Ұйымдастырылуды ұйымдастыру қағаздар жинағының жай-күйін және үстеліңіздегі қоқан-дыруды жоюдан әлдеқайда көп. Ұйым бизнесіңіздің барлық бөліктеріне арналған жүйелер мен процедураларды жасауды көздейді; бұл сізге өнімді және пайдалы болуға көмектесетін әлеуетке ие. Төмендегі идеялар шағын бизнесте көбірек ұйымдастырылған ең жақсы әдістерді қамтиды. Баяу және тұрақты жетілдіру үшін біреуін таңдап көріңіз немесе осы жылы сіздің бизнесіңізде ай сайын жаңа ұйымдастырушылық процесті енгізуді жоспарлаңыз.
01 - Құжаттар мен құжаттарды бақылауға алыңыз
Сіз жұмыс істеп жатқан құжаттардың түрі туралы жақсы түсінікке ие болсаңыз, енді сіздің кеңсе құжатын беру жүйесін жасау немесе жақсарту уақыты келді. Сьюзэн Уорд құжаттарды басқару жүйесін құру үшін пайдалы нұсқаулықты жинақтады, ол қағаз процесін жасауыңызға немесе баптауыңызға және оны ұйымдастыруға көмектеседі.
Құжаттарды қағазсыз кеңсеге жылжытуды бастасаңыз ( алдымен бұл тұстар мен тұжырымдарды оқыңыз ), онда FreshBooks сияқты онлайн шот-фактураны және төлем қызметтерін пайдаланып, түсімдерді сканерлеу және сандық түрде басып, DocuSign сияқты электрондық цифрлық қолтаңба бағдарламасына көшу арқылы бастауға болады , Деректерді сақтық көшірмелеу және мұрағаттау үшін бұлт пайдалану. Жыл ішінде іс-шараларға визиткалар жинасаңыз, бизнес-картаны сканерге инвестициялау жақсы идея болуы мүмкін, осылайша байланыс ақпаратын дереу цифрлай аласыз және қағаз карточкаларын қоя аласыз.
02 - Оңтайлы өнімділік құралдарын пайдаланыңыз
- Байланыс басқару. Клиенттердің желіде кездескенде кездесетін адамдарды есте сақтай отырып, әрбір шағын бизнес иесіне байланыс ақпаратын басқару жүйесі қажет. Salesforce секілді кешенді клиенттерді басқару жүйесін (CRM) таңдауға болады немесе кішігірім басқару үшін, бар контактілер қолданбаңызды бизнесіңіз үшін жұмыс істеу үшін орнатуға болады.
- Кездесулер және байланыс. Кездесулерді бетпе-бет, телефон арқылы немесе бейне сұхбат қызметі арқылы жүргізсеңіз, процесті неғұрлым ұйымдасуға мүмкіндік бар. Кездесулеріңізді бұрынғы, кейінгі және кейінгі уақытта ұйымдастыру үшін сіз Do сияқты қызметтерді пайдалана аласыз.
- Есеп және бухгалтерлік есеп. Quickbooks Online, Xero және Wave тәрізді құралдармен шот-фактураны қалай реттеп, ақшалай төлем жасаңыз және ақшалай қаражатты басқарыңыз.
- Саяхат және шығыс қадағалау. Саяхат жоспарларын жеңілдету үшін Expedia және TripAdvisor сияқты қолданбаларды пайдалануға болады. Содан кейін, жолда бір рет, Expensify секілді қосымша бағдарламалар үйге барған сайын шығындарды қадағалауға көмектеседі.
- Әлеуметтік медианы басқару. Әлеуметтік желілерде жүйелі және ұйымдасқан түрде жақындасаңыз, қанша уақытты әлеуметтік медиада жұмсауға болатынын бәріміз білеміз. Сондықтан Hootsuite және Buffer сияқты құралдар шағын бизнес иелері үшін құнды болуы мүмкін.
- Электрондық поштаны басқару. Егер сіз шағын бизнесіңізде Gmail-ді пайдалансаңыз, кіріс жәшігіңізді жылдам ұйымдастыруға мүмкіндік беретін бірнеше Google кеңейтімдеріне қол жеткізе аласыз. Егер сіз басқа электрондық пошта қолданбасын пайдаланып жатсаңыз, автоматты сүзу, еске салғыштар және тағы басқалар үшін SaneBox әрекетін орындап көріңіз.
- Жоба менеджменті. Жақсы жобаларды басқару бағдарламасы тапсырмаларды қадағалауға, файлдарды ортақ пайдалануға және командалармен бірлесіп жұмыс істеуге көмектеседі және сіздің жұмысыңызды ұйымдастыру үшін қолдана алатын ең жақсы құралдардың бірі бола алады. Басқаспаны немесе Asana-ды жобаны басқарудың барлық шешімі үшін қолданыңыз.
Өнімділік - бұл өте жеке процесс және сіз қажет ететін бағдарламалар сіз жасайтын жұмысыңыз және сіз жұмыс істеуге бейім боласыз. Сіздің процедураңызда жаңа құралды енгізбес бұрын қажеттіліктеріңізді зерттеу үшін уақыт бөліңіз. Сіз ойлағандай көп қажет емес. Өнімділік құралының шабытын алу үшін осы мақаланы 101 шағын бизнес өнімділік бағдарламасымен оқып шығыңыз және осы 27 уақыт үнемдеуші қолданбаны іздеңіз .
