Сандық файлдарға арналған файлдарды басқару бойынша кеңестер
Құжаттарды жергілікті компьютерлерде, ноутбуктерде немесе мобильді құрылғыларда сақтаудан басқа, негізгі бизнес қосымшалары мен файлдарды сақтау үшін бұлтты пайдаланады. ( Бұлттық есептеулер неге шағын бизнес үшін және бұлт есептеулерінің 5 кемшілігі ).
Сақтау мәселесін одан әрі қиындату көптеген қызметкерлерге қызметкерлер арасында құжаттарды ортақ пайдалану қажеттілігі болып табылады.
Кеңседе бұл әдетте файлдық серверді немесе желілік тіркелген сақтау құрылғысын (NAS) пайдалану арқылы жүзеге асады. Ортақ мобильді байланыс қажет болса, құжаттар бұлтқа сақталып, қатынас рұқсаттарын тағайындау арқылы ортақ пайдалануға болады. Мұның бәрі бұлтты және кейбір жергілікті құжаттарда сақталатын кейбір адамның құжаттары бар файлды басқарудың кошмары болуы мүмкін, тіпті бір жерде немесе екіншісінде сақталатын жеке құжаттар.
Ұйым - электрондық файлдарды басқару кілті
Құжаттардың қайда сақталса да, оларды ұйымдастырылған және жаңартып отыру маңызды. Электрондық файлдарды басқарудың мақсаты - сіз іздеген нәрсені таба аласыз, тіпті оны жасағаннан кейін бірнеше жыл іздесеңіз де болады.
Көптеген іскер адамдар бір уақытта немесе басқа тұтынушыларға қоңырау шалып, тиісті шот-фактураны немесе басқа да маңызды тұтынушы құжаттарын тез таба алмайтын ыңғайсыз жағдайға ие.
Сондай-ақ, жыл соңына дейін бухгалтердің есеп шотына немесе одан да нашар салық төлеушіге қатысты құжаттарды іздеуге тырысады.
Сандық құжаттарды дұрыс ұйымдастыру ортақ орталарда аса маңызды болып табылады - егер қызметкерлеріңіздің біреуі (уақытша немесе тұрақты) болмаса, сол адам жасаған немесе басқаратын кез келген құжаттарды оңай табуға болады.
(Назарға алынбаған, кететін қызметкерлермен деректердің ықтимал жоғалуы бизнес деректерін қорғаудың тағы бір себебі - бизнес деректерін қорғау ережелерін қараңыз).
Бұл файлдарды басқару бойынша кеңестер файлдарыңызды қол жетімді етуге көмектеседі:
1. Бағдарлама файлдары үшін әдепкі орнату қалталарын пайдаланыңыз.
Қолданба бағдарламаларын орнатқанда әдепкі файл орналасуларын пайдаланыңыз. Windows жүйесі бойынша конвенциялық бағдарлама файлдарымен (Drive Letter:) -> Program Files каталогы астында орналасқан. Бағдарламаларды басқа жерде орнату күрделі және қажетсіз.
2. Барлық құжаттар үшін бір орын.
Барлық құжаттарды бір «түбірлік» қалтада орналастырыңыз. Windows ортасындағы бір пайдаланушы үшін әдепкі орын - Менің құжаттарым қалтасы.
Файлды ортақ пайдалану ортасында бірдей әрекет жасаңыз. Бір түбірлік қалтаны (мысалы, «Shared Documents» деп аталады) жасаңыз және барлық құжаттарды түбірлік қалта ішіндегі ішкі қалталарда сақтаңыз. Барлық электрондық құжаттар үшін бір орынды орналастыру, заттарды табуды және резервтік көшірмелерді және мұрағаттарды іске қосуды жеңілдетеді.
3. Логикалық иерархиядағы қалталарды жасаңыз.
Бұл сіздің компьютеріңіздің кабинетінің шкафы. Қалталарыңызды атау үшін кәдімгі тілді қолданыңыз; болашақта қалталар тізімін қарап, «TFK» немесе сіз ойлап тапқан қандай да бір қызықты аббревиатура дегенді білгіңіз келмейді.
Қалталар ішіндегі Nest қалталары.
Қажет болған жағдайда осы негізгі қалталарда басқа қалталарды жасаңыз. Мысалы, « Есеп-шоттар » деп аталатын қалта «2018», «2017» және «2016» деп аталатын қалталарды қамтуы мүмкін. Клиентке арналған қалтада «тұтынушы деректері» және «сәйкес» қалталары болуы мүмкін. Мақсат - әр файлды тізімдемені алудың орнына, қалтада болуы.
Дегенмен, күрделі, терең қабатты қалта құрылымдарын жасамаңыз. Мүмкіндігінше орнына сипаттама файл атауларын қолданыңыз.
5. Файлды атау шарттарын орындаңыз.
