарлаушыға қатысатын барлық адамдармен қарым-қатынас орнатуға тамаша уақыт.
Алдын ала келісу кезінде іс-шараны жоспарлаушыға іс-шараны өткізу туралы маңызды ақпаратты қоса алғанда, іс-шарадағы негізгі хабарламалар мен маңызды VIP-лер туралы ақпаратты қоса алғанда, оқиғалардың негізгі мақсаттарын айқындауға болады.
Конференцияның алдын-ала шарасы іс-шараны қайта қараудың дұрыс уақыты
Оқиғадағы резюме оқиға сипаттамалары ретінде де белгілі. Ол бағдарлама немесе оқиға туралы барлық ақпаратты, оның ішінде бағдарламаның өзі туралы мәліметтерді қамтиды. Бұл тармақтарға мыналар жатады: күндер, уақыттар, контактілер, қатысушы профильдері, шұғыл байланыстар, тамақ және сусындар, тасымалдау, тасымалдау ақпараты, есеп-шот, аудио-визуалдық және басқа да арнайы қажеттіліктер.
Әрбір бөлім бастығы оқиғаны түсінуді , оның ішінде тиісті мәліметтерді және олардың типтік операциялық рәсімдерін қарап шығады. Сондай-ақ, олар оқиға туралы келісімшарт туралы және банкет алдындағы тапсырмалар бойынша алдын-ала ақпараттар туралы өздерінің түсініктерін қарайды.
Кездесулер мен іс-шараларды жоспарлаушылар осы уақыт ішінде іс-шараның сипаттамаларына қатысты толық сұрақтарды сұрастыруды ұмытпауы керек, мысалы, штаттық деңгейлер және негізгі байланыстардың барлық облыстардан нақты оқиғалар кезінде. Алдын-ала талқылаудың негізгі элементтері мыналарды шолуды қамтуы мүмкін:
- Тамақ өнімдеріне және сусынға қойылатын талаптар
- Қонақ бөлмелерінің тізімі (қажет болса)
- Конференция және сауда көрмесінің талаптары
- Жиналыс бөлмесі және сауда алаңы талаптары (қабат жоспарлары)
- Электрлік және телекоммуникация сияқты техникалық талаптар
- Жапсырма орналастыру туралы толық ақпарат
Бұл кез келген соңғы минуттық өзгерістерді жасаудың тамаша уақыты. Олар әрдайым ұнауы мүмкін болса да, көптеген жеткізушілер мен жеткізушілер ақылға қонымды (және негізсіз) өзгерістерді күтеді. Әрине, егер алдын-ала орнату аяқталу уақытында жоспарланған болса, бәрі бірқалыпты жұмыс істейтініне көз жеткізу үшін, ерте бөлмедегі тексеруді өткізуді қарастырыңыз.