Дегенмен, іс-шараны жоспарлау төтенше түрде жүруді қаласаңыз, онда сіз барлық күш-жігердің нәтижелерін алғыңыз келеді.
Сондықтан сіздің ұйымыңыз «қабылдаушы комитет» қабылдауы керек.
Қабылдау комиссиясы дегеніміз не?
«Қабылдаушы комитет» дәстүрлі оқиғаларды жоспарлау жөніндегі комитеттен ерекшеленеді. Күнделікті немесе кешкі оқиғаларды белсенді жоспарлау, жоспарлау немесе орнату үшін адамдардың орнына, қабылдаушы комитет бұл оқиға хит болып табылатынына көз жеткізу үшін желілерін пайдаланатын топ болып табылады. Кейбір қабылдау комиссиясының мүшелері:
- Билеттерді сатып алу үшін өз достарын, отбасыларын немесе әріптестерін шақырыңыз
- Жергілікті кәсіпорындардан аукциондық заттарды жинау
- Ішкі жүлделерге немесе іс-шараларды тамақтандыруға сатушыға қосылыңыз
Әрине, хостинг комитеті қайырымдылық іс-шараларын әрқашан бұрынғыдан да жақсарта алады . Қабылдаушы комиссияны партияның нақты иесі ретінде қарастырыңыз; ең жақсы қонақтарды шақыратын біреу, тағамды немесе декорға кім шақырғысы келетінін біледі және сізді іс-шараны жалпы жетістікке жетелейтін адамдармен байланыстыра алады.
Қабылдаушы комиссия оқиғадан алынған қаржыны ұлғайтуға немесе БАҚ назарын аударуға болатынын білу үшін, дұрыс адамдарды табу және жұмысқа қабылдау өте маңызды.
Сіздің хосткомитетіңізді кім таңдауға болады
Шынында пайдалы қабылдаушы комитет ақылы маркетологтарды немесе іс-шараларды жоспарлаушыларды қамтымайды. Оның орнына, олар сіздермен жұмыс істеп тұрған команданың, донорлық базаның немесе еріктілердің байланыстарымен және қол жеткізуге дайын болғанымен белсенді түрде айналысу керек.
Сіздің қабылдаушы комитетіңіз бірнеше адамнан бастап ондағанға дейін болуы мүмкін.
Сіздің комитетіңіздегі адамдар көп болған сайын, олар сіздің оқиғаңыздың сәттілігіне ұжымдық түрде әсер етуі мүмкін.
Сіз хост комиссиясының мүшелерін кез келген жерде таба аласыз, оның ішінде:
- Сіздің ұйымыңыздағы басқарма мүшесі немесе төрағасы
- Қоғамға өте белсенді еріктілер
- Жергілікті бизнеспен байланысы бар донор
- Сіздің идеалды донорлық демографиялық кең ауқымды байланыстарыңыз бар донор немесе басқарма мүшесі
- Сатушылар немесе орын иелерін білетін еріктілер
- Жергілікті немесе ұлттық атақты адамдар сіздің ісіңізді жиі қорғайды
Сіз жеке тұлғаларды орналастырғаннан кейін, сіздің қабылдаушы комитетке қосылғыңыз келеді; оларды жұмысқа алудың уақыты келді.
Қабылдау комиссиясын қалай қабылдауға болады
Жақсы хост комиссиясының мүшелерін жасайтын адамдармен байланысыңыз және байланысыңыз. Дегенмен, тек біреуді қабылдаушы комитетте болуға шақырмаңыз. Ресми шақыру - бұл комитет мүшелерінің ең жақсы тәсілі.
Қабылдаушы комитет шақыруында мыналарды қосу маңызды:
- Оқиғалар туралы толық ақпарат және сіздің ұйымыңыз (күні мен орналасқан жері)
- Іс-шараның мақсаты туралы ақпарат (белгілі бір себеппен қаражат жинау)
- Қабылдаушы комиссия мүшесінің қалай үлес қосқаны туралы мысалдар
- Сіздің командаңызға жауап беру уақыты немесе қосылу мерзімі
- Оларды шақыруға қуанышты екеніңізді білдіргендеріңіз үшін «озық» рахмет
- Сіздің атыңыз / байланыс тұлғасы және байланыс ақпараты
Потенциалды мүшелердің олардың қатысуы білініп, бағалайтынын және қосылулар арқылы елеулі әсер етуі мүмкін екенін тексеріңіз.
Егер сізде хост комитетінің шақыру хатын қалай құрастыруды сұрайтын болсаңыз, коммерциялық емес веб-сайттарда көптеген мысалдар бар. Егер сіз қарапайым үлгіні іздесеңіз, төмендегі үлгіні көшіріп, қойыңыз да, мәліметтеріңізді жақшалардың әрқайсысына енгізіңіз.
