Бизнестегі электрондық поштаны пайдалану туралы заңдар мен түсініктер
Электрондық пошта соншалықты танымал болды, кейбір жағдайларда адамдар оны телефоннан жиі пайдаланады. Жазбаша сөз оңай түсініксіз болғандықтан, іскери ортада дұрыс этикет этикетін түсіну қажет.
Өкінішке орай, көптеген адамдар электрондық поштаны өздерінің артықшылығын қалай қолданатынын түсінбейді және бизнеске жиі қатыса алатын артықшылықтар жіберілмейді. Келесі іскери электрондық пошта этикасы ережелері қызметкерлерге тиімді және тиімді электрондық поштаны құруға көмектеседі.
01 - Тек анық және қысқа хаттар жіберіңіз
02 - Әрқашан маңызды тақырып жолын қолданыңыз
Электрондық поштаның тақырып жолын ешқашан бос қалдырмаңыз. Бос тақырып жолы электрондық поштаңызды спам ретінде белгілеуі мүмкін және ол ешқашан оның тағайындалған жеріне жетпейді. Бос тақырып жолдарымен жіберілген электрондық хабарлар жиі назардан тыс қалады, әсіресе, егер алушы әдетте кез келген күнде көптеген электрондық хаттарды алады. Әрқашан электрондық поштаңыздың мазмұнын дұрыс көрсететін тақырып жолын пайдаланыңыз. Бұл сіздің алушыларыңыздың электрондық пошталары арқылы тиімдірек сұрыптап, электрондық поштаңызға жылдам жауап беруге көмектеседі.
03 - Extravagantly пішімделген электрондық хаттардан аулақ болыңыз
Электрондық хаттарды кәсіби форматтарда жіберіңіз. Фондарға арналған түрлі түспен қаріптер мен суреттерден аулақ болыңыз. Бұл оқырмандарды оқырманы алаңдататын немесе хабарды оқуға қиындық тудыруы мүмкін. Сіз қосқан кез келген фондық сурет электрондық поштаңыздың файл өлшемін шағаруы мүмкін. Алушыларды баяу байланыстыруды мәжбүрлеп, сіздің хабарыңыздың жүктелуін ұзақ уақыт күтіп тұруыңызға болады. Қосылатын артқы фон суреті электрондық поштаның файл өлшемін шағаруы мүмкін. Алушыларды жүктелетін хабардың ұзақ уақыт бойы күтуін күтуге мәжбүр болады.
Егер сіздің компанияңыз тұрақты көрініс пен сезімге ие болу үшін нақты электрондық поштамен жұмыс істеуді талап етсе, оны пайдаланыңыз. Компанияның логотипі мен қолтаңба сызығы сіздің электрондық поштаңызға кәсіпқой бейнені ұсына алады.
04 - Өз уақытында жауаптар жіберіңіз
Адамдар электрондық поштасына дер кезінде жауап беруін күтпеңіз. Жедел, қысқа хабармен дереу жауап беріңіз. Егер сізге жауапты зерттеуге немесе қосымша ақпарат жинауға көбірек уақыт қажет болса, жауапты күте алатындай электрондық пошта жіберушісіне хабарлаңыз.
05 - Кеңседен тыс жауап беру құралдарын пайдаланыңыз
Егер офистен кетіп, электрондық поштаңызды оқи алмасаңыз, сізбен байланысуға тырысатын кез келген адамға автоматты түрде жауап беру үшін электрондық пошта жүйесінің жұмыс кеңсесінің құралын пайдаланыңыз. Автоматты түрде жауап берушілер жіберушілерге жауап алуды күте алатынын білетініне көз жеткізіңіз.
06 - Бірінші кезектегі жалаулармен қасқырмаңыз
Көптеген электрондық пошта жүйелері электрондық поштаны «Жоғары басымдылық» немесе «Қоңырау» ретінде белгілеуге мүмкіндік береді. Бұл әдепкі электрондық пошта жалаушасын жасамаңыз. Оны аздап пайдаланыңыз немесе сіздің алушыларыңыз басымдылық жалаушасын елемейді. Ақырында маңызды электрондық поштаны жібергенде, ол лайықты назар аудармайды.
