Қызметкердің қандай шығындарды жұмсау керек?
Қызметкердің салық декларациясынан шегерім ретінде IRS мақұлдаған тасымалдау шығындарын ғана өтеу керек.
IRS-ге сәйкес, қызметкерлерге жұмсалатын шығындарды тек қана қамтиды
«ақылға қонымды шығындар:
Тұрмыстық тауарларды және бұрынғы үйден жаңа үйге жеке әсерлерді ауыстыру
Бұрынғы үйден жаңа үйге саяхаттау (тұрғын үйді қоса алғанда).
Шегерілмейтін шығыстардың өтелуі қызметкерге, тіпті егер өтемақы есеп беру жоспары ретінде (төменде сипатталғандай) сәйкес келуі мүмкін болса да, міндетті түрде салық салынуы мүмкін.
Қызметкердің шығындарды өтеудің салықтық салдарлары
Тұтастай алғанда, қызметкерлерге төлеген кез келген төлем салық салынатын болады және қызметкердің жылжымалы шығындарын төлеу салық салынатын пайда болып саналады. Бірақ қызметкерге салық салынбайтын пайда алуға мүмкіндік бар.
Егер қызметкердің жұмсалатын шығындары қызметкерге салық салынбайтын болса (IRS салық салудан «алып тастайды» деген терминді пайдаланса), оларды IRS есептік жоспары деп атау арқылы төлеуіңіз керек.
Бұл жағдайда қызметкер шығындарды төлейді және сіз оларды өтейді.
Есепке алу жоспарының өлшемдерін қанағаттандыру үшін шығындарға тек нақты шығындар ғана төленуі мүмкін. Шығындар да іскерлік мақсатта болуы керек.
Қызметкердің сіздің компанияңыздың қызметкері ретінде қызметтерді орындау кезінде қызметкер төленетін немесе шығынға ұшыраған шығындары болуы керек. Мүмкін, сіздің қозғалысыңыз бизнестің талап ететінін құжаттау қажет болуы мүмкін.
Сондай-ақ өтемақы жоспарының болуын қамтамасыз ету үшін кейбір есеп беру рәсімдері де бар
- Қызметкер осы шығындарды ақылға қонымды мерзімде тиісті түрде есепке алу керек. Яғни қызметкер сізге барлық шығыстар бойынша түбіртектерді беруі керек.
- Егер қызметкерге осы шығындар бойынша аванс берсеңіз, қызметкер артық ақшаны ақылға қонымды мерзімде қайтаруға міндетті.
Мысалға, сіз шығындарды өтеу үшін 5000 долларға жетесіз делік, ал қызметкер сізге 3 660 АҚШ доллары көлемінде түбіртек береді. Қызметкер сізге балансқа ($ 1,350) тексеруді беруі керек. Егер есепті жоспардың барлық өлшемдері сақталмаса, онда жоспар жоспарды білдіреді. Қызметкерге « шығыстардың өтелмейтін шығындарын өтеу » (қызметкерге) және әртүрлі немесе анықталмаған шығыстарға арналған жәрдемақы төленеді.
Тек түсінікті болу үшін: қызметкерлерге есепке алынбайтын жоспары бойынша төленген кез келген өтемақы, тіпті қызметкерге есептелетін шығыстарды өтеу болса да, салық салынатын (соның ішінде ұстап қалу) ретінде қарастырылуы тиіс. Сондай-ақ есеп-қисап жоспарының бөлігі болса да, түсімдер бойынша негізделмеген кез-келген төлемдер салық салынатын және ұстап қалуға жатады.
Қызметкерлерге жұмсалатын шығыстарды өтеу бойынша жалақы төлеуден жалтару
Төлемдер есеп берудің критерийлері бойынша жасалған болса және барлық қажетті шарттар орындалса, қызметкерлерге арналған шығындарды өтеу үшін төлемдер ұсталмайды.
Есепке алынатын жоспарды бағалау критерийлері бойынша жасалмаған (жоғарыда сипатталған) федералды табыс салығы, FICA салығы (Әлеуметтік қамсыздандыру және Medicare) және федералдық жұмыссыздық салықтарына арналған ұсталатын болады.
Қызметкердің W-2 формасындағы шығындарды есепке алу
Егер қызметкерге төленетін өтемақы жоғарыда сипатталғандай есепті жоспардың барлық шарттарына сәйкес келсе, онда бұл өтемақылар W-2 қызметкеріне қосылмайды. Егер қызметкер сізге шығындарды барабар есептеп береді, бірақ асып кетпесе, салық салынатын және салық салынбайтын сомалар туралы есеп беруді анықтау үшін еңбек ақы төлеу бойынша қызметіңізге немесе салық төлеушіге тексеру керек. Қызметкерге өткен жылдағы W-2 жылдық салық есептемесін аяқтаған кезде осы жәрдемақы мөлшерін хабарлау қажет.
