Өтініш беру уақытын қысқартудың 5 тәсілі
Өкінішке орай, жек көресіз бе, жоқ па, кішкентай бизнесті жүргізгенде, өтінім беру керек, немесе сіз тез арада қоқыс жинайтын барлық қағаздың салмағы бойынша үстеліңізді құлатып алсаңыз болады. Өтінішті нені жек көрушісіз?
Бұл мәселеге көмектесетін екі тәсіл бар.
Сіз уақытты қысқа мерзімде тапсыруға тырысып көріңіз (кеңсені басқаруға арналған көптеген жылдар бойы жетілдірілген әдіс) немесе уақытты мүмкіндігінше қаншалықты қызыққа айналдыруға тырысыңыз (бір нәрсені орындауға тырысамын). Ең алдымен, файлды нақты жұмсайтын уақытты қысқарту туралы кеңестерді қарастырайық.
Мүмкін болған кезде қоқыс және қайта өңдеу
Сізге қарайтын кез-келген қағаз парағы туралы бірінші сұрақ: «Бұл құжатты беру қажет пе?»
Поштада келетін көптеген құжаттар шредерге тікелей жіберілуі мүмкін. Мысалы, басқа компаниялардан жарнамалар немесе ақпараттық хаттар беруде не қажет? Сіз поштамен жұмыс істесеңіз, поштаны бір рет оқып шығыңыз, кейіннен бір жылға қажет болатыныңызды шешіңіз және оны тиісті түрде бөліңіз немесе бөліңіз.
Мүмкіндігінше сіз құжаттарды қажет етпейтін құжаттардың көптеген көшірмелерін ұсынасыз және тіпті бірінші кезекте басып шығаруға болмайды.
Шот-фактуралар мен хаттардың көшірмелерін, мысалы, электрондық файлдарыңыз ұйымдастырылған жағдайда және сақтық көшірме жасау процедураларын орындап жүрсеңіз, сізге қағазды көшіріп берудің қажеті жоқ.
Мәселен, сіз бұл сұранысты шешіп жатқанда, «қағазсыз өмір сүруге болатын» қағазды кесіңіз.
Басқа офистік тапсырмаларды жеңілдететін, қиындықсыз файлдық жүйені пайдаланыңыз.
Өтінім беру керек болатын қағаздың көбісі бизнесті жүргізу үдерісімен байланысты - және бұл құжаттар бухгалтерлік жүйеге енгізілуі керек, олармен ештеңе жасалмайды.
Сондықтан, принтердің тонер картриджі үшін бұл түбіртекті алудың орнына оны негізгі файл жүйесінде «P» астына қойып, оны «бірінші» тіркеу жүйесінде ай мен жылмен белгіленген қалталар қатарына жіберемін.
Мысалы, егер мен тонер картриджін 2017 жылдың қыркүйегінде сатып алсам, сол ай ішінде болған барлық басқа шоттар, түбіртектер және басқа да іскери құжаттармен қатар кіретін файл. Содан кейін айдың соңында қалта арқылы жұмыс істеу және барлық бухгалтерлік жазбаларды жасау қажет (немесе сіз оны өзіңіз жасамасаңыз, ай сайынғы бухгалтеріңізді бухгалтеріңізге немесе бухгалтеріңізге тапсыру үшін) .
Айта кетейік, біз ай сайын бір рет жұмыс істеп отыратын және шоттарда жұмыс істейтін, жеке бизнес емес , қызметтік бизнесті жүргіземіз. Есептік жазбаңызды жиі жаңартып отыру қажет болса, ай сайынғы қалта туралы идеяны өзгертуіңіз қажет.
Файлды жібермес бұрын ойлап көріңіз
Есепке алу үшін ай сайынғы қалталарды қолданғаннан кейін не болады? Құжаттарды «негізгі» файлдық жүйеге көшіру қажет. Бірақ, әрбір құжатты өз атауына байланысты жеке түрде беруден гөрі, логикалық түрде топқа сай келтіремін, құжаттарды рәсімдеу әлдеқайда жылдамырақ.
Принтердің тонер картриджінің мысалына тағы бір қарап көрейік.
