Сақтау және ұйымдастыру керек нәрселер
Белгілі бір дәрежеде файлдар беру жүйесін жасау қажет болатын элементтер сіздің бизнесіңізге байланысты болады.
Мысалы, егер нақты материалды сатсаңыз, сізде инвентарь іздеген нәрсе қажет. Дегенмен, үй іскерлігіңізді қадағалауға қажетті заттардың жалпы тізімі:
- Бизнес және маркетинг жоспарлары.
- Құқықтық құжаттар (яғни құжаттарды ресімдеу, бизнес-лицензия және интеллектуалдық меншікті тіркеу, келісімшарттар)
- Байланыстар (кәсіби, клиенттер, сатушылар, қызмет жеткізушілер және т.б.)
- Қаржылық ақпарат (пайда / залал туралы есеп, баланс, кредиторлық берешек / дебиторлық берешек)
- Салықтар
- Бизнес шығындары (түбіртектер)
- Жобалар
Осы тізіммен бірге сіз өз бизнесіңізге тән элементтерді қосқыңыз келеді.
Үй бизнесіңізді ұйымдастыру жүйесі
Қарамастан, сіз қағаздар мен басқа да маңызды ақпаратты сақтауға және өңдеуге арналған түрлі әдістерді пайдаланасыз. Негізгі фактор - бұл сіз үшін жақсы жұмыс істейтін әдісті таңдау. Әр адамның әртүрлі ойлау мен ұйымдастыру тәсілдері бар. Мысалы, кейбір адамдар үшін файлдарды әліпбилік тәртіпте ұйымдастырудың маңызы бар, алайда басқалар үшін олар күні бойынша ұйымдастыруды жеңілдетеді.
Сіз үшін не жақсы жұмыс істейтініне сенімді болмасаңыз, біреуін байқап көріңіз және оны сақтауға тырыссаңыз, басқа жүйені қабылдаңыз. Файлдар мен ақпаратты ұйымдастырудың үш жолы бар:
Қарапайым таңбалауыштарды беру жүйесі
Тым көп құжаттар жасамайтын кішігірім кәсіпорындар үшін майлау жүйесі жақсы таңдау болып табылады.
Ол сондай-ақ, барлық жерде бір жерде болғысы келетін немесе мобильді болу үшін өздерінің ақпаратына мұқтаж адамдар үшін өте қолайлы. Байланыстыру жүйесі үлкен үш сақина байланыстырғышты, парақ қорғаушыларды және секциялық бөлгіштерді пайдаланады.
Тапсырыстарды күтуге болатын тапсырыстар, аяқталған тапсырыстар, әртүрлі нысандардың мастер-көшірмелері ... және т.б. сияқты бизнес санаттарын ұйымдастыру үшін секциялы бөлгіштерді пайдаланыңыз. Сол жерден, сіз парақтардың қорғаныштарындағы файлдарды жинай бастайсыз. Байланыстырушы толы болғаннан кейін - аптаның, айдың немесе үш айдың соңында - тазалауға уақыт болады. Сіз тапсырыс беруші тапсырысының файлдарын және басқа да тарихи жазбаларды тек біріктіруші ұйымды тығыз көрсететін дәстүрлі тіркеу жүйесінде жібересіз.
Дәстүрлі жүйе
Дәстүрлі тіркеу жүйелері файлдар мен манила папкаларын бекітетін шкафты пайдаланады. Іс жүзінде әрбір бизнес дерлік бизнеске қарай өсіп келе жатқанда бұл сұраным түріне мұқтаж болады. Уақыт өте келе, құжатты жасаудың қажеті жоқ. Салық төлеушінің жеті жыл бойы сақталуы қажет болғандықтан, осы жазбаларды сақтау үшін сізге қажет орын қажет. Дәстүрлі файлдық жүйе өткен жылдардағы салықтар мен бизнес лицензиялары сияқты үнемі қолжетімді емес, сақталуы қажет заттар үшін өте қолайлы. Мұнда дәстүрлі түрде құжаттарды ресімдеу жүйесін табуға және табысқа жетудің бірнеше кеңесі берілген:
- Сіз қандай жүйені қолданатындығын ойлаңыз. Сіз салқындатуға арналған кеңсе керек-жарақтарын сатып алып, дүние жүзі бойынша ең пайдалы және әртүрлі құжаттарды ресімдеуге арналған жаңғақтарға кіре аласыз, бірақ ол сіздің жұмыс стиліңізге сәйкес келмесе, бұл уақытты және ақшаны орнатуға болады.
