Көптеген бизнестер үшін, несие беру бөлімі дұрыс емес нәрсе болмаса, көп көңіл бөлмейді. Дегенмен, несие берешегі бөлімінен жақсы жұмыс істейтін көп нәрсе бар. Керісінше, біраз қиындықтар бар, олар тек қана алға басады. Бұл бөлімше іскерлік ақша ағынына үлкен әсер етеді және жеткізушілермен төлем келісімдерінің артықшылығын пайдаланып, пайда болуы немесе жоғалуы мүмкін мүмкіндіктер бар.
Жақсы басқарылатын кредиторлық берешек бөлімшесі көлемді жеңілдіктер мен ерте төлемдерді жеңілдету, сондай-ақ басқа да шығыстар мен инвестициялар үшін бизнестің барынша қол жетімді болуын қамтамасыз етудің ең жақсы әдісін анықтауы керек. Бұл бөлім өнім берушілердің келісімдері мен келісімшарттары негізінде өз міндеттерін орындауын қамтамасыз етуі тиіс, сондықтан көлем немесе сапа стандарттарының сақталмауы, мәселелер шешілетіні және тиісті түзету шаралары қабылдануы қажет.
Жалақының жалпы мәселелері
Шығындарды азайту және ақшаны босату үшін көптеген мүмкіндіктер бар болса да, осы мақсаттарға қол жеткізуге тырысқанда, бизнестің алдында тұрған бірқатар кедергілер бар. Canon's 2014 шоттарына төленетін оңтайландыру зерттеуі қағазды өңдеу көптеген ұйымдар үшін ең үлкен проблема көздерінің бірі болып табылатынын анықтады, ал қағазды есепке алу ең үлкен мәселе болып табылады.
Басқа да маңызды мәселелер:
- Төлемдердің уақытылы жүргізілуін қамтамасыз ету
- Шот-фактураны бекіту процесін оңтайландыру
- Жабдықтаушылармен ең жақсы төлеу шарттарын алу және екі тараптың міндеттемелері орындалатындығына көз жеткізу
- Жеткізушілердің бухгалтерлік есеп және шот-фактура жүйелерінің әртүрлі қызметтерімен айналысу
- Деректер мен мәмілелердің қауіпсіздігін тексеру және тексеру
Тізімдегі көптеген мәселелер нашарлайды немесе қағаз бланкісіне тәуелді болады. Құжаттарды жоғалту - көптеген ұйымдардың жиі кездесетін проблемасы, бұл кеш немесе өтпеген төлемдерге алып келеді. Сонымен қатар, бірқатар кәсіпорындардың қағаз құжаттарын цифрлауға мүдделі болғанымен, жеткізушілердің көпшілігі бұрынғысынша пошталық шот-фактураларды жібереді немесе оларды факс арқылы жібереді.
Көптеген кіші компаниялар өздерінің несие шоттарын төлейді, және олардың көпшілігі қолмен жасалады. Көптеген жеткізушілер электронды төлемге ауысқандықтан, көптеген ұйымдар деректерді қолмен енгізу және құжаттаманың цифрлық көшірмелерін жасау үшін көп мөлшерде жұмыс күшін жұмсайды.
Қағаз құжаттаманы пайдалану шоттарды бекіту процесін жиі баяулатады, себебі көшірмелерді қарау үшін тиісті басқару мүшелеріне жеткізілуі керек. Құжаттар сандық форматта оңай қол жетімді болмаса немесе қол жетімді болмаса, деректерді талдай отырып, ең жақсы төлем келісімдерін алуды және осы міндеттемелерді орындауды қамтамасыз ету қиын. Уақытында және ерте төлеу бойынша жеңілдіктер туралы келісімшарттар, егер бизнес қажет етілмесе, төлем жасай алмайтын жағдайда оңай жоғалуы мүмкін, сондықтан құжаттарды рәсімдеуге қатысты мәселелер қымбат болуы мүмкін.
Жақсарту және оңтайландыру
Несиелік берешектің дұрыс жұмыс істеуіне байланысты бірқатар мәселелер бірдей түпкі себептерден туындағандықтан, ұйымдардың көптеген мәселелерді бір уақытта шешетіндігіне бірнеше түзету енгізілген. Кәсіпорындардың кредиторлық бөлім процестерін реттей алатын ең тиімді тәсілдерінің үшеуі мыналар болып табылады:
- Құжаттарды цифрлау үшін нысан таңбасын тануды пайдаланыңыз
- Жеткізушілер үшін қол жетімді онлайн порталдардың артықшылығын пайдаланыңыз
- Басқару жұмыс үрдістерін жасау
OCR
Көптеген компаниялар сканерлерді қағаз құжаттарының цифрлық көшірмелерін жасау үшін жиі пайдаланса да, бұл әдетте компьютерге сақталған құжаттың бейнесін жасайды. Бұл дегеніміз, деректерді дерекқорға қолмен енгізу қажет, сондықтан жазбалардың жоғалуы мәселенің аз болғанымен, уақыт өте көп.
Объектінің таңбаларын тану немесе OCR құжатты сканерлеуді және одан деректерді алуды қамтиды. Бұл деректер автоматты түрде дерекқорға немесе электрондық кестеге қосылуы мүмкін. OCR процесі қолмен деректерді енгізу қателерінің мәселесін азайтуға көмектеседі және құжаттарды қабылдау кезінде ақпаратты енгізуге мүмкіндік береді. OCR суретті файлды жасау үшін құжатты сканерлеу кезінде қызметкерге бірдей уақытты алады және ол әдетте қосымша қадамдар талап етпейді. Per Gartner компаниясында жұмыс істемейтін қызметкерсіз, олардың шот-фактураларын 80 пайызға немесе одан көп жібере алатын ұйымдар бар.