07 - «Барлығына жауап беру» керек пе?
Көптеген жіберушілер немесе алушылар бар әрбір электрондық пошта үшін «Барлығына жауап беру» түймесін баса бермеңіз. Тақырыпты қарастырып, кімге жауап беру керектігін шешіңіз. Әрқашанда қажетсіз кез келген уақытта жауап беру сізге «бизнес-спаммер» ретінде беделге ие болады және адамдар сіздің электрондық поштаңызды толығымен елеусіз қалдыруы мүмкін.
08 - Жеке бизнес және жеке электрондық пошта тіркелгілері
Төтенше жағдай болмаса, іскери электрондық поштаңызды жеке хат алмасу үшін пайдаланбаңыз. Тіпті өз бизнесіңіз болса да, екі жеке электрондық пошта тіркелгісі болуы жақсы. Бұл сізге электрондық поштаңызды басымдықпен белгілеуге және бизнеспен байланысты емес жеке хабарламаларды ұстауға мүмкіндік береді.
09 - Кәсіби электрондық пошта тіркелгі атауларын пайдалану
Кез келген бизнес электрондық пошта мекенжайының бір бөлігі ретінде өзіңіздің атыңызды пайдаланыңыз. Мысалы, james.bucki@example.com немесе jbucki@example.com. Бүркеншік аттардан, тұтқалардан, моникерлерден немесе жасырын сілтемелерден аулақ болыңыз. Мысалы, soccer.mom@example.com немесе baseball.nut@example.com пайдаланбаңыз.
10 - Электрондық поштаны бұл жауап үшін ең жақсы ма?
Электрондық поштаны жалғыз байланыс құралы ретінде пайдаланбаңыз. Барлық хабарламалар электронды поштаға сәйкес келмейді және қысқа телефонмен сөйлесу немесе қысқаша кеңсеге бару хабарды жеткізудің тиімді әдісі болуы мүмкін. Телефон арқылы сөйлесу немесе сөйлесу адамдық элементті өзара әрекеттесуге әкелуі мүмкін және бұл бір нәрсені түсіндіруге тырысқанда, немесе біреуді әрекетке баруға көндіруге тырысқанда, барлық айырмашылықты жасай алады.
11 - сезімтал және қол жетімді болыңыз
Байланысты немесе келісімшартты тоқтату үшін ешқашан электрондық поштаны пайдаланбаңыз. Кәсіптік іскерлік хатта әрдайым сізбен байланысуға болатын баламалы тәсілдерді беретін қолтаңба сызығын қосыңыз. Мысалы, сіз кеңсе, факс, ұялы телефон нөмірлерін және кеңсе пошта мекенжайыңызды қамтуы мүмкін.
12 - Масштабты қосымшаларды жіберуден аулақ болыңыз
Сіз өзіңіздің электрондық поштаңызды қалай және қайда жіберетінін ешқашан білмейсіз. Ұялы құрылғылар жүктеуді растауды сұрамай тұрып файлды жүктей бастайды. Ол ұзақ уақыт алуы мүмкін және алушы төлеуге тиіс өткізу қабілеттілігін тұтынуы мүмкін. Тіркемелердің біріккен өлшемін 50 Мб-қа дейін сақтаңыз.
Үлкен файлды жіберу керек болса, алдымен алушыларға хабарласыңыз және олар файлды қалай қабылдағысы келетінін сұраңыз. Файлды жіберу үшін файлды тасымалдау қызметін де қолданасыз.
13 - Осы электрондық поштаны жібермес бұрын ойлап көріңіз
Ақырында, «жіберу» түймесін баспай тұрып біраз уақыт бөліп, не жазғаныңызды ескеріңіз. Электрондық пошта арқылы жіберілмеуі керек нәрсе ме? Жеке сипаттағы және компанияның электрондық пошта жүйесін пайдалану мүмкін емес пе? Сіз ашуланған кезде электрондық поштаны жаздыңыз ба? Егер болса, «delete» батырмасын басыңыз.