Корпоративтік Басқарма отырысының хаттамасын неге қабылдау керек?
Корпоративтік кездесулердің минуттарын қабылдау мен тіркеудің бірнеше себебі бар.
Кездесулердің хаттамаларын қабылдаудың бірінші және ең маңызды себебі - сіз не шешкеніңіз туралы жазба алу. Мен бірнеше ай бұрын басқарма қабылдаған шешімді ешкім есіне алмайтын отырыста отырдым. Сіздің бизнесіңіз үшін жазбаша түрде бірдеңе бар болса,
Корпоративтік басқарма хаттамаларының екінші себебі сенімгерлік және жауапкершілік мақсаттарына арналған. Басқарма мүшелері сенім жағдайында. Олар корпоративтік акционерлермен салынған ақша туралы шешім қабылдайды және олар корпорацияның мүдделеріне қайшы келмей, ақылмен әрекет еткенін дәлелдеуі керек. Басқарма отырысының хаттамасымен басқарма өздерінің адал әрекеттерін дәлелдейді және олардың әрекеттері үшін жеке жауапкершіліктен құтылуға көмектеседі.
Үшінші себеп - салық салу мақсаттары. Корпорация жеке акционерлерден жеке компания болып табылады. Бұл бөлімді сақтауды қамтамасыз ету үшін, кеңес отырысының хаттамалары жазбаны ұсынады.
Олардысыз IRS немесе мемлекеттік органдар бизнестің салықтық мәртебесін жоққа шығара алады. Бұл көрсетпеген корпорация иелерден бөлек, қиын салық жағдайын тудыруы мүмкін.
Кәсіпорындардың сенімді мүшелері өздерінің міндеттерін атқарып, қорғалған болуына ұмтылуға ұмтылатын теңгерім бар.
Бұл мақалада біз осы балансты қарастырамыз.
Қазір біз кеңестің отырыс хаттамаларын жүргізудің себептерін талқыладық, біз мұнда бизнестің кейбір қателіктері және оларды түзету туралы кейбір ойлар бар.
Жиналыс алдында күн тәртібін жасау және тарату емес
Корпорациялардың басқарма отырыстарында жасаған тағы бір үлкен қатесі жиналыс алдында күн тәртібін белгілемейді және жиналыс алдында күн тәртібін және тиісті құжаттарды таратпайды. Күн тәртібінде күн тәртібіндегі әрбір тармақтың нақты уақыттары болуы керек. Белгілі бір күн тәртібіне ие болу жиналысты неғұрлым тегіс жүргізуге мүмкіндік беріп қана қоймайды, бірақ ол басқарма (және кейінірек оқитындар) күн тәртібіндегі әрбір тармақтың салыстырмалы маңыздылығын біледі.
Бұл маңызды және шұғыл болса, күн тәртібіне бір нәрсе кіре алмайды дегенді білдірмейді, бірақ күн тәртібіне дауыс беру арқылы тармақтар енгізілуі мүмкін. Және бұл өте маңызды, басқарма емес, басшылар қажет.
Басқарма отырысының маңызды бөлігін жоққа шығарады
Кеңес отырысының минуттарына арналған үлгіде мыналар болуы керек:
- The күні, уақыты және орны
- Күн тәртібіндегі белгілі бір тармақтарға бөлінген уақыт пен уақытты бастау және аяқтау
- Басқарма отырысының қандай түрі - тұрақты, арнайы немесе жылдық (барлық мемлекеттер жыл сайынғы кездесуді өткізу үшін корпорацияларды талап етеді)
- Директорлардың, қонақтардың және қызметкерлердің назарын аударып, кімнің мүшелері болмағанын кім білді? Кешке келген немесе ерте кететіндердің есімдерін атап өту керек.
- Кворум бар-жоғын анықтау. Əдетте, корпоративтік заңдарда талап етілетін кез келген дауыстар үшін кворум қажет. Кворум талаптары әдетте мүшелердің жартысынан көбін құрайды. (Тоғыз мүшелердің кеңесі үшін, мысалы, кворумға бес адам қатысуы керек).
- Егер тұсаукесерлер комитеттер немесе басқалармен берілген болса, баяндамашылардың атауларын және атауын енгізіңіз.
