Бұл қателерді болдырмау арқылы уақыт, ақша және бас ауруларын үнемдеңіз
Бухгалтерлік бағдарламалық қамсыздандырудың жоғары дәрежелі бағдарламасымен операцияларды жылдам өңдеуге болады, қателіктерді түзету үшін төлем жасау сізден аулақ болғыңыз келетін нәрсе. Көбінесе қателіктерді түзету және оны бірінші рет алу үшін төлеудің арасындағы айырмашылықты іздеу үшін қандай қателерді іздеу керек екенін жиі біледі. Кішігірім бизнестің иелері өздерінің бухгалтерлік жазбаларын сақтаған кезде жасаған қателерін болдырмай, уақытты үнемдей алады. Міне, бизнес иелерінің оларды түзетуге қатысты бірнеше ұсыныстары бар:
01 - Алдыңғы кезеңде кездейсоқ түрде операцияларды жазу
Өзгерістер үшін алдыңғы кезеңдегі балансты қайта қарау
Алдыңғы кезеңде транзакцияларды жазып алған болсаңыз, Баланс өзгереді. Сондықтан сіз алдыңғы кітаптарыңызды жапқан уақыттан бері өзгермегеніне көз жеткізу үшін алдыңғы кезеңдегі Баланс парағын тексере аласыз. Егер ол өзгертілсе, сізге тергеу қажет.
02 - Активтердегі немесе жауапкершілік баланстарындағы дұрыс баланс
Активтердің шоттарында дебиторлық берешек болуы керек, ал жауапкершіліктегі шоттарда кредиттік қалдықтар болуы керек. Бұл баланстық есепшоттарда дұрыс емес балансқа ие болудың ең көп таралған себептері дұрыс емес есептік жазбаларға, есептік жазбаларды дұрыс емес жіктеу және қайталанатын түзетуші жазбаларға жібереді.
Сіздің баланстарыңызды қателерге тексеріңіз
Активтер мен міндеттемелердің дұрыс баланстары бар екеніне көз жеткізу үшін Баланс парағын тексересіз. Егер дұрыс емес теңгерім тіркелгісі болса, қате тудырған жазбаларды табу үшін сол тіркелгінің мәліметтерін шығарып алуға болады. Бұл тексеру кем дегенде ай сайын орындалуы керек.
03 - Табыс немесе шығыс балансында дұрыс емес баланс
Табыс шоттарында кредиттік қалдықтар болуы керек, ал шығыс шоттарында дебеттік қалдықтар болуы керек. Бұл қатенің кейбір себептері дұрыс емес есептік жазбаларға, тіркелгілерді дұрыс емес жіктеу және теңгерімдік есепшоттардағы дұрыс емес теңгерімдердің себептері болып табылатын түзетуші жазбаларды қайталау болып табылады.
Қателер туралы сіздің табыс туралы мәлімдемеңізді тексеріңіз
Кірістер мен шығыстардың дұрыс теңгерімге ие болуын қамтамасыз ету үшін табыс туралы мәлімдемені тексеріңіз. Егер дұрыс емес теңгерім тіркелгісі болса, қате тудырған жазбаларды табу үшін сол тіркелгінің мәліметтерін шығарып алуға болады. Бұл тексеру кем дегенде ай сайын орындалуы керек.
04 - Қайталанбас шығыстар
Шағын бизнеске есеп беру жүйесі уақытты үнемдейді, себебі жазбалар тез және оңай орналастырылуы мүмкін. Ақпарат енгізілгенде, шығынның дұрыс емес есебін немесе шығыстың сипаттамасын таңдау оңай. Есепке алу шығындары бухгалтерлік жүйе сіздің бизнесіңізде не болып жатқанын дұрыс көрсетпеуі мүмкін, бірақ қаржылық және салықтық есептілік дәл болмаған жағдайда нақты бас ауруларын тудыруы мүмкін дегенді білдіреді.
Өз шығыстарыңыз туралы есептерді мерзімді түрде қараңыз
Деректердің ақылға қонымды екендігіне көз жеткізу үшін кез-келген уақытта сіздің шығындарыңызды сканерлеу үшін біреуге тағайындаңыз. Мысалы, егер тамақтану шығысы жалдау бойынша шығыстар есебінде болса, ол әдетте жазбалар сипаттамасына байланысты ерекшеленеді. Шығындарды дұрыс емес деп санауға болады деген тағы бір көрсеткіш - бюджеттен нақты айырмашылықтарға түсіндірілмеген.
05 - Қажет кезде көмек іздемеу керек
Сіз бірнеше доллар үнемдеу үшін бірнеше сағат уақыт жұмсайтын адамдарға қатысты «дана және доллар кедей» деген сөздерді естідіңіз. Сіз өзіңіздің бизнесіңізді іске асыру - бұл мердігер құрылады, суретші бояулар мен риэлтор сатады деп түсінуіңіз керек. Кейде сіздің есеп жазбаңыздың егжей-тегжейі бойынша немесе саған жасалған қатені қалай түзететінін зерттеу барысында сағаттарға уақыт жұмсаудың қажеті жоқ.
Кәсіби бухгалтерлік маманға жүгіне аласыз
Егер сіз өзіңіздің есептік мәселелеріңізден гөрі басқа мәселелерді шешу арқылы жұмсаудан көп ақша жұмсай алсаңыз, онда мәселені кәсіби бухгалтер немесе бухгалтерге аудару керек.
06 - түсімдерді сақтау емес
Бухгалтерлік жазбаңызда барлық шығындарыңызды мұқият жазып алдыңыз. Сіздің шығыстарыңыз туралы мәлімдеме - қате немесе кемшіліктерсіз өнер туындысы. Содан кейін IRS сұрайды; түбіртектерсіз сіздің шығындар туралы мәлімдемелер пайдасыз.
Түсімдеріңізді сақтаңыз
Кіріс жазбаңызды сақтаңыз немесе олардың барлығының сканерленген көшірмелерін жасаңыз.
07 - Сақтық көшірмелеуді жоспарламаған
Көптеген кішігірім кәсіпорындар бағдарламалық жасақтамаға есеп жүргізу үшін жұмыс істейді, бірақ жүйелік апаттар немесе қателерді есепке алмайды. Бір ғана мәселе файлдарыңызды өшіруі мүмкін.
Күнделікті сақтық көшірмелерді жоспарлау
Бұл тапсырма үшін бөлектелген бұлт қоймасын немесе белгілі бір серверді пайдаланатын апталық автоматты резервтік көшірмелерді жоспарлау.
08 - қызметкерлерді оқыту емес
Бағдарламалық жасақтама қаншалықты қуатты болса да, қызметкерлеріңіз тиімді болу үшін оқытуды қажет етеді. Қайта дайындалған қызметкер сіздің есебіңізді апатқа ұшыратып, шығындарыңыз бен пайдаңыздың барлығын жойып жіберуі мүмкін.
Тұрақты оқытуды орындаңыз
Борттық процесте барлық қызметкерлердің ақпаратқа дәл кіруі және енгізуі үшін жан-жақты тренингтер өткізіп, тоқсан сайынғы жаңартқыштар бар.