Жеткізушінің порталдары
Шот-фактураларды және деректерді орталықтандырылған жүйеге енгізу үдерісін оңтайландыру бизнеске және оның жеткізушілеріне тапсырыстарды бақылауға, шот-фактураларды қарауға және төлемдер жасалғанын көруге мүмкіндік беретін онлайн-порталды жасауға немесе пайдалануға мүмкіндік береді. Бұл деректерді ұйымдағы бірқатар адамдарға қолжетімді ету, кредиторлық берешек бөлімшесінің тиісті түрде қадағалауды қамтамасыз етуге көмектеседі және шот-фактураларды бекіту үшін қажетті уақытты тездетуге көмектеседі. Порталға кіру рұқсатын берушілер бұл кәсіпорындарға шот-фактуралар мен төлемдерді қадағалауға, сондай-ақ жеткізілген жеткізілімдермен немесе шот-фактуралармен байланысты кез-келген мәселелер туралы хабардар етуге мүмкіндік береді.
Жұмыс процестерін және процестерін белгілеу
Дегенмен, ұйым деректерді басқару жөніндегі күш-жігерді басқаруға шешім қабылдайды, шоттарды және төлемдерді басқару үшін белгіленген процесс бар екенін ескеру керек. Бұл кәсіпорындарға операциялардың жұмыс істеуін қамтамасыз етуіне мүмкіндік береді және олар ауыр немесе қателерге немесе кідірістерге әкелсе, баламаларды анықтайды. Deloitte-дің пікірінше, бұл процестерде шот-фактураны алған кезде, несие берешегінің бөлімі, деректерді енгізу және бөлісу жолдары және шот-фактураларды алу үшін қандай процедура бар екенін анықтау керек. Сондай-ақ жеткізушілердің әртүрлі түрлерін төлеудің ең жақсы тәсілдерін анықтау бойынша нұсқаулар болуы керек.
Көптеген өнім берушілер 30 немесе 90 күн ішінде төлеу үшін жеңілдіктер ұсынады, бірақ егер бұл ұйымның ақшалай қаражатын қозғалысына кедергі келтірсе, ол жеңілдікке тұрмауы мүмкін. Компания мен жабдықтаушылар келісімнің немесе келісімнің нұсқамаларына сәйкес келетінін тексерудің мүмкіндігі бар. Осы мәселелерді шешу үшін жұмыс үрдісін құру ұйымдарға дұрыс таңдау жасауына көмектеседі.
Жеткізушілер өз уақытында жеткілікті мөлшерде немесе тиісті көлемде жеткізбесе, компаниялар бұл мәселелер шешілгенге дейін шот-фактураларды төлегім келмейді. Жұмыс процесі осы мәселелер туындаған кезде не істеу керектігін анықтауда маңызды болуы мүмкін. Бұған қоса, жабдықтаушыларға төлемдер жеңілдіктерді жоғалтуды болдырмау немесе мерзімінен бұрын өтеу үшін айыппұлдар алу үшін уақытында жасалуы қажет. Əрбір өнім беруші келісім-шарты құжатталуы жəне жаңартылуы керек жəне əрбір тіркелім тиісті түрде өңделуін қамтамасыз етеді.
Жұмыс процестерін жасау компанияға да көмектесуі мүмкін:
Аутсорсинг
Жазбаларды санау, ТБК енгізу және жеткізушілерге қол жетімді порталды пайдалану шағын бизнес үшін қажет болмауы мүмкін, бірақ ұйымдардың құны олардың бизнестің артықшылықтарын пайдалануына кедергі келтіретінін болжауға болмайды. Электрондық жүйелерді құру және қолдау құны көптеген шағын және орта ұйымдар үшін тыйым салынуы мүмкін, сондықтан жиі үйде қажет емес. Ұйымдар осы тапсырмаларды аутсорсингке бере алатын көптеген үшінші тарап провайдерлері бар. Ұйымдарға OCR процесін құрудан бастап, жеткізушілермен жасалған келісім-шарттарды талдау үшін жұмыс процестерін жасауға көмектесу үшін барлық жағдайларға аутсорсингтен көмек көрсетіледі.
Ұйымдар АТ-жүйелердің әртүрлі жүйелерін өз бетімен іске асыруға жұмсалатын шығындарды өздері көтере алмаса да, оларды үшінші тараппен ұстай отырып, жиі өте қолжетімді. Кәсіпорындардың бұл жүйелерді әлеуетті үнемдеуге және ақшаны босатудың құнына қарсы тұру үшін шығындарды салыстыру қажет, ал аутсорсинг ұйымдарға әдетте тым қымбат тұратын технологиялар мен жүйелерді пайдалануға мүмкіндік береді.
- Әр жаңа тапсырыс үшін сатып алу тапсырыстары жасалуын қамтамасыз етіңіз
- Шот-фактуралар алынған өнімдерге сәйкес келіп, шарттық келісімдерге сәйкес келетінін тексеріңіз
- Төлемдер жасалуын, олардың уақытында жасалуы және олар қайталанбайтынына көз жеткізу үшін жазбаларды тексеріңіз
- Төлемдерді азайту үшін EFTs немесе несие карталары сияқты шот-фактураларды төлеудің ең жақсы әдісін анықтаңыз