Ауыр оқиғаға жол бермеу үшін негізгі іс-шараларды жоспарлау
Бірақ оқиғаларды жоспарлау туралы сөз болғанда, құзыретті оқиға жөніндегі менеджер әр нәрсенің шабуылға және жоспарлауға мүмкіндіктері бар әлеуетті тану арқылы әрдайым Мерфи заңын жеңілдетуге ұмтылатын болады.
Оқиға менеджері ретінде, сіздің клиенттің арнайы іс-шарасы адамның мүмкіндігінше біртекті емес және аз соққымен жұмыс істейтініне көз жеткізу сіздің жауапкершілігіңіз.
Нақты әлемде әр мүмкіндікті жабуға болмайды, бірақ кем дегенде маңызды оқиғаларды жоспарлау қателерін білу керек, әрбір оқиға менеджерден аулақ болу керек.
Алдын ала ескертілген ақпарат алдын-ала ескертілді, сондықтан келесі жоспарланған іс-шараға жол бермейтін апатқа жол бермеуге көмектесетін бес маңызды кеңесті қарастырайық.
- Жаман қарым-қатынас - бұл тәжірибесіз оқиға жоспарын жасаушылардың ең көп тараған қателігі және бәрінен де аулақ болу керек. Жаман байланыс (мысалы, коммуникациядағы немесе коммуникациядағыдай) апатты зақымдауы мүмкін. Жаман әңгіме көбінесе егжей-тегжейлі назар аударудың нәтижесі болып табылады, әсіресе оқиға туралы бақылау тізіміне қатысты. Ішкі оқиғалар тобымен және жеткізушілермен тиімді қарым-қатынас жасау өте маңызды. Сіз әрқайсысы микроманажға ие болғыңыз келмегенімен, сіз өзіңізден не күтілетінін білетін және тағайындалған уақыт кестесін сақтай алатындығын кімге және қашан орындауға болатындығын білуіңіз керек.
- Жағымсыз немесе күтпеген жағдайларды жоспарлау - сіздің оқиғаға дейін жететін күндер мен сағаттарда кем дегенде кейбір нәрселер дұрыс болмайтыны жақсы. Нашар болса да, сіздің ерекше оқиғаларыңыз кезінде кейбір нәрселер нашарлай түседі. Бұл қалыпты және күткен нәрсе. Кәсіби іс-шараларды жоспарлаушы болашаққа үміттенеді, не істей алатындығын анықтайды және жақсы күтпеген жағдай жоспары бар. Мысалға, сіздің тіркеу жүйеңіз оқиғалар күні бұзылған жағдайда не істеу керек? Азық-түліктерді қояр болсаңыз, қосымша адамдар пайда болады. Егер баяндамашыңыз сөйлейтін болса немесе келмесе, не істеу керек? Егер осы жағдайлардың бірі орын алса, сіз оны жеңе аласыз ба? Басқаша айтқанда, B жоспарыңыз бар ма?
- Тасымалдаудың жеткіліксіздігі - делегаттар мен баяндамашыларға сіздің іс-шараңызға және оның нәтижесіне сәйкес келу үшін ұйымдастырылған тасымалдаудың жеткілікті екендігіне сенімдісіз бе? Оқиғаңызды өткізетін аптаның ішінде және оқиға күні барлық тасымалдау талаптарына сәйкес келетіндігін тексеріңіз. Сізге күтпеген жағдайлар туралы ойлау қажет. Сіз оқиғаңыздың таңертең көлік құралы бұзылса не болады? Сізде қол жетімді баламалы көлік бар ма?
- Ашық белгілердің жоқтығы - Келесі презентацияның қайда өткізілетіні туралы шатастырғаннан гөрі арнайы оқиғаның қатысушылары үшін ешнәрсе де көңілі қалмайды. Оны оқуға және түсінуге болатын тиісті белгілерді көрсететіндігіңізден аулақ болыңыз. Қауіп-қатерді жоғалтқандарға және бағыт-бағдарларды үнемі сұрастырғаннан гөрі бортқа шығып, тым көп шегелерге бару керек.
- Қызметкерлердің жеткіліксіздігі - сіздің арнайы іс-шараңыздың күнінде сіз көптеген қатысушыларды қызықтыратын шығарсыз. Делегаттардың сұрақтарына немесе мәселелеріне қатысты бір-екі адамға сенудің қателігін жасамаңыз. Сізге жақсы қатысушылардың бар екеніне көз жеткізіңіз және, ең алдымен, іс-шараларды жоспарлау командасы мен жеткізушілер ұсынған қызметкерлердің арасында сіз өзіңіздің іс-шараңызды жеткілікті түрде қамтамасыз етіңіз.
Тұтас және табысты оқиғаларды қамтамасыз ету үшін дұрыс емес нәрселер туралы ойлау мен жоспарлаудан басқа, үздік саясат әрдайым тексеруді және тексеруді екі рет тексеру болып табылады.