Тиімді дебиторлық берешекті басқару стратегиясын құру табысты бизнес жүргізудің маңызды бөлігі болып табылады. Осыған қарамастан, біз үнемі КББ-мен жұмыс істейміз, олар жағдайға әдістемелік көзқараспен қарауға келмейді және олар үшін нашар. Дебиторлық дебиторлық процестерді жетілдіру және оңтайландыру үстелге көп пайда әкеледі және олар тек АР-ға ғана қолданылмайды. Тиімді және тиімді АЖ процесі маркетинг, сату, клиенттерге қызмет көрсету және жалпы операцияларға оң әсер етеді.
Сондықтан оны жақсарту үшін уақыт пен күш жұмсау керек.
Дебиторлық мәселелерді оңтайландыру
Көптеген бизнес иелері сияқты, дебиторлық процестерді белсенді түрде оңтайландырудың артықшылықтарын бірден көре алмайсыз. Жоғарыда айтылғандай, мұны істеу бизнесіңіздің көптеген аспектілерін түбегейлі жақсарта алады. Ол қолданыстағы капиталдың өтімділікті арттыратын қалдықтармен жұмыс істеуіне кедергі келтіреді. Өз кезегінде, бизнестің қарыздарды азайтуға, шығындарды азайтуға, қорлардың өсуіне және көптеген жағдайларда бәсекелестікті жақсартуға жақсы мүмкіндігі бар.
Дебиторлық берешек процестерін оңтайландырудың маңызды бөлігі - бұл процесті ертерек бастау туралы үнемі болу. Тым жиі, бизнестер сатылым жасауға ниеттенеді, олар дебиторлық берешекті кейінірек қарастырады. Процесті ертерек бастау клиенттермен қарым-қатынастың ерте кезеңдеріндегі төлем терминдері сияқты нәрселерді талқылауды білдіреді. Процестің басында электронды төлемдермен жаңа борттық клиент алу - жағдайға белсенді көзқараспен қараудың тағы бір мысалы.
Басқа ештеңе жасамас бұрын, компанияңызды дебиторлық берешекті мүмкіндігінше тезірек басымдылыққа айналдыруға міндеттеңіз.
Типтік шоттар бойынша дебиторлық төлемдер
Бизнес иелері жиі дебиторлық берешектерді артқы жағыға көтереді, егер бұл жақсы болса, жалғыз қалдыру өте жақсы. Дегенмен, АЖ-ң нашар тәжірибесі бизнес үшін бірқатар мәселелерді тудырады.
Кепілдендірілмеген клиенттерге мерзімінен бұрын есептелген шоттарды уақытында орындамау үшін несие беруден кедей АД-лар бизнестен уақытты, ақшаны және өнімділікті талап етеді. Олар көбінесе компанияны басқарудың барлық аспектілеріне әсер ететін жарқырау әсерін береді. Ең нашар бөлігі - қиындықтардың көпшілігіне жол бермейді.
ТБ-ға қатысты басқа да мәселелерге ақшалай төлемдерді дұрыс қолданбау және бөлу, шот-фактуралардың және шоттардың нақтылығына назар аудармай, әлеуетті мәселелер бойынша есептерді нөлге дейін қалыптастыру және дұрыс пайдаланбау жатады. Осы және басқа да бұрмаланулардың кез-келгені тіпті өте табысты және табысты бизнеске арналған кең ауқымды мәселелерді тудыруы мүмкін, сондықтан оны мүмкіндігінше ертерек түзету үшін қадамдар жасаудан артық.
