Кездесуге шынымен қажет болса, шешім қабылдаңыз
Біріншіден, жиналысты жоспарлау шынымен қажет деп шешіңіз.
Көп жағдайларда ресми кездесуді ақпарат алмасудың немесе тақырыпты талқылаудың ең жақсы тәсілі деп санаймыз. Бірақ сіздің жаңалықтарды электронды пошта арқылы немесе конференциялық қоңыраулар арқылы жеткізуге немесе сіздің кеңсеңіздегі бірнеше адаммен 15 минут ішінде жиналған кезде, ресми кездесуді өткізіп жіберіңіз.
Тек сонда ғана болуы керек адамдарды шақыр
Кездесуге шақырылдыңыз деп ойладым - жарты жолда - сен неге бардың? Адамдардың жиналысқа оларды келмеуі керек екеніне шақыру арқылы уақытты жұмсамаңыз. Бұл тиімді кездесу болмайды. Бюджеттік сұрақтарға жауап беру үшін жиналысқа біреу қатысуы керек пе? Содан кейін бір адамға осы тапсырма үшін жауап беретін бухгалтерлік есептен шақырыңыз.
Кездесуде талқыланған мәселелер туралы әріптес немесе кеңесшінің хабардар болуы қажет болса, оларды нақты кездесуге шақыруға тура келмейді. Кездесу қорытындысын дайындап, кейін оларға жіберіңіз. Олар уақыт үнемдеушілерді бағалайды және сендер бұл ақпараттың жазбаша түрде жазылғандығына көз жеткізесіздер - пікірталастар туралы толығымен хабардар етіледі.
Жиналыс еске салуларын жіберіңіз
Өмір толы және күнтізбелер тез жоспарланған іс-шаралармен қояды. Кездесуден екі күн бұрын кездесу кездесуін еске сал. Бұл, егер олар бағдарламаға қатысатын болар еді деп жауап берсе, сондай-ақ жоспарлар өзгерген болса және негізгі қатысушылар жоспарланған кездесу уақытын жасай алмайтын болса, уақытты алдын ала білуге мүмкіндік береді.
Күн тәртібі бар
Тиімді кездесулерді жоспарлау үшін алдымен талқыланатын нәрсені жоспарлау керек. Кездесудің мақсаты қандай? Сіз не істейсіз? Жиналыстың күн тәртібін алдын-ала жасап, оны қатысушыларға таратыңыз. Басталу уақытын көрсетіңіз және талқыланатын тақырыптардың қысқаша тізімін қосыңыз. Өзіңіздің кездесуіңізді ұзын, толықтай күн тәртібімен бұрмаңыз. Белгілі бір аймақта есеп беру үшін жауапкершілік алатын кез келген тұлғалармен атаңыз.
Болжам туралы ашық болыңыз
Алғаш рет кездесу туралы хабарлама жібергенде, оның мақсаты мен үміттері туралы анық болыңыз. Жиналыс презентация айналасында айналады ма, ал қатысушылар ескертулерді дайындауға дайын болулары керек пе? Немесе бұл қатысушылардың идеяларымен және ұсыныстары бар деп күтілуде ми шабуыл отырысы ма?
Кейбір корпоративтік мәдениеттерде қызметкерлер тек тыңдауға, содан кейін олардың жұмыс кеңістігіне қайта оралуға жиналады. Басқа компанияларда қызметкерлер еркін қатысады. Бүгінгі бірлескен жұмыс орындарында өзара әрекеттесу және идеялармен алмасу кездесулерде ғана қабылданбайды; бұл жиі кездесулердің мақсаты болып табылады.
Уақытынан бастаңыз
Егер сіз әдетте уақытында кездесулерге қатысатын адам болсаңыз, онда сіз нақты жиналыстар 15 минут бойы жүрмегенде, адамдар қаншалықты өкінішті екенін түсінесіз.
Әрине, бұл кездесулер ешқашан өз уақытында басталмайтынын біледі, сондықтан барлық адамдар кешікіле бастайды. Кездесуді басқарыңыз. Басталған сәтте дереу іске қосыңыз. Есікті жап. Бұл жанкештілер өздерінің кешіктірілу туралы хабарын тез ала алады және бұл қатені тек бір рет жасаған жөн.
Қысқа және қарапайым етіп сақтаңыз
Көптеген жағдайларда - 30 минут немесе тіпті 45 минут болған кезде кездесулердің көпшілігі бір сағатқа жоспарланған. Тым көп уақыт бөлінгенде, әдеттегі нәтиже уақыттың жоғалуы болып табылады. Жиналыс аяқталғаннан кейін немесе күн тәртібіндегі мәселе бойынша ұзақ уақыт өткізген адамдар. Кездесулерді қысқаша және нүктеге дейін сақтаңыз.
Тақырыпта болу
Күн тәртібі бірден сіздің жиналыстарыңызды тиімді орындамайды. Күн тәртібіне қойып, талқылауды тангенттерге аударудан сақтаңыз.
Кез-келген тақырыпқа қатысты сұрақтарға жауап беріңіз, бұл басқа кездесуге арналған тақырып, ол жеке-жеке немесе сол сияқты болады. Кездесудің мақсаты басқа кездесуге артқы орынды алып келген кездесудің ешқайсысын ұнатпайды.
Конференц бөлмесінен тыс шағын кездесулерге барыңыз
Сол таныс үстелде жиналған бірдей таныс мәжіліс бөлмесінде отыру - бұл таныс. Қызметкерлерді өзара әрекеттесуді, шығармашылық ойлауды және жан-жақты талқылауды ынталандыру үшін, кездесуді стандартты конференц-залдан тыс жерде өткізуді қарастырыңыз.
Өткізу орны мен ауа-райының рұқсат етілсе, сырттай отырыста кездесуді қарастырыңыз. Үлкен конференц-кесте мен бұрылыс креслолардың орнына жиһаздар мен кішігірім үстелдер бар жалпы аумақта жинап көріңіз.
Әртүрлі тәсілдерден қорықпаңыз
Егер кездесуге көзқарас жұмыс істемесе, курсқа ауысудан қорықпа. Мысалға, ми шабуыл сеансы өте аз сұхбатпен тыныш бөлмеде болса, бағытты өзгертіңіз. Икемді болыңыз және жалпы жиналыстың қалай жүріп жатқанына назар аударыңыз.
Технологияны қолданыңыз
Қатысушыларды тарту үшін технологияны пайдалануды жоспарлау. Бүгінгі цифрлы әлемде көптеген адамдар естіген сөздерді қолдайтын графикалық немесе бейнелерді көреді. Кездесуді жоспарлау кезінде осы ой-пікірге үндеу жасаңыз және аудиовизуалды біріктіріңіз.
Үлкен экрандар мен Smart Board ұсыныстары өзара әрекеттесуге талпындыратын компьютерлер стандартты ұзын PowerPoint презентацияларынан құптайды.
Жиналыс қорытындысын жіберіңіз
Кездесуден кейін бір күн ішінде талқыланған нәрселер туралы қысқаша түйіндейіз. Қатысушыларға, жиналысқа қатыса алмағандарға және хабардар болу керек адамдарға электрондық пошта арқылы тарату. Сондай-ақ, әрбір элемент үшін кім жауап беретінін және мерзімі аяқталатын күнді көрсететін кез келген әрекет элементтерін қосыңыз.