Кейбір операциялық жүйелер (мысалы, Unix) файлдарда немесе қалта аттарында бос орындарға жол бермейді, сондықтан сіздің есептеу ортаңыз араласқан жағдайда бұлдан аулақ болыңыз. Оның орнына астын сызуды бөлгіш ретінде қолданыңыз (мысалы, Doe_John_Proposal.doc.) /? <> \: * | «Сондай-ақ Windows астында файл немесе қалта атауларына тыйым салынады.
Оңай идентификациялау және іздеу үшін сипаттама файл атауларын қолданыңыз, бірақ борттық файлдар / жолдардың аттарына кірмеңіз операциялық жүйелер арасында өзгеретін ұзындықтың шектеулері бар. Windows астында файлдың ең үлкен жол ұзындығы (мысалы, дискінің әріптері + қалта атаулары + файл атауы) 260 таңбадан тұрады. Қаңтардың қаңтарына немесе Корпорация Корпорациясына сияқты мүмкіндіктері бар жалпы қысқартуларды пайдаланыңыз.
6. Ерекше болыңыз.
Электронды файлдарға логикалық, нақты атаулар беріңіз және мүмкіндігінше күндерді файл атауларына қосыңыз. Файлдарды атау кезінде файлды ашу және қарау керек болмай-ақ, ол туралы не айтуға болатыны. Сондықтан, егер құжат - төлемнің мерзімі кешіктірілгенін еске салса, оны «overdue_20180115» деп атаңыз; орнына «хат». Қандай хаттың ашылмай тұрғанын қалай білесіз?
Файлдарды электрондық пошта немесе портативті құрылғылар арқылы ортақ пайдалансаңыз, файл атауы қосымша ақпаратты қамтиды, себебі қалта туралы ақпарат ортақ файлға қосылмайды. Мысалы, сіздің құжатым Менің құжаттарым \ шоттар \ 2017 \ Customers \ Doe_John_20180416.doc файлында болса және файл ортақ немесе электрондық поштаға жіберілсе, барлық алушы Doe_John_20170416.doc болып табылады және файлдың тұтынушы екенін айту мүмкін емес оны ашпай шот-фактура.
7. Файлыңыз барғанда.
Құжатты ұсынудың ең жақсы уақыты - оны алғаш рет жасағанда. Сондықтан құжатты рәсімдеу үшін «Басқаша сақтау» тілқатысу терезесін пайдалануды әдетке айналдырып, оны бірінші орынға қойыңыз.
8. Қолайлы болу үшін файлдарыңызды тапсырыс беріңіз.
Егер сіз көп қолданатын қалталар немесе файлдар болса, оларды файл атауын қайта атау арқылы оларды файл тізімінің жоғарғы жағына мәжбүрлеңіз! немесе файл атауының басында АА болады.
9. Файлдарыңызды үнемі жасаңыз.
Кейде ескі нәрсе, мысалы, жоғарыда аталған «Шоттар» атты қалта мысалында. Егер олай болмаса, ескі файлдарды тазарту арқылы қалталарыңызды бос ұстаңыз.
Файлды ешқашан қайтадан қажет етпейтініне сенімді болсаңыз, бизнеспен байланысты файлдарды жоймаңыз. Оның орнына, сіздің негізгі қалтадағы қалталарыңыздың негізгі жинағында «Ескі» немесе «Белсенді емес» деп аталатын қалтаны жасаңыз және оларға кездескенде ескі файлдарды жылжытыңыз.
( CRA немесе IRS үшін іскери жазбаларды қанша уақытқа сақтаңыз ? Сіздің салықтық міндеттемелеріңізді қанағаттандыру үшін қанша уақыт ішінде іскери жазбаларды сақтау керек екендігін түсіндіреді.)
10. Файлдарыңыздың сақтық көшірмесін жүйелі түрде жасаңыз.
Файлдарыңызды басқа дискіге немесе таспаға көшіріп жатсаңыз да, әдеттегі сақтық көшірме жасауды орнату және оны орындау маңызды. Табысты сақтық көшірмелеу жүйесінің 3 қадамын қараңыз.
Жақсы файлдарды басқару оңай нәрсені табуды жеңілдетеді
Электрондық құжаттарды басқару сіздің бизнесіңіздің жалпы құжат басқару стратегиясының бөлігі болуы керек. Құжаттарды басқарудың тиісті жоспары құжаттарды өңдеудің барлық аспектілерін, соның ішінде сақтау, іздеу, сақтық көшірмелер және қауіпсіздікті қамтуы керек.
Іздестіру функциясы тамаша нәрсе, бірақ ол ешқашан тікелей қалтаға немесе файлға бару мүмкіндігімен сәйкес болмайды. Егер сіз осы файлды басқару бойынша кеңестерді дәйекті түрде орындасаңыз, тіпті қай жерде екенін білмесеңіз де, қай жерде болуы керек екенін білесіз - бұл сіз іздеген нәрсені табу кезінде үлкен артықшылық. Жақсы файлдарды басқару практикасы бизнес уақытын және ақшаңызды үнемдейді .