W-4, I-9, жұмысқа өтінім, мемлекеттік тіркеу және т.б.
Жаңа жұмыскерлерге құжаттарды ресімдеу және нормативтік-құқықтық актілер бойынша бірінші жауапкершілігіңіз жалдағаннан кейін бірден келеді. Қызметкер жұмысқа кіріспес бұрын және өзінің алғашқы жалақысын алғанға дейін, қызметкердің аяқталуын талап ететін бірнеше формалар бар. Бұл нысандарды федералды және мемлекеттік заңдарға сәйкес әрбір қызметкер толтыруы керек.
көп жағдайда нысандарды ешкімге қайтарудың қажеті жоқ, бірақ оларды сақтау керек. Бұл нысандар толтырылған кезде, сіз оларды белгілі бір жерде, қызметкерлерді және оларды көруді қажет ететін басқа адамдарға қол жетімді жерде ұстауыңыз керек. АҚШ Еңбек Департаменті (жалақы және сағат бөлімі бойынша) еңбекақылар мен қызметкерлердің жазбаларына қатысты нақты талаптарға ие , олар барлық қызметкерлерде сақталуы тиіс.
Федералдық, мемлекеттік және жергілікті органдар сіздің қызметкерлеріңіздің жазбаларын әртүрлі себептер бойынша тексере алады, сондықтан жазбаларды сақтау маңызды.
01 - Федералдық табыс салығын ұстап қалу үшін W-4 формасы
Барлық жаңа жалдаушылар W-4 формасын бірінші жалақыны алғанға дейін толтыруы керек. Бұл нысан ерлі-зайыптылық мәртебесі, асырауындағылар саны және қосымша ұстап қалатын сомалар туралы ақпаратты қамтиды. Ол федералды табыс салығы бойынша ұстап қалуды есептеу үшін пайдаланылады. Барлық W-4 пішіндерінің көшірмелерін ғана сақтауға тура келмейді.
Жұмыс берушілер осы пішінді қалай толтыру керектігі туралы қызметкерлерге кеңес бермеуі керек, бірақ оларды IRS-нің осы бланкті толтыруға көмектесетін мақалаға жіберуге болады.
W-4 пішінінің ең соңғы нұсқасын пайдаланғаныңызға көз жеткізіңіз. 2017 жылғы салықтық жеңілдіктер мен бос жұмыс туралы заң актілеріне сəйкес кестелерге айтарлықтай өзгерістер енгізді жəне қызметкерлер өз ақшалай төлемдерінен тым көп салық алынбауын болдырмау үшін оларды ұстауды өзгерткісі келеді. 2018 W-4 нысанын жаңа жалдаушыларға және олардың пішініне өзгерістер енгізуді қалайтын қызметкерлерге пайдалану керек.
Қызметкерлер W-4 формасын өздері қалағандай жиі өзгерте алады. Мысалы, қызметкер бонус ала алады және ұстап қалуды қалайды. Жұмыс беруші соңғы өзгертулерді қадағалап, қызметкердің жалақысын төлеу қызметкердің ұстап қалу үшін тілектерін көрсететіндігіне көз жеткізу үшін сіздің жауапкершілігіңіз.
02 - I-9 нысан және жұмысқа орналасуға арналған E-Verify жүйесі
Жұмыс беруші ретінде сіз жаңа қызметкерлердің АҚШ-та жұмыс істеуіне рұқсат беруін құжаттандыруыңыз керек. Әрбір жаңа жалдау бойынша толтырылуы тиіс жұмысқа орналасу үшін жұмысқа орналасу құқығын растау туралы F немесе I-9 болып табылады. Жаңа қызметкер (а) жеке басын куәландыратын құжаттаманы және (b) жұмысқа жарамдылығын қамтамасыз етуі керек.
I-9 процесіне екі қадам бар. Біріншіден, қызметкер форманы толтырады және қандай сәйкестік куәлігі мен жұмысқа жарамдылық құжаттары пайдаланылатынын белгілейді. Содан кейін сіз жұмыс беруші ретінде сол құжаттарға назар аударуыңыз керек және олардың жеткілікті және сәйкес екендігіне көз жеткізіңіз.
