Сіздің жүйеңізді беріңіз!
Өтініш беру жүйесін ұйымдастыру үшін уақыт қажет. Әркім қағазсыз кеңсеге ие болғысы келеді , бірақ шын мәнінде, көптеген шағын кәсіпорындар әлі де қажет болған жағдайда шот-фактуралар , түбіртектер және т.б. сияқты құжаттарды сақтау қажеттілігіне ие болады.
Өтінішті дұрыс беру маңызды. жоқ немесе ластаушы файлдық жүйе табыс салығы уақытында қосымша күш салу күндерін қосуы мүмкін, өйткені сізде жоқ түсімдердің салдарынан салық шегерімдеріне жіберілмек.
Егер сіздің бизнесіңіз аудитке ұшыраса және сіздің шығындарыңызды қолдау үшін қажетті құжаттарды шығара алмасаңыз, сіздің шағымдарыңыз қабылданбайды және сіздің салық декларацияңыз қайта бағаланады .
Кішігірім бизнес иесі ретінде сіз өзіңіздің үстеліңізде тез әрі оңай жұмыс істей аласыз . Қағаз беру жүйесін орнату оңай болмаса да, бұл бірнеше тапсыру кеңестері мен амалдарымен жеңілдете алатын оңай міндет.
Сіздің жүйеңізді қалай ұйымдастыруға болады
(1) Бірнеше минуттан кейін үстеліңізге отырыңыз да, заттарыңызды инстинктивтік түрде іздеңіз.
Жұмыс бекетімнің оң жағындағы суырмасы бар. Алғашқы файл жүйесін құрған кезде менде ештеңе жоқ еді. Мен қаламдарды, пышақтарды немесе степлерді іздеген кезде, бұл бос екендігін білсем де, мен бірінші орынды көрдім. Әрине, мен сол қалтаға қаламсаптарды, қыстырғыштарды және степлерді қойдым. Мен үшін бұл заттардың табиғи үйі болды.
Әр адам мұны басқаша қабылдайды және бір адам үшін жұмыс істейтін басқа адам жұмыс істемеуі мүмкін. Негізгі жұмыс кеңістігіңізде отыру және жабдықтар, материалдар мен файлдарға жету үшін бірнеше минут ал. Бұл сіз үшін сол заттардың бар-жоқтығын дәлелдеуге арналған тамаша орынды орнатуға көмектеседі.
(2) Енді сіз ақпаратты қайдан табуға болатынын білесіз, алфавиттік, сандық немесе тақырыпты беру жүйесі сіз үшін жақсы жұмыс істейтінін анықтауыңыз керек.
Құжаттарды беруді санаттарға (мысалы, шығыстар, қаржылық, маркетинг ) қалай ұйымдастырасыз?
Банктік есеп-қисаптар, коммуналдық төлемдер, кеңсе шығындары туралы түбіртектер, автокөлік құралдарының жүгіріс журналдары және т.б сияқты бизнес шығындарына қатысты құжаттарды қалай табуға болады? Тұтынушы туралы ақпарат - сіз клиенттің атына сәйкес заттар іздейсіз бе? Анықтама нөмірі бойынша? Бұл өте маңызды қадам. Өтініш беру жүйеңізді қалай орналастыру керектігін анықтайды. Сіз қандай категорияларды қолданатындығыңызды анықтағаннан кейін, одан әрі қарай жүру керек және шағын санаттарды жасау керектігін анықтаңыз. Өтініш беру жүйесі үшін ештеңе сатып алмас бұрын мұны жасаңыз.
(3) Бұдан әрі сақтау қажеттіліктерін анықтай аласыз.
Күн сайын қол жеткізетін көптеген файлдарыңыз бар ма? Сіз апта сайын файлдарға ғана қол жеткізесіз бе? Жауаптар сізге жұмыс үстелінің файл ұстағышын, үстелге жақын шкафты екі жәшігіңізді немесе бөлменің жанындағы төрт қабатты шкафты қажет ететінін анықтайды.
Мұқият таңдаңыз. Өтініш беру шкафтарын қарау кезінде өсуге рұқсат етіңіз - қазір сізде бар деп ойлайтын файлдарды екі рет орналастыру үшін бірдеңе сатып алыңыз. Бұл файлдық жүйені қайта ұйымдастыру және қайта ұйымдастыру қажет болатын уақытты шектейді.
(4) Айқындық пен жеңіл қол жеткізу үшін жақсы таңбалау жүйесіне инвестиция жасаңыз.
Файл белгілерін оқып білу дыбыстарды анық, бірақ таңбалаудағы айқындық сізді елестете алатыныңызға қарағанда көбірек уақыт беруден сақтайды .
Жапсырмаларды жасайтын көптеген компаниялар ең танымал сөзді өңдеу бағдарламасымен біріктірілген үлгілерді ұсынады. Сіз, мүмкін, жеке пошталық жапсырмаларды басып шығара алатын кішкене жапсырма жүйесін жасауды қарастырғыңыз келуі мүмкін. Қосарланған міндеттерді орындайтын элементтер әдетте ақылды инвестициялар болып табылады.
(5) Енді файл қалталарын сатып алуға дайынсыз.
Ең жақсы инвестициялар - түсті қалқалар (пластикалық жапсырма қойындыларының бар екеніне көз жеткізіңіз) және қарапайым манила файл қалталарын сатып алу. Түрлі түсті қалталар екі себеп бойынша жақсы:
- олар оңай қол жетімді
- олар санаттарды тануды жеңілдетеді
Мысалы, барлық клиенттік файлдарды сары қалта папкаларына, көк папкалардағы қаржылық ақпаратты және қызыл папкаларда маркетингке қатысты барлық нәрселерді қойсаңыз, белгілі бір файлды қайда іздеу керектігін оңай көре аласыз.
Қарапайымсығы жақсы
KISS принципі қолдануға оңай және оңай өсетін файлдық жүйені орнату үшін қолданылады. Оны қарапайым ұстаңыз! Кең тақырыптық санаттар Сіз өсірген кезде жаңа файлдарды оңай қосуға мүмкіндік береді және сіздің жүйеңізді жүйелі түрде жаңартуға немесе қайта ұйымдастыру қажеттігін жоюға мүмкіндік береді.
Қарапайым түрде сақтау қағазды және сандық файлдарды құжаттарды басқарудың жалпы жүйесінің бір бөлігі ретінде біріктіруді жеңілдетеді.
Мүмкін болатын жерге қағазсыз кіріңіз
Егер сіз өз бизнесіңізді жасырып, «Күту құжаты жоқ» кеңсесіне көшуге тырыссаңыз, шығыс түбіртектерін сканерлеп, оларды басқа сандық есептеу ақпараттарымен сақтауға болады. Бұлтқа негізделген жаңа бағдарламалық жасақтама қосымшаларының кейбіреулері ұялы телефондарға шығыс түбіртегін алуға мүмкіндік беретін және оны жазуға мүмкіндік беретін мобильді бағдарламаларға ие болады ( Канаданың Шағын бизнес үшін ең жақсы есепке алу бағдарламасын қараңыз).
Есептік жазбалардың көшірмелері немесе сандық бейнелері, егер олар анық түсіндірілсе, Канада табыс мекемесіне (CRA) қолайлы. Егер жоқ болса, КҚА құжаттардың түпнұсқалық құжаттарын аудиттің барысында немесе құжаттау бойынша күнделікті сұрау салу кезінде талап етуі мүмкін, сондықтан түпнұсқаларды әрқашан белгіленген уақытқа сақтау керек. Қосымша ақпарат алу үшін бизнес жазбаларымды қанша уақыт сақтау керек? ).