Кездесу минуттары өте ерекше
Мүмкін, ең үлкен қателік тақталары талқылаулар (кейде аргументтер) мен процестер туралы егжей-тегжейлі ақпаратты талап етеді. Кездесулерде талқылаулардағы кімнің айтқандарын емес, шешімдердің нәтижелерін көрсету керек. Айтыңызшы, сіздің басқарма жаңа өнімдер желісін сатуға ұсыныс жасайды.
Жиналыстағы хаттамада: «Жаңа дәмдеуіштер желісін қосу туралы қозғалыс: Қозғалыс күшіне еніп, мақұлданды, солай бола қалады». Егер топ талқылау өткізсе, пікірталастың ұзақтығын жазып, оны қорытындылайық, бірақ талқылау туралы егжей-тегжейлі білудің қажеті жоқ.
Жеткілікті емес минуттар
Спектрдің екінші жағында бірнеше минут ақпараттар беру және мүшелерді қиындықтардан сақтау үшін жеткілікті емес. Егер шешімді бірауыздан қабылдамаған болсақ, онда басқарма мүшелерінің қайсыбірі қалыс қалғаны туралы жазбалар (және қалыс қалу ықтимал мүдделер қақтығысы болғандығын ескеріңіз).
Сіз әр пікірталастың соққысын жазуға тура келмесеңіз немесе не айтатын болсаңыз. Бірақ пікірталастың рухын көрсететін минуттарда ақпарат жеткілікті болуы керек.
Басқарма отырысы өте ұзын
Ешкім ұзақ кездесулерді жақсы көрмейді, бірақ жиналысты және минутты қысқартудың бірнеше жолы бар. Келісім күн тәртібін жасау арқылы кеңестің отырыс уақытын үнемдеуге болады. Негізінен бұл күн тәртібі талқылаусыз жылдам талқылана алатын мәселелердің тізімі болып табылады. Тізімге алдыңғы кездесуден, қаржылық есептерден және комитеттерден немесе бас директордан алынған есептер кіреді.
Келісімнің күн тәртібі, есептер және басқа да ақпарат жиналыс алдында таратылуы керек, сондықтан мүшелер оларды оқуға мүмкіндік алады. Одан кейін кездесуде күн тәртібі кездесудің үдерісінің бөлігі болып табылады. Кез-келген кеңес мүшелері келісімнің күн тәртібі туралы мәселе немесе алаңдаушылық туғызуы мүмкін, бірақ мәселелер болмаған жағдайда, келісімнің барлық күн тәртібі бір уақытта дауыс беруге болады.
Шешімдердің қате түрі
Корпоративтік кеңес жалпы саясат туралы шешім қабылдайды. Күнделікті шешімдер осы саясатқа негізделген корпорация басшыларымен жасалады. Кейде кеңестер оларды басқаруға жақсы шешім қабылдауға тырысады.
Минуттарды бекіту емес
Кеңес отырыстарының шуылында және қобалжуында, протоколды мақұлдауды ұмытып кету қызықтырады. Бірақ минуттар кездесудің хатын да, рухын да дұрыс көрсететініне көз жеткізу маңызды. Хаттама мақұлданғанға дейін «жоба» деп есептеледі.
Жиналыс хаттамасының жазбаларын жүргізу емес
Барлық қиындықтардан кейін сіз корпорацияңыз үшін жақсы минуттарды сақтау үшін барасыз, корпоративтік кездесу минуттарын қауіпсіз және қолжетімді жерде сақтаңыз. Құпия сөзбен қорғалған файлда корпоративтік жазбалар кітабында немесе «бұлтта» минуттарды сақтау үшін процедураны орнатыңыз.
Корпоративтік хатшының рөлін мойындауды ұмытпау
Корпоративтік минуттарға қатысты міндеттердің көпшілігі корпорация хатшысының доменіне түседі. Жақсы корпоративті хатшы болу - бұл өнер және бұл адамдар жиі мойындалмайды. Бұл адамға үнемі «рахмет» айтыңыз.
Сіздің Директорлар кеңесі бойынша кеңесші ретінде адвокатты емес
Бұл мақалада келтірілген ақпарат салық немесе заңдық кеңес болып табылмайды, ал автор - адвокат емес. Сіздің корпорацияңыз жекеше немесе қоғамдық болып табыла ма (ашық түрде сатылатын акциялармен), сізге корпоративтік минуттарды қалай алуға болатындығы туралы кеңес беріп, сіз және сіздің басқарыңыздың қорғалғанына көз жеткізу үшін маңызды кеңестің отырыстарына қатысуыңыз керек.