Онлайн төлем бағдарламалық жасақтамасында іздейтін мүмкіндіктер
Көптеген кішігірім кәсіпорындар бұл тапсырмалар үшін жалақы қызметтеріне өтініш жасайды.
Еңбекақы төлеу жүйесі қандай?
Жалақы жобалары дегеніміз не?
Жалақы жобаларының екі түрі бар: онлайн-қызметтер және жеке қызмет көрсету (үздік мерзім болмаған жағдайда). Интернеттегі қызметтер қолданбалар немесе онлайн режимінде болуы мүмкін. Жеке қызметтер - жалақы интернетте немесе жергілікті болуы мүмкін жеке тұлғаға тиесілі бизнес.
Бағалау процесі жалақы жобаларының екі түрі үшін бірдей жұмыс істейді. Бірақ бұл мақала онлайн қызметтерге бағытталады. Міне, кейбір ерекшеліктерді ескеру қажет:
Онлайн төлем жүйесі қанша тұрады?
Ең алдымен, бизнес иелері жалақы жобасын іздеген кезде сұрайды: «Бұл қанша тұрады?» Құны маңызды болғанымен, басқа факторлар да маңызды.
Қазіргі және болашақтағы қызметтің құнын қарастырайық. Егер сізде тек бір немесе екі қызметкер бар өте кішкентай бизнесіңіз бар болса, сіз шығындарыңызды тек бірнеше қызметкер үшін ең төменгі және қызметкерлер мен қызметтер қосқан сайын арта түсетін ауқымды қызмет арқылы пайдалана аласыз.
Жалақы төлеу қызметтерінің басым бөлігін қарап шығып, ай сайын шығындарым бар, сондықтан сіз кез келген уақытта өзгерте аласыз. Көпшілігі қызметкерлердің санын негізге алады. Кейбір мердігерлерге, жеткізушілерге немесе фрилансерлерге төлеуге арналған 1099 нұсқа ұсынады. (Осы мақаланың соңындағы шығындармен қысқаша тізім таба аласыз.)
Қызметтердің кейбірі үшін шығындар екі деңгейде болады: қызмет көрсететін W-2 сервисімен және жалақы төлеуді есептейтін және жеткізетін негізгі қызмет, сондай-ақ еңбек ақы төлеу және салықтық өтемақыларын енгізу және төлеу, 941 нысан (еңбекақы төлеу бойынша тоқсан сайынғы есеп беру нысаны).
Жалақы төлеудің толық сервисі қандай болуы керек?
- Орнату, жаттығу және басқару тақтасы. Жүйені орнату оңай болуы керек. Сізге үрдістер арқылы басшылықты жүзеге асыратын және құжаттарды беру және жалақыны төлеу сияқты әрекеттерді тексеру мүмкіндігін беру үшін бақылау тақтасы болуы керек. Тренинг түрлі процестер арқылы жұмыс істеуге көмектесетін жақсы бейнелермен бірге қарапайым болуы керек. Еңбек ақы туралы білімдердің қандай деңгейі сізде бар деп есептейді? Бизнес иелерінің көпшілігі білімі аз, сондықтан сіздің қызметіңіз жалақы төлеу шарттарын, жалақы төлеу және құжаттарды толық негізде білу керек.
- Кепілдіктер . Осы жүйелердің әрқайсысы әрбір қызметкерге, оның ішінде федералдық табыс салығын ұстап қалу үшін W-4 форматы мен салық төлеушілерді дайындау үшін қажетті басқа мәліметтерді енгізуге мүмкіндік береді. Жүйелер басып шығарылған тексерулерді жазуға немесе тікелей қойылған (ең жақсы әдісті) бақылауға мүмкіндік беруі керек. Банктің талаптарымен тексеріңіз.
- W-2 формалары. Сіздің қызметіңіз сізге берілуі тиіс W-2 нысандары , қызметкерлерге жылдық жалақы және салық туралы ақпарат нысаны қаңтар айында қызметкерлерге беруге тиіс. Толық ақы төлеу нұсқасы сондай-ақ осы нысандарды Сізге тиісті уақытта Әлеуметтік қамсыздандыру басқармасымен бірге жіберуі керек.
- Жалақы төлеуге арналған салық және депозиттер. Бұл, мүмкін, ең маңызды қызмет. Біреудің файлын алып, осы салықтарды төлеу үлкен жауапкершілік. Толық сервистік жүйе Сізге барлық салық төлеушілерге арналған салықты және жұмысқа салықтың барлық құжатын ұсынуы керек. Олар сіздің атыңыздан тиісті федералды, мемлекеттік және жергілікті реттеуші органдармен төлем жасауы тиіс. Пішіндер 941 - Тоқсан сайынғы жалақы және салық декларациясы , федералдық және мемлекеттік салықсыз жұмыссыздық нысандарын қамтуы тиіс.
Қызмет сондай-ақ мемлекеттік және жергілікті жалақы салығын қадағалауы керек, бұл әртүрлі қалалар мен штаттарда жұмыс істейтін қызметкерлер болған жағдайда үлкен көмек.
Басқа қандай мүмкіндіктерді күтуге болады?
Салық кепілдігі. Сіздің қызметіңіз салық төлеушінің барлық мерзімге дейін жіберілетініне және төлемдер уақытылы жасалатынына кепілдік беріп, айыппұлдар мен айыппұлдар болмайды . Қызмет кейінге қалдыру немесе төлем жасау үшін айыппұлдар мен айыппұлдарды төлеу туралы келіседі. Егер олар осы кепілдікті жасамаса, оларды пайдаланбаңыз.
