CCRRA жүйесі - Capture, Check, Review, Record, Act
Қарапайым қаржыны есепке алу жүйесін жасауда бес қарапайым қадам бар: Capture, Check, Record, Review, Act.
Алдымен ақпаратқа қол жеткізіңіз.
Егер ол жоқ болса, ол жоқ. Өзіңіздің бизнесіңізді бастағанда, бәрін басып алу әдеті бар, сондықтан ол автоматты түрде болады. «Capture» - бұл ең қиын және ең маңызды бөлігі процесінің; бұл ақпарат жинау әдетін қалыптастыру мәселесі. Сіз өзіңіздің бизнесіңізге жұмсаған әрбір соманы және сіз сату ретінде қабылдайтын барлық соманы бақылаңыз. Бұл жерде ештеңе жасамау туралы алаңдамаңыз. Сіз түсірген барлық заттарға (а) осы тармақтың сипаттамасына, (b) сомаға, және (с) күніне қатысты екенін тексеріңіз.
Екіншіден, ақпараттың толық және дұрыс екеніне көз жеткізіңіз.
Әр екі апта сайын бір сағатты барлық нәрселерден өтіп, оны тексеріп шығыңыз. Сізде бар барлық ақпараттың жазу үшін дайын екендігін тексеріңіз.
Күні мен мөлшерін, сондай-ақ оны нақты жаза алатын шығындар туралы жеткілікті мәліметтерді енгізгеніңізге көз жеткізіңіз. Мысалы, «қағаз, $ 3.55, 7/12» үшін жазба жеткілікті ақпарат болмауы мүмкін. Қандай құжат болды? Кеңседе сатып алған бұл газет болды ма? Немесе компьютерге қағаз бумасын сатып алдыңыз ба?
Барлығын тексеру үшін балама апта соңында (әр жұмада, мысалы, мысалы) өзіңізбен кездесуге нақты уақытты орнату. Тым ұзақ күтпеңіз; мұны неғұрлым ұзақ күтсеңіз, ақпаратты есте сақтау және жинау неғұрлым қиын болады.
Үшіншіден, оны сақтау үшін ақпаратты жазып алыңыз.
Жазу - сіздің қаржылық ақпараттарыңызды қолданылатын пішінге енгізу. Барлық тексерілгеннен кейін, оны жазу үшін бухгалтеріңізге аударыңыз немесе оны өзіңіз жазыңыз. Бұл ай сайын жасаңыз. Ақпаратты электронды кестеге немесе бухгалтерлік бағдарламалық құралға енгізіңіз. Сондай-ақ, онлайн-бағдарламалық қамтамасыз ету сіз үшін жұмыс істейтіндігін де білуге болады, осылайша Сіз және сіздің бухгалтеріңіз ақпаратыңызды көре алады және оны талқылай алады. Тек ай сайын жазылғандардың барлығын тексеріңіз, сондықтан оны қарап шығуға болады.
Төртіншіден, ақпаратты біріктіру және шолу.
Қаржылық ақпарат ай сайын жазылғаннан кейін төрт есеп шығарыңыз:
- баланс
- пайда мен шығындар туралы есеп (p & l)
- дебиторлық берешек есебі және т.б.
- кредиторлық берешек туралы есеп.
Әрбір есеп үшін, өткен айдағы бірдей есеп ақпаратымен салыстыруды қосыңыз. Осы есептерде нақты ақпаратқа ерекше назар аударыңыз.
Соңында, ACT, Сіз білетіндей негізделген.
Көп жағдайларда «ACT» ештеңе істемейді, егер бәрі дұрыс болса.
Басқа жағдайларда, ол өзгеріс жасауды білдіреді. Ақпараттың әрекет етуіне мәжбүр болатын «триггерлер» жасаңыз. Мұнда ұсынылған кейбір триггерлер:
- Баланс . Егер сіз көріп отырсаңыз, міндеттемелер үш айда ай сайын өсіп отырады (бұл активтер мен / немесе шығыстар да арта түседі), шығынды қысқартады.
- Табыс туралы есеп . Егер белгілі бір шығыстар сатудың пайыздық үлесі ретінде өсіп жатқанын байқасаңыз, неге оның өсіп келе жатқанын сұраңыз. Егер өсім қажет болса, пайда деңгейін ұстап тұру үшін сіз басқа шығыстарға жұмсалатын шығындарды қысқартқыңыз келуі мүмкін.
- Дебиторлық қартаю шоттары . Баяу өтемақы төлегеннен кейін сенімді болыңыз. Қарызды ақысыз қалдыруға неғұрлым ұзақ уақыт кетсе, соғұрлым сіз ақша ала аласыз. Жоғарыда талқылағанымдай, дереу төленгендігіңізді және ақшаңызды қаламайтындығын болжау үшін төлеушілердің төленбейтінін тексеру үшін, жинау жүйесін орнатыңыз.
- Төлеуге болатын шоттар . Мүмкіндігінше тезірек төлейік. Жеңілдіктер алу үшін ерте төлеп көріңіз. Егер сіз барлық шоттарды төлей алмасаңыз, айыппұл санкцияларын тудыруы мүмкін немесе несие рейтингіңізге әсер ететін жағдайларды төлеңіз. Тіпті біреу басқа шоттарды төлеуге жауапты болса да, сіз өзіңіздің іскерлік қарыздарыңыз төленетініне көз жеткізу үшін жауапты адам болып табыласыз.
Қаржылық жүйелермен таныс болмасаңыз да, сіз оны қозғалысқа келтіріп, оны жұмыс істей аласыз. Ең қиын бөлік ақпарат жинау. Сіз «жинақ әдеті» қалыптасқаннан кейін, қалғаны сізбен бірге келеді.
Есіңізде болсын, CCRRA - Сіздің бизнесіңіздің қаржы ақпаратын ұстаңыз, әр аптаның барлығын тексеріңіз , ай сайын ақпаратты жазыңыз және тексеріңіз , содан кейін қаржылық жағдайыңызды біртіндеп жылжыту үшін қажетті әрекеттерді орындаңыз. Егер сіз осы қарапайым бес сатылы жүйені ұстанатын болсаңыз, онда сіз «қоқыс» пен онымен бірге туындайтын проблемаларды барынша азайта аласыз және сіздің қаржылық жағдайыңызды арттырасыз.
Жақсы ұйымдастырылған қаржылық жүйе сіздің бизнесіңізді көптеген жылдар бойы қаржылық тұрғыда сақтап қалады.