Сіздің компанияңыз шағын бизнеске арналған бухгалтерлік бағдарламадан не қажет?
Бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз ету - кез келген кіші бизнестің табыстарды, шығыстарды, клиенттер туралы ақпаратты және кез-келген басқа қаржылық деректерді қадағалауы. Бұл сондай-ақ шешімдерді қабылдаудың керемет құралы болып табылады, өйткені уақтылы есептер мен бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз етудің көптеген бағдарламаларымен бірге бюджеттік талдау құралдары бизнес иелеріне кері кетуге және компанияның қаржыларын толық түсінуге мүмкіндік береді. Бірақ бағдарламалар мен бағдарламалық жасақтама брендтерінің теңізінде шағын бизнестің дұрыс бухгалтерлік бағдарламасын қалай таңдауға болады?
Бухгалтерлік бағдарламалық қамсыздандыруды сатып алу алдында не ескеру керек
Бухгалтерлік бағдарламалық жасақтама сіздің шағын бизнесіңіз үшін өте маңызды болғандықтан, қаржылық басқарудың немесе бухгалтерлік бағдарламалық қамсыздандырудың қандай да бір түрін сатып алудан бұрын қандай да бір зерттеулерді жүргізгеніңіз маңызды. Сіздің компанияңыздың қажеттіліктеріне мұқият қарап шығу Сізге күнделікті күнделікті функционалдылық талаптарын анықтауға мүмкіндік береді. Төменде бухгалтерлік бағдарламалық қамсыздандыруды сатып алуға міндеттеме жасайтын нәрселердің кейбірі ғана бар.
Қажеттіліктерді талдау
Белгілі бір бухгалтерлік бағдарлама туралы шешім қабылдамас бұрын, сізге қажетті бағдарламаны қажет ететін мүмкіндіктерді, функцияларды және есептерді бағалау үшін қажеттіліктерді талдау қажет. Өзіңіздің бизнесіңіздің қандай есепке алу әрекеттері маңызды екенін ойлауға уақыт бөліп, оларды тиімді басқара алатын бағдарламаны таңдап алыңыз. Үшінші тарап қолданбаларымен қажет болатын басқару элементтерін жасауды қажет ететін кез келген есептер тізімде болуы керек.
Бұл талдаулар іріктеу процесін бастау үшін негіз болады.
Бухгалтерлік бағдарлама шолуларын оқыңыз
Өнімнің басқа тұтынушы пікірлерін оқу сізге не сатып алатындығыңыз туралы жақсы түсінік береді. Amazon сияқты көптеген тұтынушы веб-сайттарында қарапайым пайдалану, есеп беру, қолдау, операциялық жүйенің үйлесімділігі және бағасын талқылайтын сансыз пікірлер бар.
Қажеттіліктеріңізге сай келетінді табыңыз
Көптеген шағын бизнесте шағын бизнеске арналған бухгалтерлік бағдарламалық қамсыздандыру, мысалы, QuickBooks -ті тікелей сыртқа шығаруға болады. Көптеген жеткізушілер есеп беру мүмкіндіктері мен үлгілерін орнатады, сондықтан кез келген есепті оңай жасай аласыз. Дегенмен, сіздің салаңыздың бірегей есепке алу және есеп беру қажеттіліктерін қанағаттандыру үшін коммерциялық емес бухгалтерлік бағдарламалық жасақтама , құрылыстық есепке алу бағдарламалық жасақтамасы немесе сату нүктелерін есепке алу бағдарламалық жасақтамасы сияқты салаға тән бағдарламалық жасақтама қажет деп тапсаңыз болады.
Пайдаланудың қарапайымдылығын қарастырайық
Сіз немесе сіздің қызметкерлеріңіз сіз сатып алған бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз етуді пайдалануды үйренуі керек. Сіз жылдар бойы қызметкерлердің айналымы болуы мүмкін. Сондықтан сіз өзіңіздің қажеттіліктеріңізге ғана емес, бағдарламалық қамтамасыз етуді пайдалану бойынша қызметкерлерді оқытуға уақыт пен ресурстарды ескере отырып, оңай оқуға болатын бухгалтерлік бағдарламалық қамсыздандыру пакетін таңдауды қарастырыңыз. Егер сіздің айналымыңыз болған кезде қызметкерлеріңізді бағдарламаңызды іске қосып, жұмыс істеуге жеткілікті ресурстарыңыз болмаса, QuickBooks немесе Peachtree сияқты қарапайым, оңай қолданылатын бухгалтерлік бағдарламаны таңдасаңыз, кішкене бизнеске барудың жолы болуы мүмкін. Базардағы бухгалтерлік бағдарламалық қамсыздандырудың жақсы болуы мүмкін болса да, егер сіздің қызметкерлеріңіз оны қалай дұрыс пайдалану керектігін білмесе, сіздің шағын бизнесіңіз осы бағдарламалардың артықшылықтарын көрмейді.