Сіз бұл пішінді қызметкердің жазбасында ұстауыңыз керек, бірақ оны оны ешкімге жіберудің қажеті жоқ. Егер сіздің иммиграция қызметкері сіздің компанияңызға келіп немесе қызметкердің құжаттарын тексергісі келсе, онда бұл нысан қызметкердің жұмысқа жарамдылығын тексергеніңіз туралы дәлел болып табылады.
Үлкен жұмыс берушілер (көптеген қызметкерлермен) E-Verify жүйесіне тіркеле алады және жаңа қызметкерлердің АҚШ-та жұмыс істеуіне жарамдылығын тексеру үшін пайдалана алады. Жүйе федералдық дерекқорлармен салыстыру үшін I-9 нысанындағы ақпаратты пайдаланады.
03 - Жұмыс туралы өтініш
Әрбір жаңа қызметкер, егер бұл адам жұмысқа резюме ұсынған болса да, жұмысқа өтінім бланкін толтыру керек. Жұмыс іздеуші пішінде бұрынғы жұмыс берушілер мен білім беру секілді тексеруге болатын жаңа қызметкер туралы ақпарат бар. Ол сондай-ақ өтініш беруші қол қоюы тиіс бірнеше өтінішті қамтиды.
Өтініш формасындағы бір мәлімдеме өтінім туралы ақпараттың дұрыс және дұрыс екендігін, ал басқа мәлімдемелер жұмыс берушіге анықтамалық тексерулер мен фон тексерулерін жүргізуге мүмкіндік беретіндігін растайды.
Әрбір қызметкерге өтінім беру формасы сізді жұмыс беруші ретінде қорғайды және өтініш берушінің алаяқтық талаптарын жасайды және өтініш нысаны дұрыс болмаса, іс-қимыл жасауға мүмкіндік береді.
04 - Мемлекеттік ұстап қалу және тіркеу
Жұмыс берушілер жаңа қызметкерлерді мемлекеттік жалдау туралы хабарландыру жүйесімен тіркеуі тиіс; бұл тіркеу осы қызметкерлерден балаға қолдау төлемдерін жинауға мүмкіндік береді. Осы бапта мемлекеттік хабарландыру жүйелерінің тізімі келтірілген.
Табыс салығын жинайтын әрбір мемлекет жұмыс берушілерге осы салықтар туралы есеп беруге және төлеуге қойылатын талаптарға ие. Мемлекеттің жұмыс берушісі ретінде тіркелу туралы ақпарат алу үшін мемлекеттік бөлімге хабарласыңыз (немесе баламасы). Бұл мемлекеттік агенттік сондай-ақ ұстап қалатын сомаларды есепке алу және төлеуге арналған нысандар мен талаптарды сақтау туралы ақпарат береді.
Табыс салығы бар мемлекеттер үшін бұл салықтарды қызметкерлерге төленетін төлемдерден шегеріп, ұсталған салықтарды тиiстi мемлекеттiк органға жiберiңiз.
05 - Жаңа қызметкерлерді жалдау үшін тексеру парағы
Мұнда жаңа жалдау процестерінің 12 қадамдық бақылау тізімі бар, сондықтан сіз ештеңені ұмытпаңыз. Ол Салық есептілігін және төлемдерді тіркеу үшін IRS-ге тіркелетін және сіздің мемлекетіңіздің салық органымен тіркелетін жұмыс берушінің жеке басын куәландыратын нөмірді (федералды жұмыс берушінің сәйкестендіру нөмірі) алуды қамтиды (егер мемлекеттік табыс салығы қажет болса). Сондай-ақ, басқа да тіркемелер мен талаптар қойылады.
06 - One More Thing - сіздің қызметкеріңіздің нұсқаулығы
Егер сіздің бизнесіңізде бірнеше қызметкер болса, сізге қызметкер анықтамасы немесе саясат және процедуралық нұсқаулық болуы керек. Жұмыс кітабында саясат пен процедураларға қосымша жұмыс процесінің сипаттамалары мен артықшылықтары болуы мүмкін.) Барлық жаңа қызметкерлер осы анықтаманың көшірмесін алып, оны оқып, түсінгеніне қол қоюы керек.
Қызметкер анықтамасы сіз және сіздің қызметкерлеріңіз үшін заңдық тұрғыдан міндетті құжат болып табылады. Қызметкерлерге арналған нұсқаулықты оқығаннан кейін, тәртіпсіздікке жол бермейтін қызметкерлерді, күтілмеген үміттерді және ықтимал талап қоюларды болдырмауға көмектеседі.