Шағын бизнес үшін құжаттарды басқару жүйесін құру
Көптеген бизнестер үшін құжат айналымы құжаттарды ұйымдастыру мен сақтауға арналған. Құжаттарды құжаттарды оңай ұйымдастырылған және қауіпсіз түрде сақтауға мүмкіндік береді.
Бұл мақалада сіз дәл солай жасайтын құжаттарды басқару жүйесін қалай жасау керектігін көрсетесіз.
Егер кез-келген іздеу жүйесінде «құжаттарды басқару» сөзін тересізсеңіз, құжаттарды басқарудың «шешімдерінің» ұзын тізімдерін аласыз, олардың көпшілігінде қағазсыз кеңсенің артықшылығын жарнамалайтын бағдарламалық жасақтама немесе қолданбалар бар.
Дегенмен құжаттарды басқару бағдарламалық жасақтамасы немесе бағдарламалары бизнесіңіздің электрондық файлдармен жұмыс істеуін жақсартуға арналған. Мәселе мынада, көптеген кішігірім компаниялар қағаз және электронды файлдардағы ескі деректердің араласуларымен айналысуы керек, ал кейбір жағдайларда қағаз деректерінің үлесі әлдеқайда көп.
Аралас деректер ортасына ие болу мәселесінің шешімі бизнес-құжаттардың барлық түрлерін электронды түрде түрлендіру үшін құжаттарды бейнелеу жүйесін пайдалану болып табылады. Бірақ бұл тым қымбат және көптеген шағын бизнес үшін уақытты қажет етеді.
Жақсы жаңалық - құжаттарды басқару жүйесінің негізін қандай да бір арнайы бағдарламалық жасақтаманы сатып алмай немесе көтерме сауда құжатын жасаусыз орната аласыз.
Жүйе күрделі болмауы керек; Сіз оны жоспарлауға және іске асыруға уақыт жұмсауыңыз керек.
Құжаттарды басқару жүйесін құру
Құжаттарды басқару жүйесін орнату үш қадамды қамтиды;
- құжаттарды басқару жоспарын құру,
- құжаттарды басқару жоспарын жүзеге асыру,
- және кейінгі арқылы.
Жоспарды құрудың алғашқы қадамы осы төрт сұраққа жауап беруді қамтиды:
Құжаттарды жасаудың қандай ережелері бар?
Шот-фактуралар , төлем еске салу хаттары, сату кітапшалары, электрондық пошта, баланстар , электронды кестелер, есептер - Барлық бизнестер бизнесті қадағалау және сақтау барысында әр түрлі құжаттарды жасайды. Ұйымдастырылған іс-шараларды сақтау үшін барлық кәсіпорындар құжаттарды жасау ережелерін белгілеуі керек.
Мысалы, хаттар мен шот-фактуралар сияқты кейбір стандартты іскерлік құжаттарыңыз үшін үйдегі үлгілер бар ма және олар қайда орналасады?
Үйде тұруға арналған нұсқаулық бар ма, оны ұстану керек пе?
Жаңа құжаттардың мерзімі және / немесе уақытша белгіленуі керек пе?
Құжаттарды ортақ пайдалану немесе қарау үшін қандай процедураларды орындау керек?
Кейбір шағын бизнестер үшін құжаттарды жасау туралы жалғыз нүкте әртүрлі іскери құжаттарға арналған үлгілердің орналасқан жері және оларды пайдалану әдісі болады. Бірақ сіздің бизнесіңіздің шеңберінде құжаттарды жасау әр түрлі адамдармен бірлесіп жұмыс істеуді, құжаттарды қарап шығуды немесе жаңартуды қажет етсе, тиімділікті және келісімділікті қамтамасыз ету үшін осы әрекеттердің қалай жүзеге асу керектігін анықтауға уақыт жұмсау қажет болады.
Құжаттарды қалай сақтаймыз?
Бұл сұраққа нақты екі аспект бар.
Біріншісі сақтаудың физикалық аспектілерін қамтиды. Шағын бизнесіңіздің құжаттарды сақтауға арналған шкафтарда құжаттарды сақтайтын болса да, сақтауға байланысты шығындар бар; құжаттарды тапсыру шкафтарының өзіндік құны ғана емес, сонымен бірге Сіз және / немесе сіздің қызметкерлеріңіз құжаттарды тапсырған немесе оларды алуға бара жатқан уақыттың құны. Шын мәнінде, сақтауға байланысты ең үлкен шығындар, кішігірім кәсіпорындар үшін, адамдар құжаттарды іздейтін уақыт жоғалуы мүмкін.
Құжаттарды сақтаудың екінші аспектісі ұйымдық болып табылады; құжаттар қалай беріледі? Құжаттарды тапсырудың кілті - жақсы файлдарды басқару әдістерін ұстану.
Құжаттарды қалай мұрағаттау керек екенін білуіңіз керек. Ескі құжаттарды басқару жүйесіндегі артқы жаққа жылжытылатын файлдарды қалай өңдесесіз?
Мәселен, әр жылдың басында менің компьютерімдегі жұмысқа байланысты әр түрлі файлдардан өтіп, қазірдің өзінде болмайтын нәрселерді жоямын және жыл және / немесе тақырыппен белгіленген жаңа қалталарды жасай аламын, қажет болған жағдайда файлдарды жылжытамын.
Қағаз файлдармен де солай жасауға болады; ескі құжаттарды файл қалтасынан және жапсырмасынан алып тастау қиын емес және тақырыптағы «Ескі» деген жаңа мәтін жасаңыз. Кейбір бағдарламалық қамтамасыз ету автоматты мұрағаттау опцияларын ұсынады. Мысалы, Microsoft Outlook ескі электрондық поштаны мұрағаттауға мүмкіндік береді.