Қолдау туралы ойланыңыз
Өнімді пайдалануға көмектесетін қандай қолдау түрін таңдауыңыз керек. Көптеген жеткізушілер сіздерге қол жетімді электрондық пошта, телефон және онлайн қолдаудың толық нұсқаларын ұсынады. Кейбір сатушылар бағдарламаны сатып алсаңыз, тегін қолдауды ұсынатын болады, бірақ көпшілігі бағдарламалық жасақтама бағдарламасына қосымша сатып алуға болатын техникалық қолдау жоспарларын ұсынады. Сіз басқа пайдаланушылар туралы кез-келген форумдарды сіз таңдаған бағдарламалық жасақтама сатушысынан тұтынушыларға қолдау көрсету тәжірибесімен оқып шығуыңыз керек, себебі олардың барлығы тең емес. Кейбір бухгалтерлік бағдарламалық қамсыздандырудың жеткізушілері тиісті қолдау көрсетеді, ал басқалары жоқ.
Кеңейтіленуді қарастырыңыз
Сіздің бизнестің қысқартылған мерзімге дейін өсуі қаншалықты өседі? Сіздің бизнестің өсуі туралы сіздің болжамдарыңызды жасағаннан кейін, сіз бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз ету бағдарламасының осы өсуді қанағаттандыру үшін қажет болуы керек ауқымды екенін көргіңіз келеді.
Ноутбуктер мен жұмыс үстелдерінде немесе мобильді құрылғыларда іске қосылатын бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз ету қажет пе? Желіде жұмыс істеуге қабілетті бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз ету қажет пе? Бухгалтерлік бағдарламалық жасақтамаға қосымша пайдаланушылар қосу қаншалықты қымбат? Сіз бұл мәселелерді қарастырғыңыз келеді және сіздің кіші бизнесіңіз желіде жұмыс істейтін болса, сіз таңдаған бухгалтерлік бағдарламалық жасақтаманың аппараттық құралдармен үйлесімді болуын қамтамасыз ету үшін АТ маманымен байланысу жақсы. АТ мамандары жабдықтың / бағдарламалық жасақтаманың техникалық сипаттамаларын қанағаттандыруды қамтамасыз етуі керек, сонымен қатар сіздің бизнесіңіздің жұмысын жақсартатын басқа желілік ұсыныстар жасай алады.
Құжаттарды басқару қажет пе?
Кейбір шағын бизнес қағазсыз ортада жұмыс істегісі келеді, ал кейбіреулері сәл ескірген болу үшін ыңғайлы. Қандай процедураны таңдасаңыз, бағдарламалық жасақтама сіздің қажеттіліктеріңізге жауап беретініне көз жеткізіңіз. Мысалы, қағазсыз кеңсе қажет болса, бухгалтерлік бағдарламалық жасақтаманың құжат басқару мүмкіндіктерін тексеру қажет. Сонымен қатар, үшінші тараптың құжаттарды басқару құралын сатып алуыңызға болады және сіз бизнесіңіздің жұмыс үрдісінің процестерін жеңілдету үшін құжаттарды басқару жүйесімен біріктірілген бухгалтерлік бағдарламалық жасақтама бағдарламаларының бар-жоғын білуге болады.
Жұмыс процесін басқаруды пайдалана аласыз ба?
Егер қағазсыз офистік ортада жұмыс істеуді таңдасаңыз, онда сізге жұмыс үрдісінің кіріктірілген процедуралары бар немесе бизнес процестеріңізге жауап беру үшін оларды құруға мүмкіндік беретін бухгалтерлік бағдарламалық жасақтаманы таңдау қажет. Сіздің кеңсеңізді шолу және мақұлдау үшін жүзіп жүрген физикалық қағаз көшірмелері болмағандықтан, уақыт парағын, сатушыны немесе бекітуді мақұлдау сияқты қарапайым және күрделі тапсырмаларды мақұлдау процестерін жобалау мүмкіндігі болуы керек.
Деректердің қауіпсіздік қажеттіліктерін қарастырыңыз
Есептік деректердің қауіпсіздігі әрқашан маңызды, себебі сіздің жеке мәліметтеріңіз, қызметкерлеріңіздің жеке ақпараты және сіздің тұтынушыларыңыздың ақпараты қорғалған. Дегенмен, HIPPA сияқты қосымша талаптарға сай болатын денсаулық сақтау сияқты салаларда жұмыс істей аласыз. Бұл бұзушылықтар үшін айыппұлдар сіздің бизнесіңізді бұзып, кейбір жағдайларда $ 500,000 дейін жетуі мүмкін. Қауіпсіздік деңгейі қандай болса да, дизайнның бухгалтерлік бағдарламалық жасақтамаға салынғанын немесе осы қажеттіліктерді қанағаттандыру үшін қажетті қауіпсіздік мүмкіндіктерін АТ жоспарына енгізе алатыныңызға көз жеткізгіңіз келеді.