Әрбір іс-шараны жоспарлаушы бірдей лауазымға ие емес
Корпоративтік әлемде көптеген оқиғаларды жоспарлау бар. Маркетинг және іс-шараларды басқарудағы ең көп таралған корпоративтік оқиғаларға (семинарлар, конференциялар, сауда көрмелері мен марапаттаулар) назар аударғанда, байланыстар, тренингтер және корпоративтік қорларда оқиғаларға байланысты кейбір кемшіліктер бар. Іс жүзінде кейбір қызықты оқиғалар сыртқы істерге ерекше назар аударылмайтын департаменттер арқылы жоспарланған.
Дәстүрлі емес мансап жолдарын қарастыратын болсаңыз да, сіздің жұмысыңыз іс-шараны жоспарлауға кіретініне сенімді болыңыз. Кейбір әкімшілік көмекшілер (мысалы) саяхатты басқаруға, тамақтануды ұйымдастыруға және логистиканы басқаруға жақсы уақытты жұмсайды, ал басқалары өз уақытын есепке алу және сатып алу тапсырыстарына жұмсайды.
01 - Кездесуді басқару
Корпоративтік оқиғалардың жұмысында уақыттың 100% жұмыс жасағысы келетіндер үшін кездесуді басқару бөлімі айқын маршрут болып табылады.
Осы саладағы адамдар сыртқы қызметтермен келісімшарт жасайды және тұруды, тамақ пен сусындарды, көлік, А / В және басқа да шығыстарды басқарады. Бұл жұмыстар көбінесе сатып алу бөлімінің бөлігі болып табылады, сондықтан шығыстарды басқару көптеген шешімдерді басқарады. Жалпы жұмыс орындарына мыналар кіреді:
- Жиналысты жоспарлаушы
- Саяхат үйлестірушісі
- Жиналыс көмекшісі
02 - Office қолдау қызметі
Әкімшілік қолдау қызметкерлері оқиға жауапкершілігін басқара алады, ведомстволық және клиенттік кездесулерді жоспарлайды және жүзеге асырады, сапарлар туралы келісімді және басқаларын басқарады. Олар сондай-ақ сыртқы қонақжайлылық жеткізушілермен жұмыс істей алады, сыртқы қызметтер бюджеттерін бақылайды және т.б.
Ұйымдастыру дағдыларына назар аудара отырып, көптеген оқиғаларды жоспарлаушылар өздерінің жолын осы жерден бастайды және басқа оқиғаларды жоспарлау рөлдеріне көшеді. Кейбір әкімшілік жұмыс орындары басқаларға қарағанда, жоспарлау мүмкіндіктерін ұсынуға қарағанда әлдеқайда ықтимал, сондықтан мұндай жұмысты жоспарлауға қатысуды жоспарлаған кезде күтуге болады.
Жұмыстың осы түрін қамтитын ортақ лауазымдарға мыналар жатады:
- Әкімшілік Көмекші
- Атқарушы көмекшісі
- Әкімшілік көмекшісі
03 - Маркетинг және сату
Ұйым сату немесе маркетингке бағытталған ма, кез-келген компанияның іскерлік саласы іс-шаралардың негізгі бөлігін, әсіресе кішігірім кездесулерді үйлестіреді. Маркетологтар үшін шығыстарды басқарудан гөрі оқиғалардың мәніне қайтарылған инвестицияларға баса назар аударылады.
Көптеген ұйымдар бетпе-бет іс-әрекетінің құндылығын мойындайды және бұл клиент семинарларына, конференцияларға, ризашылықтар мен басқа оқиғаларға көп көңіл бөлді. Жиі, келесі лауазымдарға ие тұлғалардан оқиғаларды жоспарлау және / немесе басқару сұралады:
- Маркетинг жөніндегі үйлестіруші
- Жиналыс / оқиға менеджері
- Маркетинг маманы
- Өнім маманы
04 - Байланыс
Көптеген корпорациялардың байланыс бөлімі «брендті» басқару үшін жауап береді. Ол іскерлік коммуникацияларға, ішкі коммуникацияларға, жарнамаға, қоғаммен байланысқа, медиа қатынастарға, демеушілікке және тағы басқаларға бағытталған.
Іс-шараны жоспарлау негізгі назар болмаса да, іс-шараларды қамтитын іс-шаралар медиа оқиғаларға, сауда көрмелеріне, мобильді маркетингке, демеушілікке, қызметкерлерге арналған кездесулерге және т.б. қатысу мүмкіндігін қамтуы мүмкін.
- Байланыс жөніндегі маман
- Жарнамалық үйлестіруші / Promotions Assistant
- Қоғаммен байланыс жөніндегі маман
05 - Білім және оқыту
Көптеген корпорациялардағы кадрлар бөлімі білім беру кездесулерін, бағдарламаларын және оқиғаларды жоспарлау және орындау үшін жауап береді. Оларға жаңа қызметкерлер үшін корпоративтік оқыту бағдарламалары, кеңседе оқыту, қызметкерлерді дамыту және жыл сайынғы қызметкерлерді оқыту кіреді. Корпорацияға және оқытудың нақты түріне байланысты іс-шараларға саяхат, ұйымдастыру орындарымен келіссөздер, тағамдарды жоспарлау және т.б. болуы мүмкін. Көптеген жағдайларда тренингтік шараларды ұйымдастырған адамдар келесідей тақырыптарға ие:
- Оқу көмекшісі
- Оқу маманы
- Корпоративтік тренер
- Оқу менеджері
06 - Корпоративтік қор
Корпоративтік қор оқиға іс-қимылдарының үлкен көзі болып табылады, мүмкін, әлдеқайда назардан тыс жерлердің бірі. Корпоративтік іріктеу жұмыстары іс-шараны жоспарлаушы үшін жұмақ бола алады.
Қордың ішіндегі позициялар коммерциялық емес және қоғамдық ұйымдармен тығыз қарым-қатынаста жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Іс-шаралар шағын жоспарлау сеанстарынан ауқымды мерекелік іс-шараларға, іргетас оқиғаларға, формальды кештерге, тіпті галактарды қамтиды. Нәтижесінде, іргетастарды жоспарлауға көмектесетін адамдар орындарын таңдауға, ойын-сауық орнатуға, тамақ өнімдерімен жұмыс жасауға және логистиканы басқаруға қажет болуы мүмкін. Кейбір мұндай лауазымдар мыналарды қамтуы мүмкін:
- Қордың маманы
- Бағдарлама менеджері
- Foundation Assistant