Негізгі офис функцияларынан басқа, әкімшілік көмекші және жауапты хатшы есептерді жазу немесе дайындау, кездесулерді ұйымдастыру және жоспарлау, олардың маңыздылығын анықтау үшін кіретін хабарламаларды қарау, басқарма отырыстарына арналған күн тәртібін дайындау, сапар туралы келісімдер жасау, жиналыс хаттамаларын жасау, зерттеу, хат-хабар дайындау, кіші деңгейдегі офис қызметкерлерін бақылау және дайындау.
Бұл рөлдер тәжірибенің әртүрлі деңгейлерін талап ете алады және осыған ұқсас жұмыс атауының кез келгеніне ие болуы мүмкін:
- Бастапқы деңгейдегі әкімшілік көмекшісі
- Әкімшілік Көмекші
- Әкімшілік көмекшісі
- Атқарушы хатшы
- Атқарушы хатшы
- Офис-менеджер
- Бас офис менеджері
Ескерту: Заңды және медициналық көмекші лауазымдар мүлдем өзгеше және олар өздері жұмыс істейтін мамандық бойынша арнайы оқытуды талап етеді.
Әкімшілік көмекшілер мен атқарушы хатшылар арасындағы айырмашылық
Атқарушы хатшылардың жəне əкімшілік көмекшілердің рөлі едəуір сəйкестігі бар жəне рөлдердегі айырмашылық ұйымға əр түрлі болуы мүмкін. Кейбір жағдайларда атқарушы хатшы кездесуді жоспарлау, саяхаттарды жоспарлау, жазбаша хат-хабарларды және тіпті бухгалтерлік есеп жүргізу сияқты менеджерлерге немесе басшыларға әкімшілік міндеттерге көбірек көңіл бөледі. Әкімшілік ассистент бизнеске қатысты көптеген тапсырмаларды шешуге және кейбір қуаттылықтарда басшылық рөлін көбірек алуға, жиналыстарға немесе конференцияларға арналған күн тәртібін құруға, бюджетті басқаруға және сатушы шоттарын өңдеуге бағыттауы мүмкін.
Әкімшілік ассистенттер бизнес-операцияларды басқару маңызды болған жағдайларда кейбір жағдайларда мамандандырылған білім алуға мұқтаж болуы мүмкін.
Негізгі жұмыс дағдылары
Екі жауапты хатшы да, әкімшілік көмекшілер де ролде маңызды рөл атқаратын жұмыс дағдыларының негізгі жиынтығына ие. Оларға айрықша ұйымдық дағдылар, тамаша жазбаша және ауызша қарым-қатынас қабілеттері, сондай-ақ егжей-тегжей мен кәсібилікке мұқият назар аударылады.
Олар Microsoft Word, Excel және PowerPoint сияқты бағдарламалық жасақтама құралдарын, сондай-ақ QuickBooks сияқты бухгалтерлік құралдарды қоса офистік автоматтандыру құралдарымен техникалық біліктілікті иеленуге тиіс.
Әкімшілік көмекшісі немесе шағын кеңседегі жауапты хатшы
Кішкентай кеңседе әкімшілік көмекшінің немесе атқарушы хатшының міндеттері әдетте әртүрлі кеңсе қызметкерлерімен жүзеге асырылады. Кейбір жұмыстарды іс жүзінде компанияның басшылары жүзеге асыруы мүмкін, ал әкімшілік көмекшісі немесе атқарушы хатшы рөлі кіші ұйымда қажет болған жағдайда әртүрлі жауапкершіліктерді қамтуы мүмкін.
Әкімшілік көмекшісі немесе Орташа кеңсесінде Атқарушы хатшы
Компанияның мөлшері артып келе жатқандықтан, өте ұйымдастырылған және көптеген тапсырмаларды орындай алатын адамға деген қажеттілік артады. Бұл, әсіресе, бизнестегі құпиялылық пен тұтастықтың жоғары деңгейін талап ететін компанияларды басқаратын басшыларға қатысты.
Әкімшілік көмекшісі немесе Атқарушы хатшы үлкен кеңседе
Үлкен кеңседе бірнеше әкімшілік көмекшілер және / немесе жауапты хатшылар бар. Бұл компанияда әдетте компанияның басшыларына қызмет көрсететін персоналды үйлестіретін офис-менеджер болуы қажет.
Кейбір жағдайларда әкімшілік ассистент жиналыстарға, жоспарлауға және басқа да маңызды ұйымдастырушылық міндеттерге көмектесу үшін атқарушы билікке ұзақ іссапарға барады.