Бастапқы құжатта анықталған негізгі ақпарат туралы біліңіз
Неліктен бастапқы құжаттар маңызды?
Бастапқы құжат бухгалтерлік есеп пен есепке алу процесі үшін маңызды, себебі бұл қаржы операциясының орын алғандығының дәлелі.
Егер компания аудит жүргізілсе, онда бастапқы құжаттар бухгалтерлік журналдар мен бас бухгалтерлік кітапты даудың даусы деп санайды.
Бизнеске арналған бастапқы құжатты сақтау, сіздің жеке салықтарыңыз үшін салық салынатын заттарға арналған түсімдерді ұстау сияқты. Егер сіздің салықтары тексерілсе, олар сол сатып алуларды жасағаныңызды дәлелдейді. Бизнесіңіз үшін де дәл осылай болады, бірақ бизнесте салық түсетін шығындар үшін тек түсімдерді сақтамайды. Әрбір қаржылық мәміле үшін түпнұсқалық құжаттарды сақтайсыз.
Қандай көздер құжаттары
Бастапқы құжат операцияның барлық негізгі фактілерін, мысалы, мәміле жасалған мәміле сомасын, мәміленің мақсаты мен мәміленің жасалған күнін сипаттайды.
Міне, жалпыға ортақ бастапқы құжаттардың бірнеше мысалы бар:
- күшін жойды
- шот-фактура
- кассалық түбіртек
- компьютерден алынған түбіртек
- клиенттің ақшасын қайтару үшін несие ескертпесі
- қызметкердің уақыт картасы
- депозиттік слип
- сатып алуға тапсырыс
Бастапқы құжаттарды қалай өңдеу керек
Бастапқы құжат операция жасалғаннан кейін мүмкіндігінше тез арада тиісті есеп журналына жазылуы тиіс. Жазудан кейін, барлық бастапқы құжаттар қажет болғанда, олар шығарып алуға болатын жүйеде болуы керек.
Кейбір жағдайларда, бастапқы құжатты сіздің бақылауыңызда қалдыруды анықтау үшін қамқорлық тізбесін қамтамасыз ету маңызды болуы мүмкін.
Бастапқы құжаттар және фотокопиялар
Көп жағдайда бастапқы құжаттардың көшірмесі заңды түрде қабылданады. Мысалы, Ішкі кіріс қызметі 1997 жылдан бері түсімдердің көшірмелерін қабылдады, олар оқуға болатын болса, түпнұсқадағы барлық ақпаратты қамтитын және сканерлеу процесінің шегінде осы ақпаратты форматта бірдей түпнұсқа.
Сатып алынатын объектілерді және төленген ақыны көрсететін материалдар, бірақ өнім жеткізушісінің атынсыз сканерленген материалдың түбіртектері сәйкес келмейді. Алғашқы түбіртегі, бірақ Word немесе Excel форматында қайта жазылған барлық ақпаратты ұсынған құжат да сәйкес болмайды.
IRS стандарты - түпнұсқасын толық, анық және нақты көшіріп алу - көптеген кәсіпорындар мен мемлекеттік мекемелерде қолданылатын бірдей стандарттар. Алайда басқа да институттар осы жалпы талаптарды қосады.
Мысалы, Вашингтон университеті түпнұсқалық құжат көшірмелерін тек қана 300 нүкте / дюйм (dpi) тығыздығы бойынша сканерленеді және PDF немесе TIFF форматтарында ұсынылады; JPEG фотокопиясын қабылдамайды.
Есептік жазбаны немесе құжаттарды сақтауды жеңілдету үшін сканерлеуді жоспарласаңыз, сіз оны пайдаланғыңыз келетін форматта құжаттарды қабылдайтынына сенімді болу үшін тиісті мекемеге хабарласыңыз.