Ең бастысы, бизнесте біреумен байланысу туралы ақпарат беру қажет.
Клиенттің сізден бас тартуға және сізбен қалай байланысуды білмейтініне өте өкінішті еді. Сіздің ұстанымыңыз сатуда, қызмет көрсетуде немесе тіпті өнімді дамытуда маңызды емес. Клиенттердің барлық қоңыраулары маңызды және кәсіптік түрде қатысуы қажет.
Электрондық пошта туралы ескерту клиенттері мен электрондық пошта арқылы байланысуға тырысатын әріптестердің мазмұны қоңырау шалып жатқандарды қарсы алатын дауыстық хабардың мазмұнына сәйкес келуі керек. Outlook 2010 бағдарламасын пайдаланып, Microsoft Exchange сервері арқылы қосылған болсаңыз, алдымен Файл қойындысын нұқып, Автоматты жауаптар белгішесін нұқыңыз.
Бұл кеңседен тыс уақытта электрондық поштаны жібергендердің барлығына жіберілетін уақытша электрондық поштаны құру процесін бастайды. Бұл уақытша хабарламаны қосқаныңыз үшін автоматты жауап жіберіледі. Осы электрондық поштаны жасау бойынша нұсқаулардың қадамдық тізімін мына жерден көруге болады: Outlook Exchange үшін Office электрондық пошта
Егер сіз Microsoft Exchange серверімен байланыспаған болсаңыз, бұл процесс электрондық пошта тіркелгілерінің осы түрлерінде «Автоматты түрде жауаптар» белгішесі болмағандықтан, сәл өзгеше болады. Бірдей емес пайдаланушылар үшін бірдей электрондық пошта түрін жасау бойынша қадамдық нұсқаулықты осында көруге болады: Барлық басқа адамдар үшін Office ішінде жоқ
Келесі қадам - кеңседен тыс жерде болған кезде электрондық поштаны жіберетін барлық адамдарға жіберілетін электрондық поштаның мазмұнын жасау. Бұл электронды пошта кеңседен қанша уақыт кететінін, сіз болмаған кезде қалай қол жеткізуге болатынын (егер қажет болса) және өзіңіздің бизнесіңізге байланыс орната алмасаңыз, сіздің уақытыңызда қол жеткізгіңіз келмесе, кеңсе.
Мысал:
Сәлеметсіз бе,
Электрондық поштаңызға рахмет. Мен қазіргі уақытта кеңседен шығып, 1 желтоқсан күні дүйсенбіде қайтып ораламын. Осы уақыт ішінде электрондық поштаға кіруге мүмкіндігім шектеулі болады, сондықтан менің жауапымды біраз кешіктірген шығармын. Сізге дереу көмек қажет болса, менің көмекшім Барбара Колсонға электронды хат жіберіңіз. Оның электрондық пошта мекенжайы bcolson@xyz.com.
Бақытты мерекелер!
Шахира
Microsoft мына жерден таба алатын үлгілерді және басқа мысалдарды ұсынады: Office үлгілері мен мысалдардан тыс. Кеңсеге қайтып келгенде осы уақытша хабарламаны өшіруді ұмытпаңыз, әйтпесе, кеңседе болғаннан кейін сізге хат жіберетін адам сол хабарды жалғастырады.
Енді шығыс электрондық поштаңызды жасаған болсаңыз, барлық қоңырау шалғандарды қарсы алатын ұқсас, дәйекті шығатын дауыстық хабарлама жасау оңай. Электрондық поштаңыздан бірдей сөздерді қолданыңыз, сіз қай жерде болмасаңыз, сізде болмаған жағдайда және кімге хабарласу керек.
Дауыстық хабар үшін электрондық пошта мекенжайының орнына адамның телефон нөмірін беру қажет.
Мысал:
Сәлеметсіз бе,
Сіз Шахир Райнердің үстеліне жеттіңіз. Барлық осы хабарламаны тыңдаңыз. Мен 5 қаңтарда дүйсенбі, дүйсенбіге дейін қызметтен кететін боламын. Егер жедел жәрдем қажет болса, менің көмекшім Барб Колсонға хабарласыңыз. Оның телефон нөмірі 212-555-хххх.
Мен қайтып келгенімде сізбен сөйлесуді асыға күтемін. Рахмет.