Кейде сатылым шот-фактурасы деп аталатын шот-фактура өнім немесе қызмет жеткізушісі сатып алушыға жіберілген құжат болып табылады. Шот-фактура сатып алушының бөлігінен дебиторлық берешекті құруға міндеттеме жүктейді. Басқаша айтқанда, шот-фактура сатып алушы мен тауарлардың немесе қызмет көрсетулердің сатушысы арасындағы шартты жазбаша растау болып табылады.
Шот-фактура сіздің бизнесіңіздің бухгалтерлік және бухгалтерлік есепке алу жүйесінің маңызды бөлшегі болып табылады, себебі олар сатылым операцияларын тіркейді.
Шот-фактураға не кіреді?
Шот-фактураның әдеттегі бөлімдері мыналарды қамтиды:
- Шот-фактураның жасалған күні . Мұны ұмытпаңыз! Шот-фактураның күні тапсырыс берушіде сағатты белгілей бастайды. Егер сіз терминдер (төлеу мерзімі) болса, сіз төлемді төлеу уақыты келген кезде барлық білетіндіктен, күнді қосқыңыз келеді.
- Тапсырыс берушінің және жеткізушінің атауы және мекен-жайы . Бухгалтерлік бағдарламалық жасақтамадағы шот-фактураны жасасаңыз, сіз тек клиенттің электрондық пошта мекен-жайын қажет ете аласыз, бірақ нақты хат немесе құжатты жіберу қажет болған жағдайда, физикалық мекенжайды жинау және қосу жақсы идея.
- Екі кәсіпорынның (немесе іскерлік және жеке) жеке тұлғалардың аттары . Бұл аттарды дұрыс жазуға көз жеткізу үшін клиенттермен жақсы қарым-қатынас жасау ережесі.
- Сатып алынатын тауарлардың немесе өнімдердің немесе қызметтердің сипаттамасы, соның ішінде бағалар мен мөлшерлер. Жиі стандартты сипаттамалар мен түгендеу нөмірлері болады. Бірақ шот-фактураны жасағанда мүмкіндігінше нақты және егжей-тегжейлі болыңыз. Бұл шатасуға жол бермейді және «Мен білмедім».
- Төлем шарттары. Мысалы, провайдер «30 күн таза» деп белгілей алады, яғни бүкіл сома 30 күн ішінде төленеді.
Клиентке қалай шот-фактура қою керек
Сіз Интернеттегі іскерлік бухгалтерлік бағдарламалық қамтамасыз етуді пайдалана аласыз немесе сіз алдын-ала басып шығарылған шот-фактураны пайдалана аласыз. Процесс екі есеп беру процесі үшін бірдей жұмыс істейді.
Шот-фактураны сіз тапсырыс берушіге өнім немесе қызмет жеткізгеннен кейін ғана дайындайсыз.
- Тапсырысшыны анықтау арқылы бастаңыз. Кейбір жағдайларда, сіз сол клиенттің файлындағы ішкі клиентті немесе тапсырманы анықтағыңыз келуі мүмкін.
- Осы сатуға қатысты бұрынғы құжат нөмірлерін , соның ішінде сатып алу туралы кез келген тапсырыс немесе сату туралы келісім немесе бағалауды қосыңыз.
- Сатылған және жеткізілген элементтерді анықтаңыз. Әдетте, өнімнің немесе қызметтің атын, қызмет көрсету мөлшерін (немесе уақытты, қызметтерді) және тарифті (бір элемент үшін немесе сағатына) қамтуға болады. Егер онлайндық бағдарламалық жасақтаманы пайдалансаңыз, әр элементтің жалпы сомасы есептеледі. Бұл элементті « артқа тапсырыс » ретінде жіктеу қажет болуы мүмкін орын.
- Әрбір элемент өз сызығын алады және барлық жолдардың жалпы саны қосылады.