Patriot Software осы шығыстардың W-2 қызметкеріне қалай енгізілетіні туралы қосымша түсініктеме береді. Біз жоғарыда келтірілген мысалды пайдаланамыз, онда қызметкердің шығындарды өтеу үшін 5000 АҚШ доллары алынады, 3 660 долларға түсетін түсімдері бар және қалған 1350 АҚШ долларын сақтайды. Қызметкер сақтайтын сома қызметкерге салық салынады. Біз бұл төлем жоғарыда сипатталғандай есепті жоспарға қойылатын талаптар бойынша жасалады деп есептейміз:
- Салық салынатын $ 1,350 W-2-дің 1-ші қорабына (және мемлекет, немесе қалаға салық салынатын 3, 5 және 16 қораптар) енгізілген.
- Федералдық және мемлекеттік табыс салығын ұстап қалу және FICA салықтары Салық салынатын $ 1,350 мөлшерінде есептеледі және W-2 бойынша тиісті қораптарға енгізіледі.
- Сізге $ 3,660 (негізінен, «L.» кодын пайдаланып W-2 формасының 12-қорапшасындағы дәлелденген сомаға тең соманы қосыңыз)
Бұл қалай жұмыс істейтіндігі туралы қосымша ақпарат алу үшін IRS жариялау 15 (Circular E) бөлімін қараңыз .
Қызметкерге шығыстарды жылжыту үшін қосымша ақша беру
Кейбір кәсіпорындар қызметкерлерге жылжытудың түріне және қашықтыққа қарай шығындардың қозғалысы үшін белгіленген соманы береді. Төлем әлі де сіздің бизнесіңізге бизнес шығыны ретінде шегерілуі мүмкін.
Қызметкерге ақша жұмсау үшін ақша бергіңіз келсе және қызметкер бұл ақшаның қалай жұмсалатынына шешім қабылдаса, IRS ережелеріне сәйкес есепке алынбайтын жоспары бар. Бұл жағдайда, жоғарыда айтылғандай, егер қызметкерге түсім көрсетілуін қаламасаңыз, барлық төлем қызметкерге пайда ретінде салық салынады. Сонымен қатар, федералды табыс салығы және FICA салықы төлемге ұсталуы тиіс.
Бұл жағдайда, қызметкерге төленуге тиісті қосымша салықтармен көмектесу үшін төлемге қосымша сома қосқыңыз келуі мүмкін. Бұл «чектерді өрістету» деп аталады және салық төлегеннен кейін қызметкерге төлемнің дәл мөлшерін беру үшін жасалды.
Мысалы, егер сіз қызметкерге жылжымалы шығындармен 2000 доллар төлесеңіз, қосымша салықтарды жабу үшін $ 2,000-нан астам мөлшерде бересіз. Patriot Software-да Сізге көмектесетін пайдалы үлкейтілген калькулятор бар.
Қызметкерді жылжыту шығындары төмендеуде
Қызметкердің қозғалысына байланысты шығындарды төлеу - сіздің бизнестің шығындарын төмендету. Қызметкерлерге жұмсалатын шығындарды шегеру қызметкерлерге өзінің жеке салық декларациясынан шегерілуі мүмкін. Бұл тұрмыстық тауарларды ауыстыру шығындарын және жұмысшыға және оның отбасына жаңа орынға жол жүру шығыстарын білдіреді.
Көліктік шығыстарды өтеу жоспары туралы қызметкерлерге хабарлау
Қызметкерлердің кез-келген басқа да пайдасы сияқты, барлық қызметкерлерге бірдей қарау керек. Персоналдың қызметкердің түріне (сағат сайын жалақыдан) жалдау үшін критерийлерді белгілей аласыз, бірақ бір қызметкерге сол жіктелімде басқа артықшылығынан артық бере алмайсыз.
Бұл пайданы жазбаша түрде жазуға және оны қызметкерлермен байланысқа қосуға әрқашан жақсы идея. Сіздің қызметкеріңіздің нұсқаулығы немесе саясат пен процедуралар жөніндегі нұсқаулық - бұл жоспарды сипаттау үшін жақсы орын. Бұл жеңілдіктің салықтық салдары туралы ақпаратты қосуды ұмытпаңыз.
Қызметкерлерге олардың шығыстарының шегерілуіне көмектесу
Егер сіз білікті салықшы болып табылмаса, қызметкерлерге табыс салығы бойынша шегерімдер туралы салықтық кеңес беру - бұл жақсы нәрсе емес. Қызметкерлеріңізге кәсіби салықтық кеңес алу немесе салықтық бағдарламалық қамтамасыз етуді қолдану үшін ынталандырыңыз. Қызметкерлерге бұл шығындардың пайдасын түсінуіне және салықтардың әсер етуіне көмектесу үшін сіз жасай алатын кейбір нәрселер:
- Қызметкерлерге жұмыс ауыстыру пакетін беріңіз, ол сіздің компанияңыздың шығындарын қалай және қайда жұмсайтыны туралы түсіндіреді.
- Қызметкерлерге бастапқы өтемақы төлемін есепке алу үшін ( W-4 нысанында) ұстап қалу мүмкіндігін беріңіз.