Дебиторлық берешекті жақсарту үшін осы бес әрекетті оңтайландыру
Дебиторлық берешекті оңтайландыру ең басынан бастап қиындық тудырады. Дегенмен, жағдайға әдістемелік көзқараста отырып, сіз тез және айтарлықтай жақсартуларға әкелетін өзгерістерді енгізе аласыз. Сізге ыңғайлы болу үшін, біз оңтайландырылған жағдайда, сіздің дебиторлық берешегіңіздің жалпы жұмыс істеуін түбегейлі жақсартатын және өз кезегінде бизнесіңіздің көптеген қызықты пайдасын беретін бес әрекетті анықтадық:
- Тұтынушының нақты деректерін сақтау - клиенттің шоттарының дұрыстығын қамтамасыз ету үшін негізгі деректерді өңдеу процесін орталықтандыру және ақпарат тиімді дебиторлық берешекті қалыптастыру мен қолдаудың маңызды бөлігі болып табылады. Мысалы, дұрыс емес мекенжайлар шот-фактуралардың дұрыс емес жерге жіберілуіне себеп болуы мүмкін, бұл кейінгі төлемдерге әкеледі. Клиенттердің тіркелгісі әдеттен тыс немесе сәйкессіз төлем шарттары, несиелік лимиттер, жеңілдіктер және т.б. сияқты ауытқуларды тексеру үшін дәйекті түрде тексерілуге тиіс. Тұтынушы деректерінің өзгеруі тиісті түрде құжатталуы керек және рұқсат етілмеген адамдарға деректерге қол жеткізуге немесе өңдеуге жол бермеу үшін басқару элементтерін енгізу керек.
- Таза, ұтымды несие мақұлдау процесін құру - Тұтастай алғанда, бизнестер сату көлемін арттыру үшін зиянды несие әдеттеріне айналады. Бұл, әрине, компания үшін қасірет әкелуі мүмкін күрделі циклге алып келеді. Кредитті кеңейту өте жақсы нәрсе болуы мүмкін, бірақ оны орындаудың нақты процесі құрылуы керек. Ол кредиттік лимиттерді қашан және қалай бағалауға және ауыстыруға қатысты нақты нұсқауларды, есепшотты сақтауға және өтінім процесінің қалай жұмыс істейтініне қатысты нақты нұсқауларды қамтуы керек. Кредит беру процесін үнемі тексеріп отыру керек, өйткені жағдай өзгереді.
- Тиімді есептеу үдерісін құру - клиенттердің шот-фактурасы және шот-фактурасы тиімді болу үшін дәл және тиімді болу керек. Бағадағы қателер, өлшем бірліктері және т.б. Бұдан басқа, шот-фактуралар уақытылы жасалуы және жіберілуі керек, және олар өндірілетін тәсілі дәйекті және айқын болуы керек. Төлемдерді және шот-фактураны жақсартудың бір жолы, бұл мүмкіндікті мүмкіндігінше автоматтандыру арқылы, осында технологияға сүйенуден қорықпаңыз. Мәселелік есептерді анықтау үшін ерекше есептерді пайдаланыңыз. Мүмкіндігінше тұтынушыларға автономия сезімін бере отырып, жұмыстың кейбір бөлігін ауыстыру үшін тұтынушы порталын орнатыңыз.
- Қолма-қол ақшаны беру процесін ақтау - Келгеннен кейін төлемдер дұрыс қолданылуы керек. Олар дұрыс тұтынушыға және тиісті шот-фактураларға қолданылуы керек. Әйтпесе, егер даулар немесе мәселелер кейінірек пайда болса, бастапқы мәселеде нөлге ұмтылу өте қиын болады. Төлемдер кез-келген сәтте қандай шоттар ағымдағы және өтелетінін білу үшін, тез арада қолданылады. Процесті оңтайландырудың потенциалды тәсілі қарапайымдылық үшін шектеулі төлем опцияларын ұсыну арқылы жүзеге асады. Күнделікті журналдық жазбаларды үзу мерзімдерін тез және ұзақ уақыт бұрын. Мүмкіндігінше, ақшаны шамадан тыс есепке қоюдан аулақ болыңыз, сонда сіз қайда баруға тура келетінін анықтауға уақытыңыз бар.
- Топтаманы оңтайландыру - дебиторлық берешекті дұрыс оңтайландыру төлемді уақтылы және тиімді түрде жинауды әлдеқайда жеңілдетеді. Төлемдер дұрыс қолданылған кезде, мысалы, қандай есептік жазбалар әдепкі бойынша өтуге болатындығын анықтау оңай. Топтаманың күші дәйекті және әдістемелік болуы керек. Төлем жоспарларын келісу үшін нақты белгіленген процедура оның компанияның жалпы мақсаттарымен таныс болуын қамтамасыз ету үшін белгіленуі керек. Қолмен енгізу қателерін азайту үшін процестерді барынша автоматтандыру керек.