Принтердің тонер картриджі үшін «P» астында осы түбіртекті тапсырудың орнына мен оны Office Supplies - Receipts (Құжаттардың түбіртектері) бөліміне, сол сияқты, мен кейінгі жазбалар жиынтығы туралы түбіртекті немесе принтерге арналған түбіртекті қағаз. Бұл құжаттарды жылдам беруді ғана емес, құжаттарды кейіннен табуды жеңілдетеді.
Тек әріптермен ғана емес, файл қалтасының жапсырмаларында сөздерді және фразаларды пайдаланыңыз
Сіздің өтінім беру жүйеңіздің бөлімдерін құру кезінде сіз тек бір әріппен шектелетінін айтатын ереже жоқ. Егер сіз мұны істесеңіз, сіз өзіңізге қажетсіз баяу әрі күрделі түрде өтініш жасайсыз. Құжаттау жүйесін реттеңіз, сонда сіз топпен құжаттарды беруден пайда таба аласыз және құжатты жылдамырақ орналастыру үшін дұрыс орынды табасыз.
Мысалы, «C» деп аталатын файлдық жүйе бөлімінің орнына «Клиент файлдары» деп аталатын бөлім бар.
«Клиенттік файлдар» ішіндегі файлдар алфавиттік түрде ұйымдастырылады. Өтініш беру жүйеңізді баптау сұлулығы, қажет болған жағдайда әрдайым бөлісіп, ұйымдастырылуы мүмкін. Осылайша, негізгі клиент «Клиенттік файлдар» бөлімінде өз атымен аталатын файлдық жүйе бөлушісіне ие болуы мүмкін, оған байланысты құжаттарды оңай іздеуге болады.
Осы мысалда, өтінім беру жүйесіндегі белгілер «B», «C», «Клиент файлдары», «D» деп оқыды ... Сіздің өтініміңіздің қаншалықты жеңілірек болатынын қараңыз.
Өтінішті жылдамдату үшін тағы бір файлды енгізу: Алфавитті теңшеуді ұмытпаңыз. «М» секциясын ғана емес, «Мак» -ды да белгілейді.
Сіздің «бірінші» файлыңызды жабыңыз және ыңғайлы
Жоғарыда сипатталғандай, екі сатылы файлдық жүйені пайдалану туралы басқа да тамаша нәрсе, сіздің жұмыс кеңістігіңіздің физикалық тұрғысындағы файлдық жүйеңізді (ай сайынғы қалталар) бірінші кезеңін сақтаудың әлдеқайда жеңілірек болады. Сіз оларды файлдарға жақын, ұйымдастырылған орыныңыз болса, оларды тез арада қағазға жіберуге бейім боласыз.
Сондықтан соңғы, ағымдағы және келесі айдың айлық қалталарын науаға салыңыз немесе концерттік файлды пайдаланыңыз және оны жұмыс кеңістігіңіздің ұзындығына қойыңыз. Өтінім беру жүйесінің негізгі бөлігі (оны «жоғары» деп аталатын жүйе) бөлмеде немесе тіпті басқа бөлмеде болуы мүмкін, бірақ уақытты үнемдеу мүддесінде сізде бірінші сатыдағы құжаттарды рәсімдеу.
Көңіл аударуды қалай жасауға болады
Сізге әлі күнге дейін тапсырған өтініштерім сізге файлдарды жұмсау уақытын қысқартуға және мидың қатуын болдырмауға көмектеседі. Бірақ сіздің уақытыңызды көбірек қызықтыра беру туралы не деуге болады?
Шындығында, мен мұнда пайда болған жалғыз стратегия - айқын пара, белгілі бір уақытты тапсырсам, өзіме cookie-мен сыйлаймын. Бұл жұмыс істейді, бірақ сізде көптеген файлдар бар болса, көп фунт қоюға болады.
Немесе файлдар қалталары үшін әртүрлі түстерді пайдаланып, жапсырмалар үшін әдетті қаріптерді немесе каллиграфияны пайдалану арқылы көбірек көркемдік тәсіл қолдануға болады. Бұл сіздің сауалнамаңызды қызықтырады ма, жоқ па, бұл сөзсіз оны жасайды.
Және кім біледі? Мүмкін, сіздің өтініміңіздің жылдамдығы қазірдің өзінде соншалықты тезірек, бұл ұйымдастырылған болса, мұны әлдеқайда қызықтырады.