Дауыстық почта құттықтауының бизнес этикеті
Автоматтандырылған көмекші кеңейтімге қоңырауды аударғанда, келесі қол жетімді кеңейтім қоңырауды алады. Егер Бухгалтерия бөлімінің кеңейтімдері бос болмаса немесе қол жетімсіз болса, қоңырау бөлімнің дауыстық пошта жолағына жіберіледі.
Дауыстық пошта сәлемдесу параметрлері
Сіздің компанияңызда орналасқан телефон жүйесіне қарай, сізге шығаруға рұқсат етілген дауыстық пошта сәлемінің түрі үшін әр түрлі параметрлер болуы мүмкін. Оларға мыналар жатады:
- Жалпы дауыс қоңырауын сәлемдесу
Жалпы дауыстық поштаны сәлемдесу басқа ешқандай сәлемдесу түрі орнатылмаса әдепкі дауыстық пошта сәлемдемесі ретінде пайдаланылады. - Ішкі дауыстық пошта сәлемдесу
Бұл сіздің компанияңызды өзіңіздің компанияңыздан шақыратын адамдарға (яғни басқа кеңейтімнен) құттықтау үшін қолданылады. Жалпы, бұл өте ірі компанияларға ғана қатысты. - Сыртқы дауыстық поштаны сәлемдесу
Бұл құттықтау сіздің компанияңыздың сыртына қоңырау шалатын адамдарға арналған. Сіздің телефоныңыздың автоматтандырылған қызметкері барлық сыртқы қоңырау шалушыларының еститін жалпы компанияны сәлемдесе алады. Егер сіздің компанияңыздың есімі аталған құттықтауларда айтылса, оны ведомстволық сәлемде қайта айтудың қажеті жоқ.
- Уақытша немесе «Кеңседен тыс» дауыстық пошта сәлемдесу
Уақытша немесе кеңседе дауыстық пошта сәлемдемесі барлық бөлім белгілі бір уақыт ішінде қол жетімді болмаған кезде орнатылады. Мысалы, кафедра тек 8: 00-ден 17: 00-ге дейін жұмыс істейді немесе барлық адамдарға телефонға жауап беруден бас тартатын міндетті бөлім кездесуі бар. Көптеген дауыстық пошта жүйесі сізге жарамдылық мерзімін және уақытын орнатуға мүмкіндік береді, сондықтан сіздің бөліміңіз әдеттегі операцияларға оралғанда оны өшіруді ұмытпаған жөн.
- Телефонда (бос емес) дауыстық пошта сәлемдесуінде
Бұл сәлемдесу қоңырау шалушыларға бөлімнің қол жетімді екенін хабарлау үшін қолданылады, бірақ ешкім бірден қоңырауды қабылдай алмайды, себебі кафедраның барлық кеңейтімдері басқа қоңырау шалушылармен жұмыс істейді.
Жақсы бөлімнің элементтері құттықтау
- Бөлім атауы
- Қазіргі уақытта өз қоңырауларын қабылдай алмайтын мәлімдеме
- Хабар қалдыруға шақыру
- Олар кері қоңырауды күте алады
- Қол жетімді қосымша опциялар (мысалы, «Қайта оралу үшін фунт батырмасын басыңыз ...»)
- Егер ол маңызды ақпаратты бере алатын болса, веб-сайттың мекенжайы
- 20-дан 25 секундқа дейін емес (әдеттегі қағида)
- «Сіздің қоңырауыңыз біз үшін өте маңызды ...» сәлемімен бастамаңыз. Бұл фраза артық пайдаланылады және әдетте қоңырау шалушыларға «өшеді».
- Тым көп ақпарат бермеңіз және ұзақ құттықтауға жол бермеңіз.
Үлгісі жақсы депосы Дауыстық пошта құттықтауы
- Сіз бухгалтерия бөліміне жеттіңіз. Біздің барлық өкілдеріміз басқа қоңырау шалушыларға қызмет көрсетумен айналысады. Сіздің құнды уақытыңызды күтудің орнына, қоңырауды екі жұмыс сағаты ішінде қайтарғыңыз келеді. Алдыңғы мәзірге оралғыңыз келсе, жұлдызды қазір басыңыз. Олай болмаған жағдайда, сіздің атыңыз бен нөміріңіз туралы толық хабарлама қалдырыңыз. Хабарламаңызды жазғаннан кейін қосымша опциялар үшін фунт батырмасын басуға болады. Қоңырауыңыз үшін рақмет.
- Сіз Operations Tech, Inc. компаниясының сату бөліміне жеттіңіз. Барлық сауда өкілдері басқа тұтынушыларға қызмет көрсетумен айналысады, бірақ біз сіздің қоңырауыңызды барынша тезірек қайтарғыңыз келеді. Ағымдағы бағалар туралы ақпарат немесе тапсырысыңыздың жай-күйін тексеру үшін веб-торабында бізге кіріңіз. Әйтпесе, бізден кейін аты-жөніңіз бен нөміріңізбен хабарлама қалдырыңыз. Алдыңғы мәзірге қайта оралғыңыз келсе, жұлдызшаның пернесін қазір басыңыз.
- Сіз Operations Tech, Inc. компаниясында есеп бөліміне жеттіңіз. Бөлім қазір жабылды. Біздің қалыпты жұмыс уақыттары дүйсенбіден жұмаға дейін сағат 8.00-ден 17.00-ге дейін. Біз сенбі және жексенбі күндері жабылады. Алдыңғы мәзірге оралу үшін кез келген уақытта жұлдыз пернесін басуға болады. Әйтпесе, бізге сіздің атыңыз бен нөміріңізбен хабарлама қалдырыңыз және офис қайта ашылған кезде қоңырауды қайтарамыз. Хабарламаңызды тастағаннан кейін іліп қоюға немесе қосымша опциялар үшін фунт батырмасын басуыңызға болады. Қоңырауыңыз үшін рақмет.
Жаман дауыс хаттар
- Сату бөліміне жеттіңіз. Бізге хабарлама қалдырыңыз.
- Сәлеметсіз бе. Сіз XYZ.com бухгалтерлік бөліміне жеттіңіз. Барлық бухгалтерлер міндетті түрде кафедра мәжілісіне қатысып, қоңырау шалу мүмкін емес. Сіздің қоңырауыңыз біз үшін өте маңызды және біз қайтып келгенде қоңырауды қайтарғымыз келеді. Дегенмен, бұл жылдың соңы және біздің қоңырау шалу мерзімі өте ұзақ. Егер сіз мерзімі кешіктірілген шот бойынша төлем жасау туралы қоңырау шала берсеңіз, біз сізді дереу сізге қоңырау шала алатынымыз туралы хабарыңызды жеткізіңіз. Әйтпесе, үнді күтіп, бізге құпия ақпаратын қалдырыңыз.
- Бөлім жабылды. Тоннан кейін хабар қалдырыңыз.