Дебиторлық процестерді жетілдіру үшін сегіз үздік тәжірибе
Америкалық өнімділік және сапа орталығы немесе APQC Open Standards деп аталатын стандарттар жиынтығын жасады. Олар дебиторлық берешекті өңдеу бойынша үздік тәжірибелерді сипаттайды және сіз өзіңіздің АР процестеріңізді құрметтеуге тырысқан кезде баға жетпес болу керек. Сізге ыңғайлы болу үшін APQC Open Стандарттарының сегіз маңызды тармағын қорытындылады:
- Төлемдерді алу үшін кедергілерді жою - Мысалы, клиенттерге қандай төлем әдістерін олар үшін ең жақсы жұмыс істейтінін білу үшін сауалдама жасаңыз. Сол жерден клиенттерге шот-фактураларын мерзімінде төлеуді жеңілдету үшін төлем опцияларының басқа таңдауын ұсынамыз.
- Кредитті басқаруды басымдықпен реттеу - Сатылымды жалғастыру үшін тек несие несиеін таратпаңыз. Бұл стратегия ұзақ мерзімді перспективаға кері әсерін тигізеді және несиені басқарудың нашар процестерінің нашарлауынан туындауы мүмкін көптеген әлеуетті проблемалардың тек бір мысалы.
- Дебиторлық берешекті үнемі бағалаңыз - Сіздің дебиторлық берешегіңіздің жай-күйін бақылау мен бағалаудың нақты кестесін белгілеңіз. Ең дұрысы, ол аптасына кемінде бір рет жасалуы керек. Қателерді неғұрлым ерте тапсаңыз, соғұрлым тезірек оларды түзете аласыз, және олар сіздің бизнесіңіздің негізгі проблемаларын тудырады.
- Төлем шарттарын қысқартады - барлық клиенттердің таза-30 төлем шарттары болуы керек деп айтатын заң жоқ. Көп жағдайларда, қысқа мерзімді төлем терминдерін пайдалану ақырын төлейтін тұтынушыларға кем дегенде бір сәтте ақы төлеуге кеңес береді, сондықтан бұл мәселені қарастыру керек.
- Төлемдік дауды шешу процесін жасау - шот ұсыну келіспеушіліктерін өңдеуге арналған нақты процесті орнату. Бұл процесті ғана емес, клиенттің қанағаттану деңгейін арттырады, себебі сіздің командаыңыз дау туындағанда не істеу керектігін дәл біледі.
- Автоматтандыру - көптеген дебиторлық берешек процестерін автоматтандыру үшін бағдарламалық жасақтаманың және басқа да технологиялардың түрлерін зерттеу. Адам элементін алып тастай алмағаныңыздан көп, бүкіл процесс неғұрлым дәл және сенімді болады. Көптеген бағдарламалар қымбат, бірақ ROI айтарлықтай, себебі қателіктер аз, ал көптеген жағдайларда қызметкерлердің өнімділігі де күшейеді.
- Проактивті жинақтар процесін құру - Топтамаларды басымдылыққа айналдырыңыз және айқын, қысқа жиынтықтар стратегиясын құру арқылы оны қолданыңыз. Ең дұрысы, ертерек араласуға тырысыңыз. Есептік жазба өткен бағаға ауысқан кезде, сіздің командаңыз барлық жерде болуы керек және не істеу керектігін білуі керек.
- Билонды электронды түрде - егер сізде қаражатыңыз болса, клиенттерді электронды түрде есепшотпен бастаңыз. Электрондық шот-фактураларды және төлемдерді қолдамайтын кейбір адамдар болса да, бүгінгі күні компаниялардың көпшілігі осы жерде. Қажетті қағазды азайтуға және поштаға жіберуіңіз керек екенін тексеретін болса, бүкіл процесс оңайырақ және дәлірек болады.
Көріп отырғаныңыздай, дебиторлық берешекті жақсарту және оңтайландыру үшін нөлден бастау керек емес. Бір уақытта бір аумаққа баруды таңдауға болады, немесе толық буды алға тартып, барлығын бірден жаңартыңыз. Қалай болғанда да, дебиторлық берешекті оңтайландыруға қатысты кез келген қадамдар ұзақ мерзімді перспективада мұқият төленеді.