Жаңа клиенттің құттықтау хаты жаңа клиенттерді сатып алудың маңызды бөлігі болып табылады, әсіресе сіздің бизнесіңіздің жеке қарым-қатынастарыңызға бағытталғаны. Жаңа клиенттің шақыру хатын жазу уақытын ескере отырып, бірнеше артықшылықтар бар, соның ішінде:
- Сіздің бизнесіңізді бағалайтын тұтынушыларыңызды көрсетеді
- Сіздің компанияңызды жаңа тұтынушыларға ресми түрде таныстырады
- Жаңа клиенттерді сіздің компанияңызды таңдауда дұрыс шешім қабылдағандығына сендіреді
- Байланыс туралы маңызды ақпаратты қамтамасыз етеді
Бұл қадамдық оқулық сізді өзіңіздің бизнесіңіздің үлгісі ретінде пайдалануға болатын жаңа клиенттің сәлемдесу пішіні мен оған кіретін бөлімдер арқылы өтеді.
01 - Компанияның бланкісі
Сіздің жаңа клиентті құттықтау хаты сіздің фирмалық бланкісінде басып шығарылуы немесе кем дегенде сіздің байланыс ақпаратын қамтуы керек.
Компанияңыздың брендингімен кәсіби бланкке ие болу - сіздің құттықтау хаттарыңызбен және барлық клиенттік қарым-қатынастарыңыз арқылы маркаңызды нығайтудың тамаша тәсілі. Егер сізде жаңа клиенттің шақыру хаты үшін бланк жоқ болса, мыналарды қосу керек:
- Компанияның Аты
- Мекенжайды қайтару
- Телефон нөмірі
- Электрондық пошта
Факс нөмірін, компанияның веб-сайтын және сізде қол жетімді басқа байланыс әдістерін қосқыңыз келуі мүмкін.
02 - күні мен алушының мекен-жайы
Жаңа клиенттің шақыру хатының басталуы хаттың күнін және алушының пошталық мекен-жайын, барлық қалған сол жақта болуға тиіс.
Алушының мекенжайы әдетте мыналарды қамтуы керек:
- Толық аты (префиксімен)
- Атауы
- Компания
- Пошта адресі
03 - Сәлемдесу
Жаңа клиенттің шақыру хатын осы бөлімінде, әдетте, сіздің алушыңызды атымен, кейіннен нүкте арқылы қарсы аласыз.
Алушыны өзінің аты-жөнімен (яғни, Джейн) немесе одан да көп ресми түрде, префикс және тегі (яғни, Құрметті ханым Doe) арқылы сәлемдесеңдер, клиентпен қарым-қатынасыңызға байланысты болады.
04 - Құттықтау хабары
Жаңа клиенттің құттықтау хатының бастапқы сөйлемі сәлемдемені аяқтайды және клиентке сәлемдесу хабары болуы керек.
Жаңа клиенттің шақыру хатын ашу туралы сөйлемнің мысалы:
«Бүкіл Смит-Консалтинг қызметкерлерінің атынан, мен сізді жаңа клиент ретінде қарсы алу үшін осы мүмкіндікті пайдаланғым келеді.
05 - Компанияға кіріспе
Сіздің жаңа клиенттің құттықтау хаты сіздің компанияңызға кіріспе, сондай-ақ сіздің мүмкіндіктеріңізді қайта беруі керек.
Міне компанияны енгізу мысалы:
«Смит Консалтингте біз өз клиенттерімізге жауапты, құзыретті және тамаша қызмет көрсетуді мақтан тұтамыз.Біздің клиенттеріміз - бизнестің маңызды бөлігі, және сіз толық қанағаттануыңызды қамтамасыз ету үшін, қазір және сіз тапсырыс беруші болғаныңызда, . «
Бұл бөлімде сіз өзіңізді таныстырғыңыз келіп, өзіңіздің компанияңызбен қарым-қатынаста қандай рөл атқаратындығын біліңіз.
Жеке кіріспе мысалы:
«Мен сіздерге компаниядағы ең басты байланыс нүктесі болатынын хабарлауға қуаныштымын және сұрақтарыңызды, пікірлеріңіз бен пікірлеріңізбен кез келген уақытта сізбен байланысуға шақырамын».
06 - Байланыс ақпараты
Жаңа клиенттің шақыру хатының ең маңызды бөліктерінің бірі сізді бір жерде бір-бірімен байланыстырудың әр түрлі әдістерін қамтитын бөлім болып табылады. Сәлемдесу хатыңыздың бұл бөлімінде сұрақтарыңыз немесе басқа мәселелер болған кезде тұтынушы сізбен қалай байланыса алатындығын және қай кезде хабарласатынын нақты көрсету керек.
07 - сенімділік
Жаңа клиенттің шақыру хатыны осы соңғы бөлімі клиентке өз бизнесі үшін тағы да рахмет айтады, содан кейін оларды клиент ретінде қабылдайтынына және қанағаттандырылғандығына көз жеткізу үшін қажетті нәрсені жасауға дайын екендіктеріңізді қуаттайды.
Идея хаттың оң жағына қарай жабылуы және жаңа тұтынушыны қошеметтеп, бағалап, маңыздылығын қалдыру болып табылады.
Жаңа клиенттің шақыру хатын соңғы сөйлемнің мысалы:
«Джейн, Смит Консалтингті маңызды бизнес қажеттіліктеріне сеніп тапсырғаныңыз үшін тағы да рақмет, біз сіздерге қызмет етеміз».
08 - Жабу
Жаңа клиенттің құттықтау хатыңыздың жабылуына валенттілігі (шын жүректен, құрметпен, шынайылықпен, шынайы және т.б.), жазбаша қолтаңбаңызды және сіздің атыңыз бен атыңыз кіреді.
Хатты жекелендіру үшін компьютердің жасаған қолы емес, әрқашан сіздің нақты қолтаңбаңызды қосу маңызды. Сіздің қолтаңбаңыз валенттілігі мен атыңыздың арасында болуы керек, сонда сіз бірнеше қосымша кеңістікті қалдырғыңыз келеді.