Құжаттарды алу қалай оңайлатылады?
Бұл мәселе - құжаттарды басқару жүйесінің жүрегі. Leger Marketing компаниясының Xerox Canada компаниясы жүргізген сауалнамасында Canadian SMB иелері мен менеджерлері орта есеппен құжаттарды (globeandmail.com) іздестіру үшін құжаттарды басқару және сақтау үшін жылына бір сағатқа 2,152 доллар төледі деп хабарлады.
Тағы да сауалнама жүргізу әдісі мәселені шешуге ұзақ жол ашады. Осы сайттағы Деректерді басқару мақалаларын шолу басталады. Егер қатаң атау туралы конвенцияны ұдайы сақтауға болатын нәрселерді жасасаңыз, мысалы, құжаттарды табу әлдеқайда жеңіл болады.
Сіз жеке жұмыс істейтін немесе жеке меншік иелерімен жұмыс істейтін жеке меншік иесіз бе, мен файлдар тізімін жасауды ұсынамын, ол пайдаланушыларға нақты файл түрлерін қайда және қайда іздеу керектігін еске салады. Егер сіздің бизнесіңіз көп болса, файл сіздің компьютеріңізде, үйдегі серверде, бұлтта болсын , немесе қағаз формада құжаттау шкафы сияқты физикалық орынға енгізілген болса, кірмеуді ұмытпаңыз. Мәселен, менің бизнесімде кескіндерді, бейнелерді немесе тіпті қағаз суреттерін қолданасыз деп ойлаңыз. Файлдар тізімі тізімінде жазба болуы мүмкін:
Сандық суреттер / бейне: компьютер (немесе сервер) - тиісті тақырыптық қалтадағы E: / фотосуреттер - файл
Қағаз фотосуреттер: тіркеу кабинеті 3 - Суреттер - тақырып бойынша альфа
Ортақ желі немесе бұлтты бұлт дискілері шкафты тартпаларды беруі керек мазмұнға сәйкес таңбалануы керек.
Құжаттарымызды қалай қауіпсіз сақтауға болады?
Құжаттардың қауіпсіздігі үшін қорғаныстың бірінші желісі іскерлік үй-жайларды физикалық тұрғыда қамтамасыз етеді. Барлық кәсіпорындарда дабыл жүйесі, тіпті үйде жұмыс істейтін кәсіпорындар сияқты қауіпсіздік жүйелері болуы керек.
Кәсіпорындар, сонымен қатар, терезе кескіндері / торлар, қауіпсіздік камералары және / немесе патрульдеу қызметтері сияқты басқа қауіпсіздік құралдарына инвестиция қажет болуы немесе қажет болуы мүмкін. Сіз өзіңіздің электрондық файлдарыңызды қорғауға тырысып, парольдерді және шифрлау файлдарын жасауды қалайтын уақытты жұмсауға болады, бірақ біреу компьютеріңізді қашықта ұстап, қатты дискіні сүйрете алады.
Барлық құжаттарды сақтауға арналған шкафтар жұмыс уақытынан кейін құлыпталуға және құлыпталуға тиіс (егер ешкім сенімділік жақын жерде болмаса, ланч кезінде жабылады).
Электрондық құжаттарға арналған жалпы қауіпсіздік процедуралары құжаттардың үнемі сақталуы мен түпнұсқалық құжаттар орналасқан бірдей қатты дискіден басқа кез-келген құжаттың көшірмелерін сақтауды қамтиды. Бұл жерде бизнес-деректер үшін бизнес үшін тамаша болатын тағы бір себеп - сыртқы сайттардан тыс іскерлік деректерді жоюдан аулақ болу.
Шағын бизнес әріптестерімен немесе бірдей компьютерлік желілермен жұмыс істейтін қызметкерлердің кейбір пайдаланушылардың қол жеткізуін шектеуі мүмкін, сондықтан олар желінің кейбір ресурстарын ғана пайдалана алады немесе көре алады. Мысалы, тек қана басқару үшін шектелген қатынасы бар «Бухгалтерия» деп аталатын желі немесе бұлт үлестірімінің каталогы болуы мүмкін. Егер пайдаланушыға бағдарлама сияқты ресурсқа кіруге рұқсат етілсе де, белгілі бір құжаттар кілтсөзбен қорғалған болуы мүмкін. Құжаттардың мазмұны шифрланған болуы мүмкін, оларды қажетті шифрлау кілті бар адамдарға қол жетімді етеді.
Қызметкер ұрлау - бұл деректер қауіпсіздігінің тағы бір қауіпі. Шағын кәсіпкерліктер қызметкерлермен бірге резюме фактілерін тексеру және қызметкерлерге фондық тексеруді саясатын жүргізу керек.
Құжаттарды басқару жүйесін енгізу
Жоғарыда берілген сұрақтарға жауап беру арқылы құжатты басқару жоспарын жасағаннан кейін, оны барлық қызметкерлеріңіз бизнесіңіздің құжаттарды басқару жүйесінің деректемелерін білетініне және құжаттарды жасау, сақтау және алу кезінде тиісті рәсімдерді орындағанына көз жеткізуге дайынсыз.
Сондай-ақ, ұйымға құжаттарды пайдаланатын және пайдаланатын барлық құжаттар құжаттарды дұрыс атау және сақтау сияқты істерді орындау арқылы өтетініне сенімді болуыңыз керек. Арнайы файлдарды оңай табуға болатындығын және дұрыс емес деректерден қорғану үшін тексеруді тұрақты түрде тексеріңіз.
Бір күнде құжаттарды басқару жүйесін орнатуға болады, бірақ оны дәйекті түрде іске асыру уақыт табысының кілті болады. Сыйақылар өте зор - сіз оны қалаған кезде табуды және тыныштықты табуды таба аласыз.