- Қағазды басқару үшін жүйені жасаңыз, ол аз мөлшерде «тигізбеңіз». Қағаз бөренелерін салудан аулақ болғыңыз келіп, әрбір бөлікпен бірнеше рет айналысқыңыз келеді. Оның орнына қағазды қай жерге бірінші рет тигізу керектігі туралы шешім қабылдау керек.
- Өтінішке уақыт бөліңіз . Оба сияқты бұл тапсырмадан аулақ жүру оңай, бірақ ол сізге қажет және бизнесіңіздің әлдеқайда тегіс жұмыс істеуіне көмектеседі. Әсіресе салық түсімінде қолданылатын түсімдер және басқа да заттар, осы материалды ұйымдастырған жағдайда салықтарды салықтарды жеңілдетеді.
Электрондық беру жүйесі
Сандық әлем қағазды сақтау қажеттілігін толығымен жоймады, бірақ ол ақпаратты сақтауды әлдеқайда жеңілдетді. Сандық жүйе шот-фактураларды жасай алады, жібере алады және басқара алады, сонымен қатар сіздің бизнесіңіздің қаржысына қадағалауға, содан кейін электронды тіркеу үшін салықтық бағдарламалық қамтамасыз етуге импорттауға болады. Сіз түбіртектерді сканерлеп, оларды компьютеріңіздегі файлда сақтай аласыз (бірақ сізге қағаз нұсқасын да сақтаған жөн). Электрондық жүйелер клиенттерге, клиенттерге және перспективалық ақпаратқа жеңіл қол жеткізу, электрондық пошта, шот жіберу және т.б. үшін клиенттермен қарым-қатынастарды басқару жүйесінде сақтай алады. Онлайндық жүйе идеяңызды сақтау, жобаларды басқаруға көмектесу, ақпарат немесе зерттеулерді ұйымдастыру үшін пайдаланылуы мүмкін.
Бірақ қағаздық файлдық жүйе сияқты сіздің цифрлық файлдық жүйеңізде компьютерде немесе бұлтта сақталған қалталар мен файлдарды пайдаланатын ұйымдық құрылым болуы керек. Қарапайымдылықты басқару үшін, қағаз жүйеңіздегідей, сандық жүйеде бірдей құрылым мен файл атауларын қолданыңыз. Сандық файлдарыңызды қорғау үшін оларды бөлек қатты дискке немесе онлайн сақтау жүйесіне көшіріңіз.
Барлық жоғарыдағы комбинация
Сіздің бизнесіңізде сақтауға қажетті барлық деректер мен материалдарды басқару үшін бірнеше жүйені пайдалануыңыз қажет. Біріншіден, сіз үшін не жақсы жұмыс істейтінін шешу керек, содан кейін оны іске асырыңыз. Мысалы, сіздің жоспарыңыз, маркетинг және сіздің пішіндердің көшірмелері сияқты бизнесіңіздің күнделікті басқаруын ұйымдастыруға көмектесетін байланыстырушы жүйе болуы мүмкін.
Дәстүрлі жүйе өткен жылдардағы салықтар, рұқсаттар және бизнес лицензиялары, сондай-ақ зияткерлік меншік тіркеуі сияқты барлық ұзақ мерзімді құжаттарды өткізе алады. Evernote сияқты идеяларыңызды сақтауға және жобаларды қадағалауға арналған сандық жүйені пайдалануға болады.
Екінші жағынан, онлайн -жоспарлар тізімін және күнтізбені пайдалана отырып, барлық түбіртектерді компьютеріңізге сканерлеп, барлық бизнес басқару қажеттіліктеріне арналған бағдарламалық жасақтаманы немесе онлайн қызметтерді пайдалану мүмкіндігінше сандық болуы мүмкін. Дегенмен, сіз әлі де жүйе жасалатын қағазды басқаруды қалайды. Кілті сізге қажет болған кезде сізге қажетті ақпаратты табу және табу оңай болатын жүйені табу болып табылады.
Лесли Труэк 2016 жылдың қыркүйек айында жаңартылды