Клиенттің шатастырмауын болдырмау үшін не керек екенін білу керек
Бұл ұсынылған қызметтерді дұрыс түсінбейтін клиенттерге тап болған тәжірибелі мамандар үшін де бірдей қауіпті.
«Оқиға басқару» және «іс-шараларды жоспарлау» жиі екі түрлі нәрсе болса да, өзара алмастырылады. Қарапайым, жоспарлау және басқару бірдей емес. Бұл екі функцияның шеберлік жиынтығы бір-біріне сәйкес келеді, бірақ олар екі түрлі функциялар. Ол қате түрде оқиға менеджеріне қажет болған клиенттермен жұмыс жасайтындар үшін проблемалар тудырады, олар қажет болған жағдайда оқиға жоспарлаушы. Сондай-ақ, барлық оқиғалар менеджерлері іс-шараларды жоспарлаумен айналысатын адамдарға арналған. Мәселен шатасып кетейік, өйткені сіз және сіздің клиенттеріңіз бірдей түсіністікке ие.
Оқиғаны жоспарлау
Іс-шараны жоспарлаудан бастайық. Мұнда негізгі жедел сөз жоспарлануда . Барлық оқиғалар - үйлену тойларынан бастап туған күндерді мерекелеуден бастап ірі корпоративтік жиналыстарға дейін - кез-келген жоспардан басталады.
Оқиғалар идеялары, тақырыптар, қалаған күндер және бюджет нұсқаулары туралы клиенттермен алғашқы пікірталастар оқиғаларды жоспарлау процесінің бір бөлігі болып табылады.
Іс-шараны жоспарлау тұжырымдаманың ерте кезеңдерінен басталып , іс жүзіндегі оқиға болғанға дейін жалғасады. Шынымды айтсам, оқиғадан бірнеше аптадан кейін оқиғаларды жоспарлаушы бөлшектерді толтырып, кейінгі элементтерді өңдейді.
Іс-шараны жоспарлау клиенттің жиналыстағы көзқарасын көрсететін және іс-шараның мақсаттарына сай келетін оқиғаны жобалау үшін клиентпен тығыз жұмыс жасауды қамтиды. Оқиға жоспарлаушы жалдаған клиенттер, оқиғаның барлық аспектілерін жоспарлау үшін біреуді жалға алады, соның ішінде тиісті бөлшектер мен әрекеттер элементтерін және бұл оқиға аяқталғанға дейін көру үшін.
Іс-шараны жоспарлау жауапкершілігі мыналарды қамтуы мүмкін, бірақ олармен шектелмейді:
- оқиға үшін жалпы тақырыпты таңдау
- бюджетті қалыптастыру
- орынды таңдау
- қонақүйлер туралы келіссөздер жүргізу
- сыртқы жеткізушілерді жалдау
- мәзірді жоспарлау
- питомник сатып алу
- қонақүйлер мен ойын-сауықтарды ұйымдастыруға арналған
- тасымалдауды үйлестіру
- түс схемасын таңдау
- шақыруды әзірлеу
Іс-шараны жоспарлау іс-шараны біріктіретін барлық нәрсе. Бұл функция оқиғаларды басқарудың үлкен қолшатырына түседі.
Оқиғаларды басқару
Әрбір іс-шара көптеген басқалардан тұрады, олар басқаша басқатырғыштар секілді. Олардың бәрі сайып келгенде, оқиға жасау үшін біріктіріледі. Табысты оқиғалар барлық тиісті бөліктерді уақытында және дұрыс орында, біртекті және тиімді жоспарға сәйкес келеді. Бұл процесс оқиғаларды басқару деп аталады. Бұл қарапайым жағдайда, іс-шараның өзі жобаны басқару.
Оқиғаларды басқару іс-шараның барлық компоненттерін, сондай-ақ әрбір аспект үшін жауапты адамдардың тобын құру, үйлестіру және басқаруды қамтиды. Оқиғаларды басқарудың кейбір аспектілері мыналарды қамтуы мүмкін, бірақ олармен шектелмейді:
- оқиға үшін орынды сақтау
- сыртқы жеткізушілерді үйлестіру
- автотұрақ жоспарын әзірлеу
- төтенше жағдайлардың алдын алу жоспарларын жобалау
- денсаулық пен қауіпсіздік стандарттарының сақталуын қамтамасыз ету
- әрбір функция үшін жауапты қызметкерлерді басқарады
- іс-шараның орындалуын қадағалау
- іс-шараның мониторингі
- сайттағы оқиғаларды шешу
Оқиға менеджерлері мен іс-шараларды жоспарлаушылар бірге жұмыс істейді
Бұл екі функцияны айқындау қиын, себебі олар тек тығыз байланысты емес, жауапкершілік жиі кездеседі. Жеке іс-шараларды жоспарлаушылар іс-шараларды басқару қызметтерін ұсына алады, ал оқиға менеджерлері іс-шараларды жоспарлауды ұсына алады.
Мұның бәрі жеке жоспарлаушыға немесе корпоративтік оқиғаларды басқару тобына, орын мен іс-шараға байланысты.
Екі арасындағы айырмашылықты түсініп, қандай қызметтерді көрсететінін анықтау маңызды. Мысалға; Кең ауқымды іс-шараны өткізу үшін іс-шараларды жоспарлау қызметтерін ұсынсаңыз, сіз қызметтер менеджерімен, аудиовизуалды топпен және т.б. қызметтерімен үйлестіретін оқиға басқарушысымен жұмыс жасайсыз. Сіз өзіңіздің рөліңізді және сіз көрсететін қызметтерді анықтаңыз және анық байланысыңыз. бұл болашақ клиенттерге жоспарлау процесінде кез-келген шатасуларды болдырмауға мүмкіндік береді.