- Бұдан кейін сіз клиентке енгізілген кез-келген салымдарды немесе осы шот-фактураға қатысты кез-келген жеңілдіктер туралы ақпаратты енгізесіз.
- Сіз клиенттерге әртүрлі төлем әдістерін ұсынғыңыз келуі мүмкін, мүмкін олар қолма-қол ақшаны төлеу үшін жеңілдік береді.
- Жеткізілген өнімдерге тасымалдау шарттарын қосыңыз. Екі түр бар: FOB жеткізу пункті немесе FOB тағайындалуы. (F OB «бортта тегін» деп аталады ). Егер терминдер FOB жүк тасымалдау пункті болса, жөнелтуші (сатушы) жүк тасымалдауды төлейді. Егер терминдер FOB тағайындалған болса, сатып алушы жүкті төлейді. Сондай-ақ, тапсырыс беруші алынған зат туралы кез-келген сұрақ туындаған жағдайда, бөлшекті немесе бұйымды таңдайтын-істемейтінін білу жақсы.
- Сату шарттарын қосыңыз . Яғни, сіз сатып алушының төлеуін қаласаңыз және ерте төлеуге кез-келген жеңілдік бересіз бе? Терминдер осы сияқты көрінеді 2/10 Net / 30. Бұл 10 күн ішінде төлем алсаңыз, 2% жеңілдік бересіз және бүкіл баланс 30 күнде төленеді.
Шот-фактуралар клиентке поштамен немесе электрондық поштамен немесе факс арқылы жіберілуі мүмкін.
Клиент төлеген кезде, шот-фактура нөмірін сату туралы түбіртекте атап өтіп, есепке алу бағдарламалық жасақтамасында сату түбіртесіне сәйкес келеді, сондықтан шот-фактура төленгені анық. Төлем сіздің дебиторлық шотыңыздан тыс соманы алады.
Шоттар - сатып алу туралы бұйрықтар
Шоттар, кейде сатып алу тапсырыстарымен шатастырылады. Сатып алу тапсырыстары (ПО) мәміле жасалғанға дейін, ал шот-фактура операциядан кейін. Сатып алушылар тапсырыс берушінің жеткізушіге немесе жеткізушіне тапсырысын ресімдейді.
Екінші жағынан, шот-фактура өнімнің немесе қызметтің түбіртегін және жоғарыда айтылғандай төлем шарттарын жазады. Сатып алу туралы тапсырыстарды мақұлдау процесінің бөлігі ретінде көптеген компаниялар пайдаланады. Кейбір компаниялар белгілі бір сомаға өнімдер мен қызметтерге тапсырыс беруді талап етеді.
Шоттар - шоттар
Шот-фактура мен шот арасындағы айырмашылық фокус пен көзқарас болып табылады. Шот-фактура жеткізуші тарапынан жасалады және бұл клиентке өндірілген және жеткізілетін өнімдер мен қызметтер туралы, соның ішінде қарыздың сомасы туралы мәлімдеме. Шот-фактура өнім немесе қызмет алынғаннан кейін немесе одан кейін жасалуы мүмкін. Жеткізілетін өнімдермен бірге жеткізілетін шот-фактура үшін жиі кездеседі, сондықтан алушы барлық заттардың бар екеніне көз жеткізу үшін элементтерді тексере алады.
Төлем туралы өтініш - бұл төлем. Заң жобасы әдетте клиенттің көзқарасынан қаралады. Шот-фактурасыз шотты мейрамханада немесе бөлшек сауда дүкенінде алған сияқты. Заң жобасын, әдетте, дереу төлеуді күтуге болады.
Шот-фактуралардың кейбір мысалдары
Бұл үлгідегі шот-фактура Канаданың ақпаратын қамтиды, бірақ ол сізге шот-фактураның қандай екендігі туралы түсінік береді .
Шот-фактураны жасаудың бірнеше қадамдық нұсқаулары берілген .