[Күні]
Құрметті [Insert Name]:
Мен [Ұйымыңыздың атауы] [Кіріс салыңыз] ішіндегі [Айына] жоспарлайтын қызықты оқиға туралы білуіңізді сұраймын.
[Ай-жыл (ағымдағыдан өзгеше болса)], [Ұйым] ұйымның [себебін / әлеуметтік мәселені / ұйымыңыздың мекен-жайы туралы ақпараттануды] арттыру және [ бағдарламалар / бастамалар / күштер).
[Оқиға / мақсат / тақырып туралы тиісті ақпаратты қосыңыз].
Іс-шара [City] -да [Event Venue (егер бар болса)] [күні мен уақыты] ішінен өтеді.
[Аты], біз осы оқиғаны жасау үшін сіздің көмегіңізді жақсы көретін боламыз - және басқалары дәл сол сияқты - табысты. Егер сіз осы іс-шараның бір бөлігі болғыңыз келсе, сондай-ақ болашақ іс-шараларды өткізген болсаңыз, біз бұл ресми шақыруды қабылдаушы комитетіміздің құрамдас бөлігі ретінде қабылдайтын болсаңыз, біз өте ризамыз.
Қатысудың бірнеше қарапайым жолы бар:
- Сіздің қабылдаушы комитетіңіздің мүшесі ретінде сіздің атыңызды немесе ұйымыңыздың атын бөлісіңіз
- Сіздің әріптестеріңізді, достарыңызды және көршілеріңізді біздің іс-шарамызға [кестеге / билетке] сатып алуға шақырыңыз.
- Оқиға үшін бізге қосылыңыз
- [Адамның тұрақтылығына, байланыстарына негізделген нақты сұрау салу.]
Егер сіз өзіңіздің үстеліңізді қабылдағаныңызды және достар мен әріптестерді көңілді кешке шақыруды қарастырсаңыз, біз оны жақсы көреміз. Сіздің жомарт қолдауыңыз бізге [себеп] туралы сөз қозғауға көмектеседі және шын мәнінде әсер етеді.
[Ұйымның] мүшесі Сізге [Кірістіру уақытының кестесі] ішінде сізді қабылдаушы комитетіміздің мәліметтерін талқылап, сізді қызықтыратын болса, сіздің қатысуыңызды талқылау үшін хабарласады.
Біз сіздермен бірге жұмыс істеуге үміттенеміз [Event Name] және болашақ оқиғалар сәтті болады! Сіздің жомарт қарауыңыз және қолдауыңыз үшін рақмет.
Құрметпен,
[Сіздің атыңыз]
[Ұйымдағы ұстаным]
[Ұйым атауы]
[Байланыс нөмірі]
Сіздің хост комитетін қабылдағаннан кейін
Таңдаған комитет мүшелерін шақырғаннан кейін сізде кейбір қабылдау хаттары немесе қоңыраулар болады. Дегенмен, іс-шараның егжей-тегжейін немесе сіз қаласаңыз, қандай да бір мәселелерді шешпес бұрын, комитетпен қысқаша кездесу өткізіңіз. Олардан ештеңе сұрамай-ақ:
- Бір-бірімен танысыңыз
- Сіздің ұйымыңызда олардың қалай әрекет ететінін талқылаңыз
- Сіздің себебіңіз / жұмысы туралы материалдарды немесе презентацияларды қарап шығыңыз
- Оларға қалай көмектесуге болатыны туралы миға шабуыл жасаңыз
Одан сіз өздеріңіздің қайырымдылық мақсаттарыңыз туралы хабардар ете аласыз және олардың бірге жұмыс істейтінін қалайсыз (контактілерді немесе аукциондық заттарға қол жеткізу). Егер сізде үлкен топ болса, олар «кіші комитеттерге» бөлінуі мүмкін
Әрине, бұл шараны жоспарлау және орындау үшін қабылдаушы комиссияның жұмысы емес. Қабылдаушы комитет өзіңіздің волонтерларыңызбен немесе іс-шараларды жоспарлау жөніндегі комитеттермен билеттерді сатуға, жаңа оқиғаларға арналған демеушілік шараларды талап етуге, аукциондық заттардың көп болуына және түнде қатысушылардың шабуылына айналатынын қамтамасыз етуі керек.
Сіздің хост комитетіңіздің күш-жігерін мойындайсыз
Іс-шара аяқталғаннан кейін, қабылдаушы комитет мүшелері оқиғадан кейін де, кейінірек жазбаша түрде алғыс айтқан алғашқы адамдарыңыз болуы керек. Қабылдаушы комитетке неғұрлым көбірек қатыссаңыз, болашақта оларды қабылдауға дайын болады.
Сіздің ұйымыңыздағы немесе қауымдастығыңыздағы адамдарды келесі оқиғаға орналастыруға көмектесетін адамдарды табыңыз. Олар сіз көтерген ақшаның көлемін және қолдайтын бағдарламаларды айтарлықтай өзгерте алады.