Федералдық заңнама сізге Paycheck жазбаларын және басқа құжаттарды сақтауды талап етеді
Paycheck жазбалары қандай жұмыс берушілердің сақталуын талап етеді?
Сіз, әдетте, заң бойынша талап етілетін жазбалардың басым бөлігін тек бизнес жүргізу барысында сақтайсыз, сондықтан қосымша қадамдар қосымша қадамдар немесе жұмыс істеу жолында көп болмауы керек.
IRS және FLSA талаптарына сәйкес екендігіңізді тексеру үшін бұрыннан бар жазбаларды қарап шығыңыз.
Жазбалар кез-келген түрде, соның ішінде электронды түрде болуы мүмкін. Босатылмаған барлық қызметкерлерге және ең төменгі жалақы талаптарымен қамтылғандарға:
- Жеке ақпарат, соның ішінде қызметкердің аты, үй мекен-жайы, жұмыс орны, жынысы және туған күні, егер ол 19 жасқа толмаған болса
- Жұмыс аптасы басталатын сағат пен күн
- Барлық жұмыс күндері және әрбір жұмыс аптасы жұмыс істейді
- Күнделікті немесе апталық күнделікті жалақылардың жалпы саны
- Артық уақыттан артық жұмыс істейтін кез-келген аптадағы жалақы мөлшерлемесі
- Жұмыс аптасы үшін жалпы үстеме ақы төлеу
- Жалақының жалпы сомасы әр төлем кезеңін төлейді
- Төлем мерзімі және төлеу мерзімі қамтылған.
Босатылмаған қызметкерлерге ең төменгі жалақы төленуге және аптасына 40-дан астам жұмыс істеген кез келген сағатқа артық жұмыс уақыты алуға болады. Қызметкер еңбек ақысын төлеу бойынша аптасына кемінде $ 455 төлеген жағдайда және егер ол белгілі бір лауазымдық міндеттер атқарса, әдетте әкімшілік, атқарушы немесе басқарушы болса, босатылуы мүмкін.
Тікелей ақы төлеу - бұл жұмыс аптасында алғашқы 40 сағат ішінде жинақталған.
Қызметкерлерді босату үшін талап етілетін жазбалар бос емес қызметкерлерге қатысты ерекшеленеді және тұрғын үй қызметкерлері, тұрғын үйге немесе басқа құралдарға қызмет көрсететін қызметкерлерге, сондай-ақ түзеу білімі бар қызметкерлерге арналған төленбейтін төлем шартымен жұмыс істейтін қызметкерлер үшін арнайы ақпарат қажет.
Егер сіздің қызметкерлеріңіз осы санаттарға түссе, адвокатпен кеңесіңіз.
Сіз сақтаған жөн
Жалақы туралы жазбалардан басқа, әр қызметкер үшін файлға бірнеше басқа құжаттарды сақтау керек.
- W-4 формадағы қол қойылған форма федералды ұстап тұру туралы куәландырады. Бұл пішінді бірнеше рет өзгертуге болады, сондықтан ең соңғы пішінді жоғарғы жағында сақтаңыз.
- Бірыңғай Way немесе басқа қайырымдылық ұйымдары сияқты сыйақылар мен арнайы қайырымдылықтарды қоса алғанда, қызметкердің төлемдер бойынша шегерімдерін төлеген кез келген нысандағы көшірмесі
- Қызметкердің түпнұсқалық формасының көшірмесі және түйіндеме немесе транскрипт сияқты кез келген қолдау құжаттары.
- Төлем деңгейлеріндегі өзгерістер туралы жазбалар, соның ішінде жарнамалық акциялар немесе демонстрациялар және осы әрекеттердің себептері.
Paycheck жазбаларын сақтаудың ең жақсы жолы қандай?
Paycheck жазбалары, соның ішінде жұмыс істеген барлық сағаттарды құжаттау, төлем мәртебесі мен тарифтердің өзгеруі бөлек файлда сақталуы тиіс.
Сондай-ақ, қызметкердің төлеміне және жеңілдіктеріне, соның ішінде қызметкердің келісіміне қатысты барлық өзгерістер туралы жазбаларды сақтауыңыз керек. FICA салықтары мен гарнизаттарын қоспағанда, қызметкердің жалақысынан кез келген шегерімге арналған жазбаша келісіміңіз болуы керек.
Сьюзэн Хейтфилд, адам ресурстары жөніндегі маман, қызметкердің жеке файлында не істеу керектігі туралы толық ақпарат алады.
Қызметкерлер туралы жазбаларды кім көруге рұқсат етіледі?
Көптеген кәсіпорындар қызметкерлердің жазбаларын шектелген аймақта ұстайды және жұмысқа орналасу немесе лауазымына байланысты құжаттарды көру қажет болуы мүмкін адамдарға ғана рұқсат береді. Қызметкерлер жазбалары ешқашан жазба бөлмесінен алынбауы керек. Егер бірнеше қызметкерден артық болса, қызметкерлердің файлға қатынау саясатын орнатқыңыз келуі мүмкін, сондықтан адам ресурстарының қызметкерлері сауалдарға қалай жауап беру керектігін біледі.
- Қызметкерлерге өздерінің жазбаларын көру рұқсат етіледі. Өзіңіздің жеке жазбаңызды көріп жатқанда, қызметкерге бөлмеде отырғыңыз келуі мүмкін.
- Компания қызметкерлері қызметкерлердің жазбаларын көре алады. Әдетте қол жеткізу адам ресурстарын басқару бөлімінің қызметкерлерімен және белгілі бір деңгейден жоғары басшылармен және лауазымдық тұлғалармен шектеледі.
- Әр түрлі федералды және мемлекеттік аудиторларға аудиторлық мақсаттар үшін қызметкердің жазбаларына қол жеткізуге рұқсат беріледі. Аудитордың қызметкердің жазбаларына кіруіне рұқсат берместен бұрын кепілдік талап етуге болады.
- Адвокаттар сот ісін қарауда белгілі бір нақты жағдайларда қол жетімді болуы мүмкін. Жоғары деңгейдегі лауазымды тұлға немесе компанияның адвокаты жазбаларды қарауға рұқсат беруден бұрын адвокаттың сұрауын тексеруі керек.