Егер сіздің бизнесіңізде есеп беру жоспары болса, белгілі бір бизнес шығындарын өтеу қызметкерге салық салынбайды. Егер сіздің бизнесіңізді өтеу жоспары есеп беру жоспары үшін IRS талаптарына сәйкес келмесе, бұл өтемақылар қызметкерге салық салынады және федералды табыс салығы мен жалақы бойынша салықтарды осы төлемдер бойынша ұстау керек.
Бұдан басқа, сіз жұмыс беруші ретінде осы төлемдерді қызметкердің W -2 формасында хабарлауы керек .
Есепке алу жоспарларында қызметкерлерге арналған түрлі шығындардың орнын толтыру көзделуі мүмкін, оның ішінде:
- Қызметкерлерге арналған тамақтану және ойын-сауық,
- Құралдар мен жабдықтарды сатып алу , және
- Қызметкердің үй кеңсесінің шығындары.
Сондай-ақ есеп беру жоспары қызметкерлерге артық өтемақыларды (рұқсат етілген сомадан артық) жұмыс берушіге қайтаруды талап ететін рәсімді қамтуы керек. Егер жұмыс беруші есептік жоспарды орнатып, сақтап қалса, қызметкердің іссапар шығыстары салық салынатын табыс ретінде қарастырылмайды.
Рұқсат етілген жоспар талаптары
IRS-тің «есеп беру жоспары» ретінде қарастырылуы үшін сіздің келісіміңіз келесідей БАРЛЫҚТЫ қамтуы керек:
- Шығыстар бизнеспен байланысты болуы тиіс; яғни қызметкер ретінде қызмет көрсету кезінде төленуі немесе шығуы тиіс.
- Қызметкер ақылға қонымды уақыт ішінде осы шығыстар бойынша жұмыс берушіге тиісті түрде есеп беруі тиіс . Қызметкерлерден шығындар бойынша күні, уақыты, орны, көлемі және іскерлік мақсатын қоса алғанда, осы шығыстар туралы толық ақпарат беруін талап етуіңіз керек.
- Қызметкерден жағдайларға байланысты, ақылға қонымды және белгілі бір мерзім ішінде шамадан тыс өтеуді қайтаруды талап етуіңіз керек
Егер осы талаптардың үшеуі де орындалмаса, онда жоспар IRS-мен есептелмейтін болады және қызметкерге өзіңіздің бизнесіңіздің кез-келген шығындары төленеді.
Өте көп өтеу
Өте көп өтемақы - рұқсат етілген сомалардан үлкен өтемақы. Егер қызметкер ақылға қонымды мерзімдерде шамадан тыс өтеуді қайтармаса, бұл артық сомалар қызметкерге салық салынады. Ең жиі қолданылатын жағдай - сапарға барар алдында қызметкерге аванс беруге болатын жағдай, ал сапар кезінде оның шығындары бұрынғы сомадан аз.
Артық төлемдерді қайтару үшін ақылға сыйымды уақыт кезеңі IRS тарапынан анықталады, мысалы:
- Алдын-ала аванс шығыс уақыттан кейін 30 күн ішінде алынады
- Қызметкер төлеген немесе болғаннан кейін 60 күн ішінде шығыстардың барабар есебін береді.
- Қызметкер төленген немесе туындағаннан кейін 120 күн ішінде кез-келген артық өтеуді қайтарады.
- Қызметкерге өтелмеген аванстарды қайтару туралы немесе талапты есепке алуды талап ететін мәлімдеме (кемінде тоқсан сайын) беріледі және қызметкер өтініш алғаннан кейін 120 күн ішінде жауап береді.
IRS-ке есеп беру жоспары
Жоқ, IRS-ге жазбаша жоспар ұсынуға ешқандай қажеттілік жоқ. Бірақ сіз өзіңіздің қызметкерлеріңізге шығындарды өтеуге арналған талаптарды анықтағаныңызды дәлелдей аласыз. IRS-ті көрсету үшін жазбаша түрде бірдеңе қажет болады, сіз есеп берудің қандай жоспары бар екенін және сіздің бизнесіңізді талаптарға жауап беретінін түсінесіз.
Біріншіден, осы талаптарды жазбаша түрде, қызметкердің саясаты мен процедураларының нұсқаулығының бір бөлігі ретінде қою керек .
Екіншіден, сіз қызметкерлермен барлық транзакцияларды шығындардың орнын толтыру үшін құжаттап, есептік жоспардың барлық талаптары сақталғанын көрсету үшін құжаттарды сақтауға міндеттісіз.
Жоспарға әсер ету және бизнес салығы
Бұл шығыстар есеп беру жоспары шеңберінде жасалмайды ма, бұл сіздің шығындарды салықтық декларацияға қайтару мүмкіндігіңізге тікелей әсер етпейді. Бірақ бұл шығындар бизнеспен байланысты екенін дәлелдеу үшін әлі де жеткілікті құжаттаманы беруіңіз керек.
Жол шығынын өтеу үшін, мысалы, сіз өзіңіздің бизнес-салықтық декларацияңыздың тиісті желісіне шығыстарды шегеруге болады. Мысалы, тамақтану және ойын-сауық шығыстары үшін C кестесінің 24- жолын қолданыңыз (жеке кәсіпкерлер немесе бірмезгілдік ЖШС үшін.)