Ұялы байланыс мүмкіндігі. Сіз бақылау тақтасына қол жеткізіп, өзгерте аласыз, компьютеріңізде, ұялы телефоныңызда немесе планшетіңізде ақпаратты жібере аласыз, тіпті ақпаратты сұрай аласыз.
Қызметкердің өзіндік қызметі. Осы қызметтердің кейбіреулері қызметкерлердің өздерінің жыл сайынғы төлқұжаттарына кіріп, ақпаратты алуға болатын бақылау тақтасына ие.
Олар W-4 ақпараты онлайн режимінде өзгерте алады.
Сіздің бухгалтерлік жүйеңізбен біріктіру. Жалақы жобаңызды есепке алу жүйесімен біріктіріп, сізге уақыт пен ақшаны үнемдейді. Intuit Payroll тек QuickBooks Online арқылы сатылады, сондықтан бұл сізде QBO бар болса, бұл сізге жақсы мүмкіндік болуы мүмкін. Patriot бағдарламалық жасақтамасында сіз жалақы жобаңызға қосуға болатын есеп жүйесі бар.
Сұрақ қоюға болатын басқа да маңызды сұрақтар
Қолдау және қызмет көрсету. Бұл өте маңызды. Нақты жағдайлар мен жалақылар белгілі бір уақытта орындалуы керек. Қызметіңіз қол жетімді және пайдалы екендігін білуіңіз керек.
Қызмет көрсетудің ең жоғары деңгейі - телефон шалу. Көмек үстелінің сағат саны қандай?
Екінші ең жоғарғы деңгей - чат. Олардың сағаты қандай?
Үшінші деңгей - электрондық пошта. Қызметіңіз электрондық поштаға қаншалықты тез жауап береді?
Сынақ кезеңінде немесе алғашқы 30 күн ішінде, берілген қолдауды бағалау үшін бірнеше рет байланысқа шығыңыз.
Жаңартулар. Жалақы төлеу ережелері мен салық ставкалары үнемі өзгеріп отырады. Жүйелерді бағалай отырып, олардың бағдарламалық жасақтамасын қалай жаңартатындығын және осы жаңартуларды қалай байланыстыратындығыңызды сұраңыз.
Қауіпсіздік. Олардың жүйесі қаншалықты қауіпсіз? Бұлттағы (мүмкін)? Олар қаншалықты жиі жасайды?
Қажет болуы мүмкін басқа қосымша қызметтер
1099 Қызмет. Осы жүйелердің кейбіреулері келісімшарт бойынша қызметкерлерге, жеткізушілерге және фрилансерлерге төлеуге мүмкіндік беретін қосымша ақысыз (қосымша шығындар үшін) бар және олар үшін 1099-МИСС нысандарын шығарады (қызметкерлерге арналған W-2 формаларына ұқсас). Қызмет IRS-мен бірге 1099-МИСС нысандарын беруді қамтамасыз етуі тиіс.
Сақтық резерві . Егер сіз қызметкерлерге төлем жасамайтын болсаңыз, олардың төлемдерінен алынған сақтық резерві болуы қажет болуы мүмкін. Егер сізде 1099 қызмет болса, сіздің қызметіңіз бұл әрекетті орындауы және есептер шығаруы керек.
Ықтимал қызметтерді қай жерде тексеруге болады
Таңдауыңызды бірнеше қызметтерге қысқартқанда, оларды тексеріңіз. Онлайндық бағалауды тексеріңіз, бірақ олардан тым көп тәуелді емес. Better Business Bureau- ті тексерудің жақсы орны. Бұл компанияға қандай шағымдар түскенін және олардың қалай шешілгенін қараңыз.
Қандай жалақы туралы есептерді қарау керек?
Интернетте іздесеңіз, көптеген жалақы қызметтерін табасыз. Іздеуді бастау үшін бірнеше адам ғана бар. Әрқайсымыз үшін толық қызмет көрсету параметрін таңдадық.
Мен толық қызмет көрсету жалақысын төлеймін. Бұл қызмет QuickBooks Online жүйесіне қосымша болып табылады. Баға ҚБО нұсқасының қандай нұсқасына және сізге қажетті жалақы деңгейіне байланысты. Баға ай сайын.
Патриоттық жалақы бағдарламалары. Олардың толық жалақы жүйесі бір қызметкер үшін айына 25 доллардан басталады, қызметкерлер санымен көбейеді.
Paychex. Олардың жүйесі қызметкерлер санына негізделген. Баға туралы ақпаратты шығарар алдында әлеуетті клиенттен жазбаша өтінім талап етіледі.
Густо: олардың бағалары айына базалық баға $ 39, адамға айына $ 6 құрайды (біз бұл адамға төленетінін болжап отырмыз).
ADP еңбекақы төлеудің үш деңгейіне ие, оның ішінде HR. Баға жоқ.
Жалақы жобасын қалай көруге болады
Бір соңғы мәселе: осы жүйелерді сынақтан өткізу мәселесі сізден «тірі жүруді» талап етеді және сіз бір-екі рет жалақы төлемін шығара алмайсыз. Patriot және Gusto демо-нұсқаларын көре аласыз. ADP екі жалақы ақысыз ай алады, бірақ бұл сіздің жүйеңізбен екі ай жұмыс істеуге міндеттеме аласыз.