03 - Компьютеріңізді ұйымдастырыңыз
Төменде компьютеріңізді ұйымдастырылған және жұмыс формасына айналдыру үшін қазір жасауға болатын заттардың тізімі келтірілген:
- Жұмыс үстеліңізді тазалаңыз. Мұнда бірнеше жолмен жүруге болады, және бұл сіздің жұмыс стиліңізге және сіздің компьютеріңізді қалай пайдалануыңызға байланысты. Жұмыс үстелінен қоқыс жәшігіңізден басқа барлық нәрселерден құтылуға болады (жұмыс үстеліндегі бағдарлама белгішелері жай сілтемелер болып табылады - барлық нақты қолданбалар, әдетте, Бағдарламалар қалтасында тұр). Немесе ең жиі қолданылатын қолданбалар мен файлдарға бірнеше таңбашаны қосуға болады. Мен мүмкіндігінше оңтайландырылған бірінші нұсқаға қарай қателесіп жүрмін, бірақ қазіргі кезде жұмыс істеп жатқан файлдарға оңай қатынасу үшін жиі жұмыс үстелімді қолданады. Содан кейін мен оларды аяқтағаннан кейін оларды тұрақты үйіне көшіремін.
- Цифрлық файлдар жүйесін орнату. Құжаттарыңызды тұрақты үйге беру туралы айтатын болсақ, онда Сізге қажетті құжаттарды табуға мүмкіндік беретін құжаттарды беру жүйесі жасалады. Файлдар мен қалталарды ұйымдастыру туралы осы нұсқаулық сізді бастауға көмектесетін бірқатар керемет кеңестер береді.
- Бағдарламалық жасақтаманы жаңарту. Егер компьютеріңіз бағдарламаны және операциялық жүйе жаңартуларын автоматты түрде орнататын болса, тамаша. Егер ол сіз үшін қолмен жасалынған процесс болса, кем дегенде екіден екі рет жаңартуларды тексеруіңіз керек, себебі көптеген қауіпсіздік патчалары бар. Содан кейін, жылына бір рет сіз пайдаланып отырған бағдарламалық жасақтаманың ағымдағы нұсқаларын қарап шығыңыз және оны жаңарту уақыты туралы шешім қабылдаңыз.
- Вирустар мен өнімділік мәселелерін сканерлеңіз. Компьютердің қандай түріне қарамастан, олардың барлығы вирус немесе зиянды бағдарлама (иә, тіпті Macs!). Егер сізде Windows негізіндегі компьютер болса, PCWorld компьютерінің осы PC қызмет көрсету бойынша кеңестері компьютеріңізді сау және жұмыспен қамтамасыз етуге көмектеседі.
- Деректеріңіздің сақтық көшірмесінің тұтастығын тексеріңіз. Деректеріңіздің сақтық көшірмесін жасайсыз ба? Егер жоқ болса, уақыттың қалғанын өткізіп, оны бірінші орында. Сіз Carbonite, Backblaze немесе CrashPlan сияқты бұлтқа негізделген деректерді резервтік көшіру қызметін қолдана аласыз немесе сіз компьютеріңізге қосатын сыртқы қатты дискіні (екеуін де қолдана аламын) пайдалана аласыз. Кез келген опциямен, қызметті немесе драйвты үздіксіз автоматты сақтық көшірмелерді жүргізу үшін теңшеңіз, сондықтан сіз ештеңе қолмен жасалмайсыз. Содан кейін жылына бір немесе екі рет өзіңіздің резервтік қызметіңізге кіріп, дискіңізді жергілікті компьютерге көшіріп алуыңыз қажет болғанда барлық қол жетімді және қол жетімді екеніне көз жеткізіңіз.
- Кіріс жәшігіңізді шайқаңыз. Көптеген шағын бизнестің иелері электрондық поштаның кіріс жәшігімен сүйіспеншілікпен жек көретін қарым-қатынастары бар. Олар оны жақсы көреді, себебі бұл өте тиімді және тиімді байланыс құралы; бірақ олар оны жек көреді, себебі ол тез арада қажетсіз стресті тудыратын бақылаудан шыға алады. Кіріс жәшігіңізді автоматтандыруды пайдалану, күнделікті алынған ақпаратты оңтайландыру және күн ішінде электрондық поштаны қаншалықты жиі тексеретінін шектеу үшін қолдануға болатын нәрселер бар. Кіріс жәшігіңізді қуатты өнімділік құралы ретінде емес, үлкен уақытты соратын емес электрондық поштаны басқару бойынша кеңестер үшін осы мақаланы оқыңыз.
Жоғарыда келтірілген кеңестер кішігірім бизнесті тез арада ұйымдастыруға көмектеседі, бірақ жылдам нәрселерді басқарудан қалай аулақ болатынын есіңізде сақтаңыз. Бұл іс-әрекеттерді ай сайын бірнеше рет қағаздарыңыздың, өнімділік құралдарыңыздың және компьютерлік күйіңізді тез және оңай қарап шығуды қамтамасыз етуге рұқсат беріңіз, осылайша ұйымдасып қалуыңыз және дисдоргенттің көптеген деңгейлеріне жетуіне жол бермеңіз.