Клиенттерге және басқа қоңырау шалушыларға құрметпен қарауды қамтамасыз етіңіз
Дауыстық почта әрбір бизнес-класс телефон жүйесінің стандартты бөлігі болды. Кәсіпқой дауыстық поштаны қалай қалдыру туралы біліп қана қоймай, сіздің компанияңызға оң әсерін тигізеді, бұл сіздің кәсіби бейнесіңіз үшін маңызды.
Телефонды өз жұмысының бөлігі ретінде пайдаланатын әрбір қызметкер кәсіптік телефоннан қалай хабар қалдыру керектігін білуі керек. Жаңа немесе тәжірибесіз қызметкерлерге қайтып оралатын кәсіби, мейірімді телефон хабарламаларының түрлерін қалдыруға арналған бірнеше кеңестер бар.
01 - Алдымен ойлап көрші
02 - Өзіңді таныстыр
Өзіңізді таныстыру арқылы әрбір дауыстық хабарды бастаңыз, сол себепті алушы кімнің қоңырау шалғанын біледі. Ол сіздің толық атыңызды және компанияңыздың атауын қамтуы керек. Мысал: «Бұл Jane Doe сіздің компанияңыздың X-дан Suzy Jones-ге шотыңыз туралы қоңырау шалып отыр». Сіз қоңырау шалған адамның атын қалай білетініңізге көз жеткізіңіз, олармен сөйлеспес бұрын оларды қорлағыңыз келмейді.
03 - Баяу сөйлеңіз
Баяу сөйлесіп, хабарды алған адам әрбір сөзді ести алады. Сіз басқа адамның түсіну үшін тым жылдам сөйлейтінін табу үшін хабарды шығаруға бара жатқанда өте өкінішті. Қайта қоңырау шалу нөмірін екі рет қайталағаныңызды тексеріңіз, осылайша адам оны өшіре алады.
04 - Сөз жоқ
Тікелей және жеткілікті түрде реттелген дауыс үнімен тікелей телефоныңыздың тіліне сөйлеңіз. Ұяшықтың мойныңызда орналасқаны үшін телефонды бетін және иығыңыздың арасында ұстамаңыз; бұл теру барысында немесе телефон басқа соңында қоңырау шалғанда жақсы, бірақ қосылған кезде емес.
05 - Қысқа ұстаңыз
Дауыстық пошта хабарыңыздағы барлық мәліметтерді қалдырудың қажеті жоқ. Іскерлік телефон жүйелерінің көпшілігінде қоңырауды аяқтамас бұрын хабарламалар үшін екі минуттық шектеу бар. Қоңырауыңыздың себебін қысқаша баяндап, қоңырауды кері шақыру арқылы жабыңыз.
06 - Кәсіби жағынан аяқтаңыз
Кәсіби бизнес-хат сияқты, байланыс ақпаратын беру арқылы аяқталады. Егер сізде адам сізбен таныс емес немесе сізге қиындық тудыратын болса, өзіңіздің атыңыз бен компанияңызды сізге қол жеткізудің ең жақсы жолымен қайталаңыз. Егер сізде күшті жұмыс қарым-қатынастары бар болса, сіз өз атыңызды қайталап жібере аласыз, бірақ сізді қайта шақыратын ең жақсы нөмірді беріңіз және қай уақытта қол жетімді боласыз?
07 - қоңырау шалды ма?
Дауыстық пошта хабарыңыз аяқталғанға дейін дауыстық поштаңыздың хабарламасы жойылғанына сенімді болсаңыз, қоңырауды қайталап көріңіз және адамға бұрынғы хабарыңыздың түсірілгеніне сенгеніңіз туралы айтып беріңіз. Оны қысқаша сақтауға тырысыңыз; Сіз зиянкестер ретінде кездестіргіңіз келмейді. Өзіңіздің есіміңізді жай ғана жайғастырып, нөміріңізді қалдырып, «Мен өзімнің хабарымды алғаныңызға сенімді болғым келді, бізді өшіргендей айтылды.» Рахмет!
08 - Тәжірибе мен өзіңді тексер
Егер сіз іскерлік хабарламаларды қалдыру туралы сенімсіз болсаңыз немесе нервтене болсаңыз, онда досыңызбен немесе әріптестігіңізбен тәжірибе аласыз. Оларды үлгі дауыс хабары қалдырып, оларға сын айтуды сұраңыз: Сіз тым жылдам сөйлеп тұрсыз ба, әлде түсіну қиын ба? Сіз өзіңіздің қалай естілетіндігіңізді дауыстап дауыстап қалдыруға тұрарлық болуы мүмкін.